(2011 Г.) ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (Г. ДУРАНОВСКАЯ...16.02.2011

Г. Дурановская, специалист высшего уровня квалификации по вопросам труда и заработной платы

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот нормативный акт часто недооценивают и пренебрегают им. В связи с этим в данной теме речь пойдет о значении должностной инструкции и о том, как разработать и оформить ее.

1. Для чего нужна должностная инструкция?

В соответствии с Трудовым кодексом квалификационные требования к работникам и сложность определенных видов работ устанавливаются на основе Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, тарифно-квалификационных характеристик профессий рабочих, квалификационного справочника должностей, руководителей, специалистов и других служащих, а также типовых квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций.

Отнесение выполняемых работ к определенной сложности и присвоение квалификационных разрядов и категорий работникам производятся в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, тарифно-квалификационных характеристик профессий рабочих и типовых квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и других служащих (п. 1, 2 ст. 125 ТК).

Разумеется, определенную роль при формировании условий и оплаты труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста трудового договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и судебного разбирательства.

Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

Государственные инспекторы труда при проверках, а также суды при разрешении трудовых споров часто требуют представления должностных инструкций.

Должностная инструкция понадобится и при аттестации персонала, и при увольнении работника в период испытательного срока, и при проведении сокращения численности или штата работников. Этот акт относится к тем документам, которые лучше принять, чем проигнорировать. Если вы убедились в этом, следует смело вносить на обсуждение руководства предложение о разработке должностных инструкций.

2. Правила для инструкции

Прежде чем начать разработку инструкций нужно правильно организовать эту работу. В этом вам поможет специальный документ «Положение о должностной инструкции». В нем необходимо подробно оговорить правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, привести требования к содержанию инструкций, а также указать лиц, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих актов работодателем.

«Положение о должностной инструкции» - необязательный документ, но если вы хотите упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы, лучше не пренебрегать этим актом работодателя. Работа над проектом положения чаще всего ложится на плечи кадровиков. Разработанный проект следует представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

Положение о должностной инструкции каждая организация разрабатывает самостоятельно.

3. В чем заключаются преимущества и недостатки должностных инструкций?

В работе над должностными инструкциями специалистам по кадрам отводится роль куратора и консультанта.

Как правильно организовать этот процесс, начиная с написания проекта и заканчивая утверждением готового документа?

Прежде всего, необходимо знать, как выглядит должностная инструкция, из каких разделов она состоит и какая информация включается в каждый из этих разделов.

4. Чем следует руководствоваться при разработке должностных инструкций?

В разработке должностных инструкций неоценимую помощь вам окажет Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций, который включает в себя квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих и служит основой для разработки должностных инструкций, устанавливающих права, обязанности и меры ответственности работников, для составления положений о структурных подразделениях, определяющих их роль и место в системе управления работодателя, при подборе и расстановке кадров, осуществлении контроля за рациональной расстановкой и их эффективного использования в соответствии со специальностью и квалификацией, а также при проведении аттестации руководителей, специалистов и других служащих (п. 23 Правил разработки, апробации, пересмотра, утверждения и применения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, тарифно-квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций», утвержденных приказом Министра труда и социальной защиты населения РК от 19 июля 2007 года № 165-п) - далее Правила.

Прежде чем составлять должностную инструкцию, рекомендуем разработать ее проект. Кто лучше всех знает обязанности сотрудников и служебные взаимосвязи в организации? Конечно непосредственные руководители работников - начальники структурных подразделений. Поэтому разработку проектов должностных инструкций можно доверить именно начальникам отделов. Чтобы они успешно справились с этой задачей, ознакомьте их с правилами разработки должностных инструкций, обеспечьте копиями вышеуказанных нормативных актов, объясните им, что инструкция должна быть написана простым и понятным языком, задачи и функции работника максимально конкретизированы, что следует избегать общих фраз и расплывчатых формулировок.

После того, как ваш совместный труд с руководителями структурных подразделений будет завершен, проекты инструкций нужно направить на визирование в юридической отдел организации или юрисконсульту. Юрист проверит должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также посмотрит, согласуются ли их положения с трудовыми договорами сотрудников. Ведь в случае спора суд отдаст приоритет не инструкции, а именно трудовому договору, как документу, обладающему большей юридической силой.

Квалификационная характеристика каждой должности Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих состоит из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к Квалификации». В разделе «Должностные обязанности» содержатся основные трудовые функции, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных обязанностей, и требования к стажу работы.

В квалификационных характеристиках должностей приведен перечень основных, наиболее распространенных работ. Конкретный перечень должностных обязанностей работников устанавливается должностными инструкциями, которые разрабатываются и утверждаются работодателем (п. 24, 25 Правил).

5. Какие ошибки допускаются при составлении должностных инструкций?

При составлении должностных инструкций нередко допускаются ошибки, за которые работодатель может впоследствии серьезно поплатиться.

При составлении должностных инструкций следует избегать:

- расплывчатых, некорректных формулировок;

- дублирования функций (закрепление одних и тех же функций в должностных инструкциях разных работников);

- ситуации, когда трудовые функции не закреплены ни за одним работником;

- нерационального подходы в определении объема обязательств («перегрузки» или «недогрузки работника»);

- дисбаланса прав и обязанностей (при множестве обязанностей и минимума прав работник устает и начинает проявлять интерес к более сбалансированной работе).

В заключение хочется напомнить, что чем подробнее будет должностная инструкция, тем больше пользы она принесет работодателю. Особенно четко нужно прописывать должностные обязанности, подчиненность.

6. Как оформить должностную инструкцию?

К форме должностной инструкции предъявляются довольно строгие требования в соответствии с положениями «Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях», утвержденных приказом и.о. министра культуры и информации РК от 25 сентября 2009 года № 128 (далее - Правила).

Вопрос

Какие особенности подготовки и оформления инструкции установлены Правилами?

Ответ

Положения инструкции утверждаются руководителем вышестоящего органа или организации путем оформления грифа утверждения или издания распорядительного документа об ее утверждении. В распорядительном документе устанавливается срок введения в действие инструкции. Инструкция печатается на общем бланке организации. Если инструкция утверждается распорядительным документом, то инструкция печатается на листе бумаги формата А4.

Заголовок к тексту инструкции отвечает на вопрос «о чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция) отвечает на вопрос «кого» (должностная инструкция главного специалиста).

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного лица. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Констатирующей частью инструкции служит раздел «Общие положения», в которой указываются основные цели, сфера распространения, ответственность за ее нарушения (п. 46 Правил).

7. Каков порядок ознакомления с должностной инструкцией?

После вступления инструкции в действие необходимо ознакомить с ней работника и проставить отметку об ознакомлении. Есть два варианта письменного ознакомления работника с должностной инструкцией.

Первый (основной) вариант. Работник расписывается в самой должностной инструкции после всех подписей и виз. При этом инструкция оформляется в двух экземплярах - один хранится у работодателя - другой у работника.

Оформить отметку об ознакомлении лучше всего таким образом:

Второй вариант

Ознакомление оформляется отдельным листом, который становится неотъемлемой частью самой инструкции (применяется в тех случаях, когда должностная инструкция составляется в одном экземпляре, а для текущей работы с подлинника снимают копии и передают их работникам. Для удобства рекомендуется оформлять лист ознакомления в табличной форме. Например:

Недостатком второго способа (т.е. когда работник подписывается не под самой инструкцией, а на листе ознакомления) является то, что в случае возникновения трудового спора работодателю необходимо будет доказывать, с какой именно инструкцией был ознакомлен работник. Поэтому, более предпочтителен способ подписи в самой должностной инструкции, которая остается и у работодателя, и у работника.

Утвержденную должностную инструкцию вместе с листом ознакомления (если он есть) нумеруют, шнуруют и заверяют печатью. На обороте последнего листа должностной инструкции (должность) пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью столько-то листов (количество листов прописью). Руководитель организации или уполномоченное им лицо подписывает запись и ставит дату.