Необходимо ли подшивать банковские документы? (Л. Ким, 30 октября 2014 г.)

Л. Ким, Профессиональный бухгалтер РК, CAP

НЕОБХОДИМО ЛИ ПОДШИВАТЬ БАНКОВСКИЕ ДОКУМЕНТЫ?

Если компания работает с банк-клиентом, то при подшивке банка какие документы должны быть? Нужно ли из системы печатать платежки и везти их в банк, чтобы поставить отметку банка, есть ли такая необходимость? или просто выписки достаточно? Если не нужна отметка банка, то нужно ли их просто подшивать?

Нормативная база. Согласно Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи. На основании статьи 7 Закона электронный документ может быть создан, передан, сохранен и подан электронными средствами. Электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона, равнозначен документу на бумажном носителе.

В соответствии с пунктом 2 статьи 1 Закона РК «О бухгалтерском учете финансовой отчетности», первичные учетные документы - документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Далее, согласно пункту 6 статьи 7 Закона, при составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях ИП и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством РК. Хранение первичных документов ведется на основании статьи 11 «Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности»: ИП и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством РК.

Требования к составлению и хранению учетной документации так же регламентируются статьей 59 Налогового кодекса РК. В соответствии с данной статьей, учетная документация составляется на бумажном и (или) электронном носителях и представляется органам налоговой службы при проведении налоговой проверки.

Согласно «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организациях, с указанием сроков хранения», утвержденному Постановлению Правительства РК, списки физических лиц (работников) и платежные поручения по перечислению ОПВ и обязательных социальных отчислений должны храниться в течении 75 лет, в банках до минования надобности, но не менее 5 лет.

Выводы. На основании вышеизложенного, можно сделать следующий вывод: Вы имеете право хранить документы на электронных носителях и по первому требованию предоставить их на бумажном носителе. Но есть определенные исключения, по которым платежные поручения должны храниться более 5 лет. Как рассматривалось выше это платежи по ОПВ, социальным отчислениям, заработной плате. Есть необходимость хранить такие документы на бумажных носителях с отметками банка, подписями уполномоченных лиц, отмеченные печатью субъекта. По банковским выпискам: необходимо будет распечатать документ и поставить отметку банка, т. к. в электронных выписках отсутствует печать банка.