52. Прием полученных из-за рубежа архивных документов или копий на правах подлинников в архив осуществляется на основании договора между собственником указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре оговариваются особые условия использования передаваемых архивных документов или копий на правах подлинников. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение. 53. Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав НАФи подлежат государственному учету.
Глава 3. Порядок хранения документов Национального архивного фонда и других архивных документов
Параграф 1. Фондирование архивных документов
54. В архиве документы НАФ и другие архивные документы организуются по архивным фондам. По отношению к отдельным видам архивных документов допускается их не фондовая организация в соответствии с пунктами 93-94 настоящих Правил. 55. Виды архивных фондов: 1) архивный фонд организации, состоящий из образовавшихся в процессе ее деятельности архивных документов; 2) архивный фонд личного происхождения, состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного физического лица, семьи архивных документов, включенных в состав НАФ; 3) объединенный архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также физических лиц, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи. При классификации документов по архивным фондам применяется принцип недробимости (неделимости) фондов. Документы архивного фонда организации, отдельного физического лица представляют собой исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов, обуславливают требование соблюдения их целостности. В соответствии с принципом недробимости (неделимости) архивных фондов комплектование архивов осуществляется таким образом, чтобы архивные документы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве. 56. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция. 57. Работа по определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов, определению юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда, хронологических границ архивных фондов осуществляется в источниках комплектования на стадии делопроизводства в процессе формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и отбора документов для передачи на государственное хранение в архив, в архиве - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования. 58. Сведения о принадлежности документов к определенному архивному фонду указываются на обложке дела. 59. Фондовая принадлежность научно-технической документации определяется по следующим признакам: 1) для научно-исследовательской и технологической документации - по названию разработчика, взятому с титульного листа; 2) для конструкторской и проектной документации - по угловому штампу на чертежах, титульному листу текстовых документов, штампу применения, составу проекта или спецификации. Научно-техническая документация, созданная организацией разработчиком проекта (темы), поступает на постоянное хранение в составе фонда организации генерального проектировщика. 60. В случае реорганизации организации, законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой организации, а незаконченные дела передаются правопреемнику для окончания делопроизводства и включаются в архивный фонд правопреемника. 61. В случае обнаружения документов, ошибочно включенных в архивный фонд, они выделяются и присоединяются к документам тех архивных фондов, к которым они относятся. 62. Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью физического лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда личного происхождения руководителей или членов общественных объединений архивные документы этих общественных объединений. 63. Архивные документы, сформированные в архивный фонд (объединенный архивный фонд), перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается только в случаях обнаружения ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов, при условии, что документы фонда не введены в научный оборот. Перефондирование проводится по решению ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО. 64. Каждому архивному фонду присваивается официальное наименование соответствующего фондообразователя с указанием его подчиненности, всех переименований в хронологической последовательности, а также местонахождения. 65. Наименование объединенного архивного фонда формулируется по одному из следующих признаков: 1) обобщенное наименование включенных в него архивных фондов; 2) наименование руководящего органа и обобщенное наименование подчиненных ему организаций; 3) перечисление наименований сменявших друг друга организаций; 4) последнее наименование организации с добавлением «и ее предшественники». Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах. 66. В наименовании архивного фонда указываются его хронологические границы. 67. В наименовании архивной коллекции указываются признаки объединения документов и ее составитель (физическое или юридическое лицо). 68. В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования его архивные документы принимаются в архив как новый архивный фонд или продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда. 69. Основанием для создания новых архивных фондов не являются: 1) переименование или изменение административно-территориальных границ деятельности или функций организации; 2) реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) организации. 70. Хронологическими границами архивного фонда являются: 1) для архивного фонда организации - устанавливаемые на основе правовых актов официальные даты их создания и ликвидации (при наличии нескольких правовых актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них); 2) для объединенного архивного фонда - даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда; 3) для архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода; 4) для архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа. 71. Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов: 1) в архивном фонде организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником организации; 2) в архивном фонде личного происхождения - за счет документов, собранных фондообразователем, проведения памятно-юбилейных мероприятий и других. 72. Порядок фондирования архивных документов архива определяется правовыми актами государственного органа, в котором он создан, согласованными с ЦЭПК.
Параграф 2. Организация архивных документов в пределах архивного фонда
73. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения систематизируются, вносятся в опись и оформляются в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. 74. В архиве систематизация единиц хранения производится при составлении и переработке описей. 75. Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями). 76. Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков: 1) структурного (в соответствии с принадлежностью единицы хранения к структурным подразделениям); 2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации или вопросов, которых касается содержание единицы хранения); 4) номинального (по видам и разновидностям документов); 5) корреспондентского (по наименованию организаций или фамилиям физических лиц, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты); 7) авторского (по наименованиям организаций или фамилиям физических лиц, которые являются авторами документов). 77. Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурной и структурно-хронологической. 78. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующей организации (учитывая дальнейшее пополнение документов этих архивных фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются в архивном фонде, по времени их создания (периодам или датам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации. 79. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко, а также при систематизации единицы хранения ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются по структурным подразделениям фондообразователя, в пределах каждой структурной группы - по времени их создания (периодам или датам). 80. Хронологический и функциональный признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-функциональной или функционально-хронологической. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой или не имеющим ее. При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям деятельности фондообразователя. При систематизации по функционально-хронологической схеме единицы хранения группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку. 81. Хронологический и тематический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-тематической или тематически-хронологической. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему архивным фондам, а также отдельным коллекциям. 82. Хронологический и номинальный признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-номинальной и номинально-хронологической. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения архивных фондов бесструктурных организаций. 83. При систематизации единицы хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки. 84. Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда. 85. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации. 86. Архивные документы личного происхождения систематизируются в соответствии с разрабатываемой архивом схемой систематизации. 87. Единицы хранения в объединенном архивном фонде располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации. 88. В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке наименований организаций или фамилий физических лиц. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии. 89. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются следующим образом: 1) единицы хранения относятся к тому году, с которого начато делопроизводство, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения делопроизводства; 2) единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, единицы хранения долгосрочных планов относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода; 3) единицы хранения, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении и переданные для продолжения в другое структурное подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были завершены; 4) в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации или в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов; 5) единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий работников. 90. Единицы хранения в пределах последних (завершающих) схем систематизации распределяются по их значимости или хронологии. 91. Систематизация электронных документов, сформированных в системах электронного документооборота, осуществляется также, как и систематизация документов на бумажных носителях. 92. Документы на электронных носителях систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты), внутри видов - по форматам представления информации, далее - по характеру зафиксированной информации.
Параграф 3. Порядок нефондовой организации аудиовизуальных документов и документов на электронных носителях
93. Организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и другим) является нефондовой организацией архивных документов. 94. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются: 1) по видам (фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты); 2) по годам выпуска; 3) единицам учета (комплектам); 4) цветности (цветные, черно-белые); 5) формату пленки (8 миллиметров (далее - мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие). За единицу учета кинодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, спец выпуска, киножурнала, отдельного кино- или телесюжета. За единицы хранения кинодокументов принимается физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации. Единицы хранения располагаются по элементам комплекта, а внутри них - по порядку номеров частей кинодокумента. Комплект кинодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к одному фильму, специальному выпуску, киножурналу, кино- и телесюжету. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись. Внутри описи кинодокументы систематизируются по времени их изготовления, производственным номерам, материалу и формату носителя информации, другим признакам. 95. За единицу учета видеодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам). За единицу хранения видеодокументов принимаются физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации. 96. Фотодокументы систематизируются по видам: 1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров; 2) слайды (диапозитивы) различной цветности; 3) позитивы, фотоотпечатки; 4) фотоальбомы; 5) диафильмы; 6) фотодокументы на цифровых или иных машиночитаемых носителях информации, которые обозначаются буквой «Э». Размеры негативов обозначаются цифрами от 2 до 8: цифра «2» соответствует негативу размером 2,5 сантиметров (далее - см) х 3,5 см; «3» - 6 см х 6 см; «4» - 6 см х 9 см; «5» - 9 см х 12 см; «62 - 10 см х 15 см; «7» - 13 см х 18 см; «8» - 18 см х 24 см. При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись. Внутри каждой описи фотодокументы систематизируются по авторам, объекту или месту съемки, другим признакам. За единицу учета фотодокументов принимаются одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма. За единицу хранения фотодокументов принимается физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом). 97. За единицу учета архивных документов на электронных носителях принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа. За единицу хранения архивных документов на электронных носителях принимается физически обособленный носитель с записью части документа, одного или нескольких документов. 98. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации: 1) фонографическая; 2) граммофонная; 3) оптическая; 4) магнитная; 5) лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри описи фонодокументы систематизируются по принадлежности к выпустившим их организациям, производственным номерам, содержанию, формату носителя записи и другим признакам. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам. За единицу учета фонодокументов принимаются часть единицы хранения, одна или несколько единицы хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам). За единицу хранения фонодокументов принимаются физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации. Комплект фонодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице учета. 99. Единицы хранения внутри единиц учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности - оригиналы, копии.
Параграф 4. Порядок хранения архивных документов
100. Архивные документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность. 101. Условия хранения архивных документов обеспечиваются: 1) строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; 2) созданием противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива; 3) применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и другие). 102. В районе расположения здания архива не допускается превышение следующих санитарных норм среднесуточной концентрации вредных примесей в атмосферном воздухе: 1) серной кислоты - 0,1 миллиграмм на кубический метр (далее - мг/м3); 2) оксидов серы - 0,05 мг/м3; 3) оксидов азота - 0,085 мг/м3; 4) хлора - 0,03 мг/м3; 5) сероводорода - 0,008 мг/м3. 103. Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными техническими документами, содержащими требования к зданиям, и проектной документацией. 104. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для сбора, приобретения, комплектования, упорядочения, хранения, учета и использования архивных документов. Здание архива оборудуется системами и средствами охранной и пожарной сигнализации. 105. К помещениям архива относятся: 1) архивохранилища; 2) рабочие помещения работников архива; 3) помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов; 4) помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов; 5) помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов; 6) помещения для копирования и реставрации архивных документов, обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов; 7) помещения для хранения учетных документов; 8) помещения для хранения архивных документов на электронных носителях; 9) помещения читального зала с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем; 10) научно-справочная библиотека; 11) методический кабинет; 12) выставочный зал. 106. Размещение архива в зданиях и помещениях, приспособленных для хранения архивных документов, производится на основании результатов экспертизы соответствия здания (помещения) для размещения архива решением ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Не допускается размещение архивов: 1) в ветхих строениях, деревянных постройках; 2) в зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями; 3) в зданиях с печным отоплением; 4) в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии. 107. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в зданиях, приспособленных для хранения архивных документов, изолируются от остальных помещений здания. 108. Архивохранилище располагается максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и изолируется от общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускаются прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды. 109. Архивохранилище размещается с соблюдением условия удобного выхода к лифтам и лестничным площадкам. 110. Для покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, изготовления оборудования и средств хранения архивных документов не допускается использование материалов, собирающих пыль и/или выделяющих агрессивные химические вещества. 111. Архивохранилище оснащается естественной или искусственной вентиляцией, системой кондиционирования, обеспечивающей рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Высота архивохранилища от пола до потолка составляет не менее 2,5 метров и не более 4 метров. 112. Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 ампер. 113. Архивохранилище архивных документов на нитрооснове изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха. 114. Противопожарный режим в здании архива и архивохранилищах осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан. 115. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста (ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений. Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, устанавливаются в соответствии с законодательством Республики Казахстан. 116. Здание архива подлежит оснащению средствами охранной сигнализации. Опечатыванию подлежат архивохранилища, материальные ценности, а также аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны. 117. Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. На окнах цокольных этажей и подвальных помещений устанавливаются откидные металлические решетки. Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям архива, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого руководителем архива возлагается на ответственного работника архива. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа. Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, имеются не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива. Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается руководителем архива. Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают работники, закрывается на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. 118. В архивохранилище имеют доступ заведующий и работники данного архивохранилища, руководитель архива и его заместители, главный хранитель архивных фондов. Пофамильный список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, находится на посту охраны. Другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководителя архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. 119. Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также НСА разрешается только по специальным пропускам. 120. В архивохранилищах обеспечивается следующий температурно-влажностный режим долговременного хранения: 1) для документов на бумажных носителях - температура +17 - +19° С, относительная влажность воздуха 50-55%; 2) для кинодокументов на черно-белых пленочных носителях: на нитрооснове - температура +10° С, относительная влажность воздуха 40-55%; на безопасной основе - температура +15° С, относительная влажность воздуха 40-55%; для кинодокументов на цветных пленочных носителях - температура -5° С, относительная влажность воздуха 40-55 %; 3) для черно-белых фотодокументов -температура +15° С, относительная влажность воздуха 40-55%; для цветных фотодокументов - температура -5° С, относительная влажность воздуха 40-55%; 4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях - температура +8 - +18°С, относительная влажность воздуха - 45-65 %; 5) для документов на электронных носителях информации - температура +15 - +20°С, относительная влажность воздуха 50-65 %. 121. Организация хранения электронных документов (дел) включает: гарантированное хранение электронных документов (дел) в течение установленных сроков хранения; обеспечение наличия и физической сохранности всех объектов хранения; обеспечение целостности всех объектов хранения; обеспечение условий для воспроизведения электронных документов (дел) в долговременной перспективе; контроль перемещения электронных документов (дел) (перезапись на новый электронный носитель и т.п.). Хранение электронных документов (дел) в архиве осуществляется: 1) на физически обособленных носителях - в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим (при этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях) при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей); 2) в ИС ЭА - на собственном оборудовании архива или в центрах обработки данных государственных органов. Обязательными условиями хранения электронных документов (дел) на физически обособленных носителях являются: 1) применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации; 2) наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние; 3) проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы; 4) организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования. Нормативные условия хранения электронных документов (дел) в ИС ЭА обеспечиваются: 1) ее соответствием требованиям законодательства Республики Казахстан в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации; 2) соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации; 3) резервной миграцией электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы. 122. Условия хранения электронных документов (дел) должны обеспечивать: соблюдение температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, противопожарного и охранного режимов хранения; применение специальных средств хранения (серверное оборудование, металлические шкафы, боксы, футляры и другие). 123. Основными параметрами, определяющими надежность условий хранения электронных документов (дел), являются: загрязненность среды; температурные условия хранения; относительная влажность среды; воздействие электромагнитных полей; обеспечение инженерной инфраструктуры центра обработки данных необходимыми условиями для его работы; контроль срока эксплуатации электронных носителей. 124. Для обеспечения оптимального температурно-влажностного режима хранения электронных документов (дел) в хранилище необходимо обеспечить соблюдение следующих требований: для магнитной ленты и дисковых носителей температура воздуха должна быть от +8до +18°С, относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне от 45 до 65%; для оптических дисков температура недолжна превышать+25°С, относительная влажность воздуха должна составлять 20-50%; для серверного оборудования температура воздуха должна быть от+18до+24°С, относительная влажность воздуха должна составлять 30-50 %. Скорость изменения влажности воздуха не должна превышать 6% в час. Атмосферное давление должно находиться в пределах от 84 до 107 кПа. 125. В архивохранилище с нерегулируемым климатом осуществляются мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Не допускаются резкие сезонные и/или суточные колебания температуры (±5°С) и относительной влажности воздуха (±10%). При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от трех суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 79-90 %, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища). 126. В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до двух месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20±5°С и относительной влажности воздуха 50±20%. Температурно-влажностный режим хранения архивных документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время. В кондиционируемых помещениях измерение проводится не реже одного раза в неделю, в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима - один раз в сутки. 127. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения. 128. Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются нормативными и методическими документами. Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещенном в главном проходе архивохранилища на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка), не менее одной контрольной точки на комнату или на ярус. 129. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Архивные документы размещаются в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также с соблюдением светового режима, установленного пунктом 131 настоящих Правил. 130. Архивохранилища оснащаются естественным или искусственным освещением и размещаются в помещениях с окнами или без окон. 131. Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. 132. Электропроводка в архивохранилищах прокладывается скрыто, используются герметичные или полугерметичные штепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и других). Шнуры переносной аппаратуры оснащаются резиновой изоляцией. Архивохранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне архивохранилища. По окончании работы в архивохранилище аппаратура, электрические розетки последовательно обесточиваются. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ (лампы белого света), ЛХБ (лампы холодно-белого света), ЛТБ (лампы тепло-белого света). Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не превышает на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 метр от пола - 20-50 люкс, на рабочих столах - 100 люкс.
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |