Итого __________________________ испорченных экземпляров печатно-бланочной (цифрами и прописью) продукции, подлежащей защите. Составлен в ____ экземпляре (ах): 1-й экземпляр: в деле № 2 экземпляр: (адресат) Председатель комиссии ___________________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Члены комиссии ___________________________ Расшифровка подписей (личные подписи) Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, внесены, испорченные экземпляры в количестве ______________________ (цифрами и прописью) уничтожены путем ___________________________. (вид уничтожения) Наименование должности ___________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
________________________________________________ название организации АКТ
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________ «О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.). Составлен комиссией в составе: Председатель комиссии __________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Члены комиссии: 1.__________________________________________________ должность, фамилия, инициалы 2. __________________________________________________ должность, инициалы, фамилия ________________________________________________________________________ Отобраны к уничтожению следующие печати и штампы, подлежащие защите:
Составлен в ____ экземпляре (ах): 1-й экземпляр: в деле № 2 экземпляр: (адресат) Председатель комиссии __________________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Члены комиссии __________________________ Расшифровка подписей (личные подписи) Отметки в журнал внесены, печати и штампы, подлежащие защите, в количестве _________________________ штук уничтожены путем ________________________. (цифрами и прописью) (вид уничтожения) Наименование должности __________________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
_____________________________________________ название организации АКТ
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________ «О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.). Составлен комиссией в составе: Председатель комиссии __________________________________________________ должность, инициалы, фамилия, Члены комиссии: 1. __________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 2. __________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Отобраны к уничтожению следующие виды средств защиты документов:
Составлен в ____ экземпляре (ах): 1-й экземпляр: в деле № 2 экземпляр: (адресат) Председатель комиссии _____________________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Члены комиссии ___________________________________ Расшифровка подписей (личные подписи) Отметки в журналы учета № __ внесены, средства защиты документов уничтожены путем _____________________________. (виды уничтожения) Наименование должности ___________________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
______________________________________________________ название государственной организации АКТ
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ___________________ «О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.). Составлен комиссией в составе: Председатель комиссии __________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Члены комиссии: 1.__________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 2. __________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Отобраны к уничтожению утратившие в связи __________________________________ ___________________________________ (ликвидацией, реорганизацией) (официальное наименование ____________________________________ практическое значение следующие виды государственного органа (организации) неиспользованной печатно-бланочной продукции:
Итого ______________________неиспользованных экземпляров печатно-бланочной (цифрами и прописью) продукции, подлежащей защите. Председатель комиссии _____________________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Члены комиссии ___________________________________ Расшифровка подписей (личные подписи) Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции внесены, неиспользованные экземпляры в количестве ____________________ весом ____ кг (цифрами и прописью) уничтожены путем _________________________. (вид уничтожения) Наименование должности ___________________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Официальное наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Дата
Визы руководителей структурных подразделений
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году
Итоговые сведения переданы в архив организации.
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____ В дело подшито и пронумеровано _______________________ лист (ов), в том числе: литерные № листов _______________________________________________________ пропущенные № листов ___________________________________________________ пронумерованные чистые листы ____________________________________________ + листов внутренней описи _________________________________________________ Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации ________________________________________________________________________ (разновидности документов и их количество)
Примечание. 1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. 2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела. 3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела. 4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела: 1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы); 2) печати и их оттиски; 3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры; 4) фотодокументы; 5) рисунки, гравюры и акварели; 6) крупноформатные документы; 7) склеенные листы, повреждения документов; 8) листы с наклеенными фотографиями, документами; 9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов); 10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц). 5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1. 6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество. 7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет. 8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. 9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № ___
Итого __________________________________________________ листов документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ________________________________________ (цифрами и прописью)
Формат А4 (210Х297)
к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Опись дел структурного подразделения организации
Опись № _______ за _________год (ы)
В данную опись внесено ____________________________ дел с № __ по № __, в том (цифрами и прописью) числе: литерные номера: пропущенные номера:
Примечание. В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.
Формат А4 (210Х297)
Правила дополнены приложением 30 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.22 г. № 630 Приложение 30 к Правилам документирования, управления документацией использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Утверждаю __________________________ (наименование организации) __________________________ (наименование должности руководителя структурного подразделения организации) __________________________ (наименование структурного подразделения организации) __________________________ (инициалы, фамилия) __________________________ (дата)
Опись № __________________________ электронных дел __________________________ (наименование категории дел) за ____________________ год
В данную опись внесено _______________________________________________ электронных дел с № ________ по № ________ (наименование должности, _________________________________________ фамилия и инициалы составителя описи) _______________ (дата) Согласовано** Протокол заседания ЭК __________________________________________ (наименование структурного подразделения) __________________ № __________________ Передал _______________ электронных дел. _______________________________________ (наименование должности, фамилия и инициалы работника, передавшего электронные дела) ________________________ (дата) Принял _____________________ электронных дел. _______________________________________ (наименование должности, фамилия и инициалы работника архива организации, принявшего электронные дела) _____________________ (дата) _________________________ * Графа 7 не оформляется в описях дел постоянного хранения. ** Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
Правила дополнены приложением 31 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.22 г. № 630 Приложение 31 к Правилам документирования, управления документацией использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Форма
Утверждаю _________________________ (наименование организации) _________________________ (наименование должности руководителя организации) (инициалы, фамилия) (дата)
_____________ № _______________ ________________________________ (место составления)
ГРАФИК в ________________ году
______________________________________ (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации) ______________________ (дата)
Правила дополнены приложением 32 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.22 г. № 630 Приложение 32 к Правилам документирования, управления документацией использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |