Как возмещать расходы по приобретению ГСМ арендованного автомобиля? (Д. Кочешков, 21 ноября 2024 г.)

Как возмещать расходы по приобретению ГСМ арендованного автомобиля?
(Д. Кочешков, DipIFR, профессиональный бухгалтер РК, член Палаты налоговых консультантов, налоговый консультант РК I-ой категории, 21 ноября 2024 г.)

ТОО (заказчик) заключило договор аренды с ИП (исполнитель) - аренда транспорта с водителем.

По договору ТОО оплачивает сумму аренды, расходы по транспорту и ГСМ.

За ГСМ расплачивается сотрудник ТОО и все фискальные чеки предоставляет в бухгалтерию.

Как должно ТОО оплачивать расходы на ГСМ: чеки нужно передать исполнителю, и чтобы ИП предоставил счет на эти суммы?

В случае, если договором аренды, помимо арендных платежей предусмотрено возмещение расходов по ГСМ и содержанию транспорта, такое возмещение должно отражаться в акте выполненных работ отдельной строкой с указанием количества возмещаемых ГСМ.

Условие оплаты расходов по приобретению ГСМ самим заказчиком должно быть предусмотрено договором. При этом, учет ГСМ, заполнение путевых листов должен вести исполнитель. Также необходимо прописать условие взаимозачета в случае оплаты заказчиком расходов по ГСМ.

Проводки: