Как оформить командировочные расходы, использованные за границей при отсутствии документов, подтверждающих факт оплаты за наем помещения? (Ю. Гамалей, 29 января 2013 г.)

Ю. Гамалей, менеджер Департамента консалтинга ТОО «BDO «Казахстанаудит»

КАК ОФОРМИТЬ КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ, ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ЗА ГРАНИЦЕЙ ПРИ ОТСУТСТВИИ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ФАКТ ОПЛАТЫ ЗА НАЕМ ПОМЕЩЕНИЯ?

Работник съездил в командировку за границу, в частности, в Италию. В подтверждение расходов за проживание предоставил счет с гостиницы. Бухгалтер требует чек, в подтверждение оплаты денег. Работник уверяет, что чеков там не дают, что за границей не пользуются даже печатями.

1) Прав ли бухгалтер, требуя чек, подтверждающий оплату наличными деньгами за границей?

2) Возможно ли отсутствие печатей в странах дальнего зарубежья?

Комментарии. Документами, свидетельствующими о факте осуществления расчетов, а также подтверждающими движение денежных средств от покупателя к продавцу, могут являться: банковские выписки о перечислении денежных средств со счета покупателя на счет продавца; товарные и кассовые чеки; иные документы, например, распечатка с карт - счета при оплате посредством кредитной карточки.

В соответствии с подпунктом 2 статьи 101 Налогового кодекса к компенсации при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов на бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь.

Если предоставленный командированным работником счет от итальянской гостиницы представляет собой счет на оплату в привычном для понимания назначения данного документа (счет на оплату - необязательный документ, содержащий платежные реквизиты получателя (продавца), по которым плательщик (покупатель) будет осуществлять денежные расчеты за товары, работы, услуги) и не содержит доказательств его оплаты (как, например, отметка об оплате на счете при расчетах населения за коммунальные услуги), то подтверждать факт денежного расчета по нему не может. Даже, если бы на этом счете была проставлена печать гостиницы.

Мнение автора. Поэтому с позиции требования Налогового кодекса предприятие при отсутствии документа, подтверждающего факт оплаты за наем помещения, не сможет данную компенсацию отнести на вычеты.

С позиции оформления авансового отчета компания может принять от работника при возвращении из-за границы счет от гостиницы, как подтверждающий расходы документ, если пропишет это в учетной политике. Но даже при этом у компании возникают риски, что суммы выданных командировочных, фактические расходы по которым не подтверждены документально, могут быть налоговыми органами признаны доходом работника, подлежащим налогообложению.

Нормативная база. Законодательство РК не содержит прямой обязанности для субъектов частного предпринимательства заверять каждый документ печатью. Более того, в соответствии с Законом РК «О частном предпринимательстве» ИП может вообще печати не иметь.

Например, в соответствии с пунктом 2 статьи 152 Гражданского кодекса, сделка, совершенная в письменной форме, должна быть подписана сторонами или их представителями, если иное не вытекает из обычаев делового оборота. То есть обязанность проставлять, печать отсутствует. В то же время, в соответствии с пунктом 3 статьи 152 Гражданского кодекса законодательством и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, в частности, совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.

На целом ряде Форм первичных документов, также необходимость проставления печати отсутствует.

Необходимость печати на документах устанавливается различными законодательными актами.

Так в соответствии с пунктом 6 статьи 167 Гражданского кодекса доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепляется печатью этой организации.

А, например, в соответствии с пунктом 3 статьи 61 Налогового кодекса налоговые формы, составленные на бумажном носителе, должны быть подписаны налогоплательщиком (налоговым агентом) либо его представителем, а также заверены печатью налогоплательщика (налогового агента) либо его представителя, имеющих в установленных законодательством РК случаях печать со своим наименованием.

Данные примеры из законодательных актов приведены с той целью, чтобы провести аналогию, что и в зарубежных странах имеет место не обязательность проставления печати на ряде документов, в том числе и на заключаемых между субъектами предпринимательства договорах. Но важно, что на документе подпись уполномоченного должностного лица компании должна быть обязательно.