Как отразить в бухучете дополнительные командировочные расходы на проживание? (А. Калденбергер, 13 марта 2024 г.)

Как отразить в бухучете дополнительные командировочные расходы на проживание?

(А. Калденбергер, магистр учета и аудита, профессиональный бухгалтер РК, CAP, DipIFR, 13 марта 2024 г.)

По прибытии из командировки сотрудник сдал авансовый отчет, но сумма расходов на проживание превышает лимит, утвержденный учетной политикой.

Лимит на проживание составил 15 500 тенге, а документ предоставлен на сумму 17 000 тенге.

Какую сумму отразить в авансовом отчете, какие проводки необходимо составить?

В соответствии с пунктом 59 правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого работника, работника направляющей стороны.

Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

В данной ситуации имеет значение решение руководства предприятия: будет ли возмещаться перерасход работнику или же списание подотчетных сумм будет осуществляться по установленным лимитам.

Если работник потратил свои собственные средства на покрытие перерасхода, а руководством принято решение не возмещать этот перерасход, то тогда возможно составление следующих проводок:

- признаны расходы на проживание (по документам):

Д-т счета 7210, К-т счета 1250 (17 000 тенге);

- на сумму перерасхода, не подлежащего возмещению работнику:

Д-т счета 1250, К-т счета 6290 (1 500 тенге);

либо:

- признаны расходы на проживание по документам, но в переделах установленного лимита:

Д-т счета 7210, К-т счета 1250 (15 500 тенге).

НДС в зачет при этом берется только от суммы лимита. Также и на вычеты относится только сумма лимита.

Если же руководством будет принято решение возместить перерасход работнику, то, возможно составление следующих проводок:

- признаны расходы на проживание (по документам):

Д-т счета 7210, К-т счета 1250 (17 000 тенге);