2 - официальное наименование организации 3 - справочные данные об организации 4 - наименование вида документа 5 - дата документа 6 - регистрационный номер (индекс) документа 7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа 8 - место составления или издания документа 9 - гриф ограничения доступа к документу 10 - адресат 11 - гриф утверждения документа 12 - резолюция 13 - заголовок к тексту документа 14 - отметка о контроле 15 - текст документа 16 - отметка о наличии приложения к документу 17 - подпись 18 - отметка о согласовании документа 19 - оттиск печати 20 - отметка о заверении копии документа 21 - отметка об исполнителе документа 22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело 23 - идентификатор электронной копии документа 24 - отметка о поступлении документа в организацию
Приложение 2 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 3 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 4 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 5 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Протокол
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Акт
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Справка
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Справка
Формат А5 (148Х210)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Письмо
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ
Письма, направленные в копиях для сведения. Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний. Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации). Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Сообщения о совещаниях, заседаниях. Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты. Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени). Телеграммы и письма о разрешении командировок. Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие. Документы с пометкой на конверте «Лично». Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Прейскуранты. Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Сводки. Учетные данные по кадрам.
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Карточка регистрации входящих документов
Формат А5 (148x210)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Журнал регистрации входящих документов
Формат А3 (420Х197)
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
Формат А3 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
СВЕДЕНИЯ об исполнении документов, подлежащих контролю по состоянию на _______________ (число, месяц, год)
Наименование должности руководителя Расшифровка службы ДОУ _____________ подписи (личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Примечание. Сведения могут быть дополнены графами по видам документов (приказы, решения коллегии и другие), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
СВЕДЕНИЯ об исполнении обращений физических и юридических лиц по состоянию на _______________ (число, месяц, год)
Наименование должности руководителя Расшифровка службы ДОУ _____________ подписи (личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Журнал учета и выдачи печатно-бланочной продукции
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Журнал учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Журнал учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
_____________________________________________ название организации АКТ
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ _______________ «О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.). Составлен комиссией в составе: Председатель комиссии ___________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Члены комиссии: 1. ___________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 2. ___________________________________________________ должность, инициалы, фамилия ________________________________________________________________________ 1. Неиспользованную печатно-бланочную продукцию, подлежащую защите, (отдельно по видам) серии ____ с № ___ по № ___ в количестве ________________ экземпляров. (цифрами и прописью) 2. Акты о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите ___________________________________________ (даты, номера, количество экземпляров _____________________________. актов по видам бланков) 3. Печати с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в количестве _____________________________ штук. (цифрами и прописью) 4. Штампы с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в количестве _____________________________ штук. (цифрами и прописью) 5. Средства защиты документов: ____________________________________________ (наименования средств защиты) в количестве ________________________ штук. (цифрами и прописью) 6. Регистрационные учетные формы: ____________________________________________ (виды регистрационных учетных форм, их номера ________________________________________________________________________. по номенклатуре дел, номера томов, даты первой и последней записи, количество листов) Состояние учетной работы с печатно-бланочной продукцией, печатями, штампами, подлежащими защите, и средствами защиты документов ______________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________. (общая характеристика состояния учетной работы) Передал (а) __________________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Принял (а) ___________________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Составлен в ____ экземпляре (ах): 1-й экземпляр: в деле № 2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии подпись расшифровка подписи Члены комиссии подпись расшифровка подписи
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
__________________________________________________ название организации АКТ
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________ «О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.). Составлен комиссией в составе: Председатель комиссии ___________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Члены комиссии: 1. ___________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 2. ___________________________________________________ должность, инициалы, фамилия ________________________________________________________________________ Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов печатно-бланочной продукции, подлежащей защите:
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |