Шығыс хат- хабарламаларды тіркеу

18.11.2024

Шығыс хат- хабарламаларды тіркеу

Шығыс хат-хабарларды және құжаттарды ресімдеу

ГЭП-мен жолданатын хабарламалардан басқа, барлық шығыс хат-хабарлары, оның ішінде сот істері мен материалдар, шығыс хат-хабарлардың есепке алу құжаттарында электрондық түрде тіркеледі.

Тіркеу кезінде шығыс хат-хабарларының есепке алу құжаттарының барлық деректемелері міндетті тұрде толтырылады. Электрондық шығыс құжаттар электрондық-цифрлық қолтаңбалар қойылып есепке алу құжаттарына салынады, кіріс, шығыс және қажет болған кезде ішкі құжаттармен байланыс жасалады.

Құжаттарды ресімдеу кезінде Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережелері басшылыққа алынады.

Қызметтік құжаттар сот кеңсесінен тыс жерлерге жіберілетін жағдайда белгіленген нысандағы бланкілерде басылып шығарылуға тиіс. Шығыс хат-хабарламаларды жөнелту электронды құжат айналымы жүйесі, құжаттарды электронды беру сервистері арқылы, сондай-ақ пошталық, фельдъегерлік немесе арнаулы байланыс, қолма-қол (курьерлік) арқылы жүзеге асырылады.

Шығыс хат-хабарларды және құжаттарды жіберу тәртібі

Кеңсе қызметкерлері құжаттарды, сот істері мен материалдарды жөнелтуді, олардың келіп түскен күні жүзеге асырады. Жөнелтетін хат- хабарлардың көлемі үлкен болған жағдайда, адресаттарға келесі жұмыс күнінен кешіктірмей жөнелтілуі мүмкін. Жеделхаттар мен шұғыл хат-хабарлар сол күні қабылданады және жөнелтіледі.

Пошталық жөнелтілімдер санаты белгіленіп, ресімделген құжаттар мен сот істері мақсатына сәйкес тиісті орынға жөнелту үшін беріледі

Кеңсе қызметкері құжатты жөңелтудің алдында мыналарды:

1) алушының мекенжайының дұрыстығын;

2) егер шығыс құжаты жіберілген сұраудың жауабы болып табылса, онда келіп түскен құжаттың немесе оның шығыс нөміріне сілтеменің болуын;

3) құжаттарда көрсетілген қосымшалардың (тіркелген құжаттардың санының немесе томдардың) бар болуын;

4) құжатқа қол қойған лауазымды тұлғаның қолының болуын және сәйкестігін;

5) орындаушының тегінің, аты-жөнінің және қызметтік телефон нөмірінің болуын;

6) есепке алу карточкасында құжаттың электрондық қосымшасының болуын;

7) кіріс құжатты және (немесе) ішкі құжатты тіркеудің есепке алу карточкасымен байланыстың болуын тексеруге міндетті.

Құжатты жөнелтуді жүзеге асыратын кеңсе қызметкері:

1) бірнеше мекенжайлары бар хаттарда хаттың осы данасы жіберілетін корреспонденттің мекенжайының жанына белгі қоюға;

2) Жүйе берген нөмір шығыс тіркеу мөртаңбасында немесе титулды бланктің тиісті алаңында көрсетіледі.

Хат-хабарды жөнелтуге қабылдау туралы кеңсе қызметкері хат-хабардың соңғы данасында құжатты жөнелтуге қабылдау күнін, уақытын көрсету және құжатты алғаны үшін қолын қою арқылы белгі жасайды.

Пошта байланысы бөлімшелері арқылы жөнелтілуге жататын шығыс хат-хабарларын қалыптастыру және жөнелту СО АЖ-да пошта жөнетілімдерін өңдеу және жөнелту жөніндегі пайдаланушы нұсқаулығының талаптарына сәйкес жүзеге асырылады.

Пошталық байланыс бөлімшелері арқылы жөнелтуге жататын шығыс хат-хабарламаларды қалыптастыру және жөнелту пошталық жөнелтілімдерді өңдеу және СО АЖ-ға жөнелту бойынша пайдаланушының тиісті нұсқаулығының талаптарына сәйкес жүзеге асырылады.

«Қарапайым хат» және «халықаралық пошталық хаттар» санатының хат- хабарламалары штрихтық пошталық сәйкестендіруді (бұдан әрі - ШПС) берместен жөнелтіледі.

«Тапсырыспен хат» санатындағы хат-хабарлама пошталық жөнелтілімдерді өңдеу және СО АЖ-ға жөнелту бойынша пайдаланушы нұсқаулығының талаптарына сәйкес ШПС берумен жөнелтіледі.

Хат-хабарламаларды жөнелту Гибридті электронды пошта (бұдан әрі - ГЭП), электронды құжат айналымы жүйесі, құжаттарды электронды беру сервистері, фельдъегерлік және арнайы байланыс арқылы, қолма-қол (курьерлермен) жүзеге асырылады.

Данный документ согласно пункту 1 статьи 7 ЗРК от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» равнозначен документу на бумажном носителе.

Сот орналасқан елді мекеннен тыс жерлерге сот істері тапсырыс бандерольдерімен, ал талап арыздар мен атқару құжаттарының материалдары - тапсырыс хаттарымен немесе сот белгілеген тәртіппен жөнелтіледі.

Үлкен көлемдегі қосымшалары бар талап арыздар мақсатына сәйкес тиісті орындарға тапсырыс бандерольдерімен жөнелтіледі.

Адресаттарға курьер арқылы жіберілетін немесе қолма-қол әкеліп тапсырылатын сот істері мен құжаттар жергілікті хат-хабарларға арналған тарату кітабына (№2 қосымша) жазылады. Хат-хабарлар адресаттарға осы тарату кітабына қолы қойдырылып беріледі, сонымен қатар хат-хабарды алған тұлғаның тегі толық және анық жазылады, сондай-ақ оларды алған күні қойылады.

Қызметтік мәселелерді жедел шешу мақсатында соттармен, ұйымдармен және мекемелермен хат-хабарлар олар пошта арқылы ғана емес, телефонограмма, факсимильдік байланыс түрінде немесе электрондық пошта арқылы жіберілуі мүмкін.

Телефонограммаларды беру кезінде тапсырмалардың мәтіндері құжатқа қол қойған адамның қолтаңбасынан кейін мәтіннің соңында телефонограмманы немесе факсимильдік хабарламаны жіберген және қабылдаған адамдар туралы деректер, уақыты мен жіберу күні көрсетіле отырып, жіберіледі.

Сот ісін жүргізуге қатысушыларды арызды (шағымды) қарау туралы, сот талқылауының күні мен уақыты туралы хабарлау мақсатында ұялы байланыс абоненттік нөмірі немесе электрондық мекен-жайын пайдаланылып, электрондық хабарлама түрінде арызды (шағымды) қарау нәтижелері туралы, сот талқылауына шақырту туралы электрондық хабарландыруларды жөнелту қамтамасыз етіледі.

Электрондық нысанда электрондық хабарландырулар мен шақыртулар іске қатысушы тұлғаларға, сондай-ақ куәларға, сарапшыларға, мамандарға және аудармашыларға жіберілуі мүмкін.

Қарағанды облысының МАЭС іс жүргізушісі А.Е. Серикова