Вправе ли работодатель хранить бумажные копии документов работников? (Д. Жорокпаева, 14 ноября 2025 г.)

 Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации.

Вправе ли работодатель хранить бумажные копии документов работников?
(Д. Жорокпаева, специалист по вопросам труда и заработной платы, 14 ноября 2025 г.)

С 1 января 2026 года сканы удостоверений личности хранить в деле нельзя, это будет являться нарушением и налагаться штрафами.

В ТОО предусмотрено согласие на сбор, обработку персональных данных.

Будет ли в данном случае являться нарушением хранение сканов и копий удостоверений личности и прочих личных документов сотрудников?

Согласно статье 32 Трудового кодекса для заключения трудового договора необходимы следующие документы:

- удостоверение личности гражданина РК или паспорт гражданина РК (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста).

Согласно пункту 10 статьи 7 Закона РК «О персональных данных и их защите» запрещаются сбор, обработка копий документов, удостоверяющих личность, на бумажном носителе, за исключением случаев отсутствия интеграции с объектами информатизации государственных органов и (или) государственных юридических лиц, невозможности идентификации субъекта с использованием технологических средств, а также в иных случаях, предусмотренных законами РК.

Исключительные случаи сбора, обработки копий документов, удостоверяющих личность, на бумажном носителе, предусмотренные частью первой данного пункта, не распространяются на использование и представление документов, удостоверяющих личность, формируемых посредством сервиса цифровых документов.

Письмо заместителя Председателя Комитета по информационной безопасности Министерства цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности РК от 6 сентября 2024 года № ЗТ-2024-05108864:

«Комитет по информационной безопасности Министерства цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан (далее - Комитет), рассмотрев Ваше обращение, сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 10 статьи 7 Закона Республики Казахстан «О персональных данных и их защите» (далее - Закон), запрещаются сбор, обработка копий документов, удостоверяющих личность, на бумажном носителе, за исключением случаев отсутствия интеграции с объектами информатизации государственных органов и (или) государственных юридических лиц, невозможности идентификации субъекта с использованием технологических средств, а также в иных случаях, предусмотренных законами Республики Казахстан.