Может ли компания отнести на вычеты расходы на проживание, если в документах, выданных гостиницей, неверно указаны инициалы сотрудника? (И. Смурыгина, 6 января 2016 г.)

И. Смурыгина, начальник отдела налогового консалтинга ТОО «Казахстанаудит»

МОЖЕТ ЛИ КОМПАНИЯ ОТНЕСТИ НА ВЫЧЕТЫ РАСХОДЫ НА ПРОЖИВАНИЕ, ЕСЛИ В ДОКУМЕНТАХ, ВЫДАННЫХ ГОСТИНИЦЕЙ, НЕВЕРНО УКАЗАНЫ ИНИЦИАЛЫ СОТРУДНИКА?

ТОО, НСФО. Сотрудник выехал в командировку в Таджикистан, Киргизию. Ему авансом выдали из кассы сумму в тенге. В Таджикистане ему выдали счет, в котором ошибочно указали инициалы сотрудника. Поменять документы не было времени, так как бухгалтера не было, и сотрудник опаздывал на самолет. Заменить оригиналы компания может только в электронном варианте. Можно ли оставить этот счет и отнести на расходы проживание сотрудника? Кроме счета ничего нет. В авансовом отчете какие курсы валют брать: на дату проведения авансового отчета либо на дату совершения операции?

1. Положения Налогового кодекса. На основании подпункта 2 статьи 101 Налогового кодекса к компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся в том числе - фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения.

Согласно подпункту 4 пункта 3 статьи 155 Налогового кодекса не рассматриваются в качестве дохода физического лица - компенсации при служебных командировках, установленные, в том числе в подпункте 2 статьи 101 Налогового кодекса, то есть фактически произведенные расходы на наем жилого помещения на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения.

Вывод. В связи с тем, что в Таджикистане работнику выдали счет, в котором ошибочно указали Ф.И.О. работника, то есть получается, что совсем на другое физическое лицо выписаны документы, то, по мнению автора, сей факт не дает права компании отнести на вычеты при исчислении КПН расходы на проживание. Однако, если нет уверенности, что исправленные документы будут предоставлены с гостиницы в Таджикистане, то во избежание риска необходимо включить суммы за проживание в доход работника и, согласно статьям 110 и 163 Налогового кодекса, в этом случае, компания при исчислении КПН вправе отнести на вычеты расходы на проживание через «доход работника».

Рекомендации. Необходимо запросить у гостиницы в Таджикистане оригиналы исправленных документов (счета за проживание и др.), высланных в адрес компании и, если это возможно, заплатить за полученную посылку, бандероль, пакет и т.п. при получении в РК самой компанией.