Как в компании подшиваются отдельные документы по папкам? (Г. Дорошева, 8 сентября 2015 г.)

Г. Дорошева, аудитор РК, директор аудиторской компании «DSAudit»,

член правления ПАО «Коллегия аудиторов»

КАК В КОМПАНИИ ПОДШИВАЮТСЯ ОТДЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ПАПКАМ?

Счет-фактуры по поступлению товаров и услуг от поставщиков подшиваются в одну папку. Можно ли так же в эту папку подшивать сч-ф с банка (они у меня подшиты в папку банк вместе с выписками), а также сч-ф по поступлению доп расходов при поступлении импорта(они подшиты в папку с ГТД). Можно ли эти счета-фактуры подшить в общую папку с другими поступлениями? Или сделать копии этих документов и подшить в общую папку? Или же копии подшить в папки банк и ГТД?

Согласно пункту 76 «Правил ведения бухгалтерского учета», утвержденных Приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 при формировании дел соблюдаются следующие условия:

1) документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;

2) подлинники отделяют от копий, а годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

3) в дело включается по одному экземпляру каждого документа.

В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за период, более чем один месяц документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, которым они относятся.

Отсюда, кроме вышеизложенных, законодательно установленных норм по группировке документов в отдельные дела (папки) нет и каждая компания должна руководствоваться именно этим, а в случае необходимости - дополнить внутренними положениями по делопроизводству.

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.