Методические рекомендации по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих (рекомендованы Методическим советом Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан протокол № 1 от 23 декабря 2009 года)

Отдел государственной службы и кадровой политики Администрации Президента Республики Казахстан,
Агентство Республики Казахстан по делам государственной службы,
Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан,
Архив Президента Республики Казахстан

Рекомендованы

Методическим советом

Комитета информации и архивов

Министерства культуры и информации

Республики Казахстан

протокол № 1 от 23 декабря 2009 года

Методические рекомендации

по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения

2. Состав документов, включаемых в личное дело, и их оформление

3. Регистрация и оперативное хранение личных дел

4. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

5. Передача личных дел при реорганизации и ликвидации государственного органа

6. Сроки хранения личных дел

7. Оформление личных дел для передачи их на ведомственное хранение

8. Приложения

9. Перечень использованных нормативных правовых актов

1. Общие положения

1. Методические рекомендации по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих Республики Казахстан (далее - Методические рекомендации) подготовлены с целью создания методической основы для упорядочения работы по ведению личных дел в государственных органах.

2. Методические рекомендации основываются на нормативной правовой базе в области документационного обеспечения управления и архивного дела.

3. Методические рекомендации предназначены для использования работниками кадровых служб или работниками государственных органов, на которых возложено выполнение кадровых вопросов (далее - кадровые службы).

4. В Методических рекомендациях используются следующие основные понятия:

1) документ - документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать;

2) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

3) личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о государственном служащем, в том числе его трудовой деятельности, профессиональных, деловых и личных качествах, а также содержащие анкетно-биографические данные государственного служащего.

Оформление личного дела производится в соответствии с настоящими Методическими рекомендациями.

2. Состав документов, включаемых в личное дело, и их оформление

5. На каждого государственного служащего формируется личное дело. Формирование личного дела государственного служащего начинается после издания распорядительного документа о приеме (назначении, переводе) на работу государственного служащего в государственный орган.