Может ли работодатель хранить в личном деле сотрудника распечатанные цифровые документы? (Д. Жорокпаева, 10 апреля 2024 г.)

Может ли работодатель хранить в личном деле сотрудника распечатанные цифровые документы?
(Д. Жорокпаева, специалист по вопросам труда и заработной платы, 10 апреля 2024 г.)

В связи с тем, что статья 7 Закона РК «О персональных данных и их защите» с 11 февраля 2024 года дополнена новым пунктом 10, можно ли запрашивать у работника цифровой документ - удостоверение личности (с Kaspi.kz), потом распечатать и хранить его в личном деле? Или цифровые документы можно хранить только в электронном виде?

Согласно Закону РК «О персональных данных и их защите» (далее - Закон):

- персональные данные - сведения, относящиеся к определенному или определяемому на их основании субъекту персональных данных, зафиксированные на электронном, бумажном и (или) ином материальном носителе;

- собственник базы, содержащей персональные данные (далее - собственник), государственный орган, физическое и (или) юридическое лицо, реализующие в соответствии с законами РК право владения, пользования и распоряжения базой, содержащей персональные данные;

- оператор базы, содержащей персональные данные (далее - оператор), - государственный орган, физическое и (или) юридическое лицо, осуществляющие сбор, обработку и защиту персональных данных; субъект персональных данных (далее - субъект) - физическое лицо, к которому относятся персональные данные;

Согласно пункту 1 статьи 7 Закона сбор, обработка персональных данных осуществляются собственником и (или) оператором, а также третьим лицом с согласия субъекта или его законного представителя в порядке, определяемом уполномоченным органом, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 5 данной статьи и статьей 9 Закона.

Согласно пункту 3 статьи 25 Закона лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, обязано:

1) осуществлять внутренний контроль за соблюдением собственником и (или) оператором и его работниками законодательства РК о персональных данных и их защите, в том числе требований к защите персональных данных;

2) доводить до сведения работников собственника и (или) оператора положения законодательства РК о персональных данных и их защите по вопросам обработки персональных данных, требования к защите персональных данных;

3) осуществлять контроль за приемом и обработкой обращений субъектов или их законных представителей.