Как рассчитать сумму суточных, компенсируемых работнику, при командировке? (Ю.Гамалей, Менеджер Департамента консалтинга ТОО «BDO «Казахстанаудит») (14 января 2013 г.)

Ю. Гамалей, Менеджер Департамента консалтинга ТОО «BDO «Казахстанаудит»

КАК РАССЧИТАТЬ СУММУ СУТОЧНЫХ, КОМПЕНСИРУЕМЫХ РАБОТНИКУ, ПРИ КОМАНДИРОВКЕ?

В соответствии с пунктом 3 статьи 101 Налогового кодекса суточные за время нахождения работника в командировке выплачиваются в размере, установленном решением налогоплательщика.

Компания планирует компенсацию расходов работника за время командировки на основании предоставленных им документов (питание, местный транспорт и т.д.). Но, ряд компенсаций, таких как расходы, на такси, питание не всегда могут быть закрыты документами (в силу потери или невозможности получения). К тому же, размер суточных может быть в данном случае определен только после командировки.

1. Может ли приказ руководителя «О начислении суточных» быть издан в течение 10 дней после совершения командировки (т.е. в соответствии с ним на дату приказа произведено начисление суточных), после того как будут обработаны все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки, а также определены по заявлению работника расходы не подтвержденные документами (например, местный транспорт, питание)?

2. Необходимо ли рассматривать в качестве дохода работника компенсацию его расходов, не подтвержденных документами по его заявлению, при условии, что общая сумма в приказе руководителя обозначится, как суточные, и не превысит норм.

Например:

Командировка 3 суток на территории РК (норма 3 × 6 МРП)

Расходы работника по командировке по документам - 15 МРП

Расходы работника по его заявлению без документов (такси, питание) - 2 МРП.

По приказу начисление суточных - 17 МРП - в рамках норм не должно включаться в облагаемый доход работника?

Нормативная база. В соответствии с пунктом 81 пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса, командировка — направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

В соответствии с пунктом 3 статьи 152 Трудового кодекса условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 152 Трудового кодекса работникам, направляемым в командировки, оплачиваются суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути.

Комментарии. Как следует из приведенных норм Трудового кодекса порядок и размеры возмещения суточных должны быть определены Коллективным договором, иным внутренним нормативным актом. Таким внутренним нормативным актом может быть, например, Положение о командировках. Поэтому в каждой конкретной организации вопрос о размере суточных, возмещаемых работодателем, решается самостоятельно.

Оплачиваемые суточные командированному работнику являются фактическими затратами Компании на их выплату, а не затратами работника по их использованию (питание, местный транспорт, иные расходы, связанные с времяпрепровождением и поддержанием жизнедеятельности).

Выводы. Следовательно, суточные выплачиваются в фиксированной сумме денежных средств за каждый день командировки. Поэтому предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется, и как обоснование расходов к авансовым отчетам не прилагается.

В зависимости от финансового положения Компании, а также руководствуясь, что в разных городах Казахстана, странах ближнего и дальнего зарубежья стоимость поддержания жизнедеятельности различна, во внутреннем нормативном акте (Коллективный договор, Положение о командировках, распоряжение о направлении в командировку, …) определяется сумма возмещения суточных (в МРП), компенсируемая работнику. Дифференциация направлений командирования может быть представлена в разрезе районных, областных центров РК, городов Астана и Алматы, а по странам - ближнего и дальнего зарубежья с дальнейшей детализацией, например, экономически развитые страны или развивающиеся страны. Одна компания, отправляя работника в командировку, например, в город Атырау, считает, что может выплачивать суточные в размере 3-х МРП, а другая может выплачивать в размере и 6-ти МРП.

Немаловажно, чтобы работник, находясь в командировке, имел возможность нести расходы достаточные, чтобы поддерживать, как уже было сказано, свою жизнедеятельность.

Таким образом, размер выдаваемых работнику суточных, определяется до выбытия работника в командировку, а не после его возвращения. Отдельный приказ «О начислении суточных» не издается.

Необходимо добавить, что расходы по найму жилого помещения и расходы по проезду к месту назначения и обратно компенсируются в фактически произведенном размере.

Положения НК. В соответствии со статей 101 Налогового кодекса к компенсациям при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.

В соответствии с подпунктом 4 пункта 3 статьи 155 Налогового кодекса не рассматриваются в качестве дохода физического лица компенсации при служебных командировках, в том числе в целях обучения, повышения квалификации или переподготовки работника в соответствии с законодательством РК:

- по командировке в пределах РК - суточные не более 6-кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждые сутки за период, не превышающий сорока суток;

- по командировке за пределами РК - суточные не более 8-кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждые сутки за период, не превышающий сорока суток.

Выводы. Если сумма суточных, компенсируемых работнику, при командировке в пределах РК будет превышать 6 -кратный размер МРП, а при командировке за пределами РК будет превышать 8 -кратный размер МРП, то данное превышение будет рассматриваться в качестве дохода физического лица и подлежать налогообложению.

Например, если Компания приняла решение компенсировать командированному за пределы РК работнику суточные в размере 10 МРП, что составит на 2012 год сумму в 16 180 тенге (10 МРП × 1 618 тенге), а не рассматриваемая в качестве дохода работника сумма составит 12 944 тенге (8 МРП × 1 618 тенге), то суточные в размере 2 МРП в сумме 3 236 тенге (2 МРП × 1 618 тенге) будут рассматриваться доходом работника и подлежать налогообложению.

Вся сумма суточных в размере 16 180 тенге Компанией может быть отнесена на вычеты при заполнении декларации по КПН.