Как отразить выдачу аванса сотруднику, выданного в счет зарплаты, начисленной в будущих периодах? (Г. Шахворостова, 18 декабря 2019 г.)

Как отразить выдачу аванса сотруднику, выданного в счет зарплаты, начисленной в будущих периодах?
(Г. Шахворостова, бухгалтер-практик САР, 18 декабря 2019 г.)

Организация выплачивает сотруднику авансом сумму в сумме 500 тыс. тенге. Данная сумма будет использована сотрудником для внесения им первоначального взноса по ипотечному займу. Сотрудник должен отработать за предоставленную сумму в организации в течение 2-х лет. Какие налоговые обязательства исчисляются в данном случае организацией? Как будет списываться сумма аванса на расходы организации? Если сотрудник увольняется раньше истечения сроков отработки, т. е. он отработал из 24 месяцев только полных 18 месяцев, то какая сумма долга и налогов, если налоги возникают, должна быть возвращена сотрудником?

Насколько понятно из вопроса, под суммой аванса подразумеваются денежные средства, выданные в счет заработной платы, начисленной в будущих периодах, т. е. в течение следующих 24 месяцев после выдачи таких денежных средств.

Следует отметить, что Трудовым кодексом не рассматриваются условия и порядок выдачи авансов в счет заработной платы, но при этом подпунктом 3 пункта 2 статьи 115 Трудового кодекса предусмотрены удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед организацией, в которой он работает, для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы. Такие удержания могут производиться на основании акта работодателя с письменным уведомлением работника.

Выданная сумма аванса сотруднику не может также рассматриваться как выданные в подотчет денежные средства. В соответствии с пунктом 59 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, выданные в подотчет денежные средства предназначены для проведения расчетов по хозяйственным операциям организации, но не для проведения личных расчетов сотрудника.

Вместе с тем, передача денежных средств сотруднику с условием их возврата в течение 24 месяца путем удержания из заработной платы может рассматриваться как выдача займа в соответствии со статьей 715 Гражданского кодекса.

При этом статьей 725-1 Гражданского кодекса определены особенности договора займа, заключаемого с заемщиком - физическим лицом, согласно которым организация вправе заключить с сотрудником договор займа на выдачу денежных средств в национальной валюте Республики Казахстан как с выплатой вознаграждения за предоставленный заем, так и без выплаты вознаграждения, то есть на условиях беспроцентного займа. Все условия договора займа определяются по соглашению сторон в соответствии с положениями, установленными главой 36 Гражданского кодекса.