Можно ли списывать ГСМ на основании утвержденных предприятием зимних и летних норм без учета фактического пробега? (Ю. Гамалей, 21 мая 2015 г.)

Ю. Гамалей,

менеджер Департамента консалтинга ТОО «BDO Казахстанаудит»

МОЖНО ЛИ СПИСЫВАТЬ ГСМ НА ОСНОВАНИИ УТВЕРЖДЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЕМ ЗИМНИХ И ЛЕТНИХ НОРМ БЕЗ УЧЕТА ФАКТИЧЕСКОГО ПРОБЕГА?

Компания оказывает транспортные услуги. У компании имеются машины, ГСМ, водители. Ведется контроль за показаниями спидометров по машинам, на предприятии есть приказ по норме на зиму и лето по ГСМ на все машины. Сколько водители возьмут по талонам ГСМ, столько и списывают пропорционально 100 км. по установленной норме. И выводят примерно сколько машина «намотала» за месяц. Какую ответственность несет в данной ситуации бухгалтер? Наблюдается ли здесь грубое нарушение? И как сделать так, чтобы было все и законно, и правильно?

Для правильного учета и списания ГСМ необходимо поступать следующим образом.

Если автомобили стоят на балансе компании, то издается приказ на нормы списания ГСМ на каждый автомобиль, стоящий на балансе (причем нормы в зимнее и летнее время будут разными), приказ утверждается руководителем предприятия.

Основанием для списания ГСМ служат только путевые листы, которые должны заполняться на каждый автомобиль.

Типовая форма путевого листа не утверждена Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов», поэтому можно взять за основу форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, и использовать ее, а можно разработать свой с учетом требований, предъявляемых к первичным документам согласно пункта 3 статьи 7 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-III (далее - Закон).

Обязательно должна быть приведена информация о маршруте и расходе топлива. Именно эти данные подтверждают экономическую обоснованность затрат. Причем делать это лучше максимально подробно: в описании маршрута лучше указывать конкретные адреса. В противном случае при проверке налоговые органы могут признать расходы на ГСМ как необоснованными.

В путевом листе записываются количество выданного ГСМ и показания спидометра при выезде автомобиля и при его возвращении.

Затем просчитываем расход ГСМ по норме согласно утвержденному приказу.

На основании путевого листа делается акт на списание ГСМ.

Если в компании показание спидометра «подгоняется» под установленный приказом норматив на 100 километров, то тем самым осуществляется осознанное искажение пробега в путевых листах, информация в путевом листе становится недостоверной. Тем самым, скорее всего, компания завышает количество фактически израсходованного бензина.

Данное несоответствие - показание спидометра и данные в путевом листе - может быть выявлено только при осмотре спидометра. Что представители налоговых органов при проверке компании могут осуществить.

Необоснованное завышение расходов по ГСМ не только искажает финансовую отчетность, но и как следствие, влечет за собой неверное исчисление сумм налоговых обязательств, как корпоративного подоходного налога, так и платы за эмиссии в окружающую среду.

В соответствии со статьей 25 Закона нарушение законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности влечет ответственность, предусмотренную законами Республики Казахстан.

В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 Кодекса «Об административных правонарушениях» (далее - КоАП) неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение физическими и должностными лицами обязанностей, предусмотренных законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, совершенное в виде составления искаженной финансовой отчетности, сокрытия данных, подлежащих отражению в бухгалтерском учете, а равно уничтожения бухгалтерской документации, не причинивших крупного ущерба, влекут штраф в размере ста месячных расчетных показателей. Деяния, предусмотренные частью первой данной статьи, совершенные повторно в течение года после наложения административного взыскания, - влекут штраф в размере двухсот МРП.

В соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 239 КоАП нарушение законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности юридическим лицом, совершенное в виде составления искаженной финансовой отчетности, сокрытия данных, подлежащих отражению в бухгалтерском учете, а равно уничтожения бухгалтерской документации, влечет штраф на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации в размере ста, на субъектов среднего предпринимательства - в размере двухсот, на субъектов крупного предпринимательства - в размере пятисот МРП. А деяние, предусмотренное частью первой данной статьи, совершенное повторно в течение года после наложения административного взыскания, - влечет штраф на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации в размере 200, на субъектов среднего предпринимательства - в размере 400, на субъектов крупного предпринимательства - в размере 1000 МРП.

Административные взыскания также предусматриваются главой 16 КоАП «Административные правонарушения в области налогообложения».

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.