Инструкция по делопроизводству в Государственном учреждении «Департамент образования города Алматы»

1 Общие положения

1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с «Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан», утвержденными приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства образования и науки Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года № 333 (регистрационный № 2331) и вводится в действие приказом директора департамента  (Приложение 1).

2. Положения  настоящей инструкции устанавливают порядок ведения делопроизводства  в  Государственном учреждении «Департамент образования города Алматы» (далее Учреждение)

3. Инструкция определяет порядок учета, обращения, контроля, исполнения, оформления документов и оперативного хранения официальных несекретных  документов и документов, содержащих сведения ограниченного распространения. 

4. Ответственность за состояние документирования и управления документацией возлагается на  директора Учреждения, в структурных подразделениях - на их руководителей.

Курирование процессов ведения документирования, управления документацией и временного хранения документов осуществляет заместитель директора Учреждения.

Руководство и контроль за документированием, управлением документацией и сохранностью документов Учреждения, осуществляет отдел организационно-правовой и кадровой работы (далее Отдел). Должностное лицо ответственное за делопроизводство (далее ведущий специалист)  координирует следующие операции с документами:

1)     прием и обработку документов;

2)     рассмотрение документов директором Учреждения;

3)     регистрацию документов;

4)     оформление документов;

5)     контроль и исполнение документов;

6)     оперативное хранение и использование документов;

7)     передачу документов на временное хранение в ведомственный  архив;

8)     передачу документов на государственное хранение.

      При смене ведущий специалист все дела и документы передаются по акту вновь назначенным на их место или исполняющим их обязанности работникам (Приложение 2).

2. Организационные документы

2.1 Общая характеристика организационных документов.