Как определить сроки хранения документов, если движения в компании за последние 5 лет не было? (Р. Кемебаева, 3 сентября 2024 г.)

Как определить сроки хранения документов, если движения в компании за последние 5 лет не было?
(Р. Кемебаева, профессиональный бухгалтер, 3 сентября 2024 г.)

ТОО ликвидировано в июне 2024 года. Последние 5лет (с 2020 года по 2024 год) движения по компании не было.

За какой срок ТОО должно хранить документы: за 5 лет с 2020-2024 года или же хранение подразумевается за те последние 5 лет, где было движение/обороты по ТОО?

Согласно статье 11 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее - Закон) индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством РК.

Работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение и обязательное социальное страхование (подпункт 17) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса).

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (пункт 75 Правил ведения бухгалтерского учета).

Течение периода хранения документов устанавливает приказ и. о. Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения». Согласно данному перечню имеется ряд документов, срок хранения которых составляет 5 лет при условии проверки (ревизии). Это значит, что если за 5 лет проверка (ревизия) не проводилась, то уничтожить эти документы нельзя даже по истечении 5 лет, то есть уничтожить документы ТОО не вправе и при ликвидации ТОО их нужно передать в архив.