Нужно ли хранить документы после официальной ликвидации компании и сколько времени? (Е. Кубиев, 5 ноября 2013 г.)

Е. Кубиев, МВА, САР,

профессиональный бухгалтер РК,

профессиональный бухгалтер РФ,

член ПОБ «Палаты профессиональных бухгалтеров РК»,

директор ТОО «Almer Int.Pro.»

НУЖНО ЛИ ХРАНИТЬ ДОКУМЕНТЫ ПОСЛЕ ОФИЦИАЛЬНОЙ ЛИКВИДАЦИИ КОМПАНИИ И СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ?

При уничтожении документов, после официальной ликвидации компании. Нужно ли хранить документы и сколько времени?

В соответствии со статьей 11 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством РК,

Согласно пункту 4 статьи 59 Налогового кодекса РК учетная документация хранится до истечения срока исковой давности, установленного статье 46 Налогового кодекса для каждого вида налога или другого обязательного платежа, к которому относится такая документация, начиная с налогового периода, следующего за периодом, в котором составлена учетная документация, за исключением случаев, предусмотренных пункте 5 и 6 настоящей статьи.

В статье 46 Налогового кодекса установлен срок исковой давности. Согласно пункту 2 данной статьи срок исковой давности по налоговому обязательству и требованию составляет пять лет. Течение срока исковой давности начинается после окончания соответствующего налогового периода, за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей.

Таким образом, ответственность по хранению документов несет юридическое лицо. В соответствии с пунктом 10 статьи 50 Гражданского кодекса РК ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо прекратившим свою деятельность после внесения об этом сведений в Национальный реестр бизнес-идентификационных номеров. С данного момента юридическое лицо не несет никаких обязательств и ответственности.

Но согласно Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденных постановлением Правительства РК, некоторые документы и отчеты должны храниться до 75 лет или постоянно. К таким документам относятся документы, касающиеся кадровых вопросов и начисления заработной платы и удержаний из него, в том числе начисленных и уплаченных обязательных пенсионных взносов и социальных отчислений.

Согласно части второй пункта 104 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства РК, уничтожение или дальнейшее хранение журналов и других регистрационных учетных форм осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан по согласованию с центральным государственным органом управления архивами и документацией или местным исполнительным органом в области архивного дела и документации области, города республиканского значения и столицы.

После ликвидации юридического лица необходимо вызвать государственного архивариуса и провести инвентаризацию имеющихся документов и провести изъятие документации, необходимой для передачи в Национальный (государственный) архив.

Все прочие документы и отчеты подлежат уничтожению. Порядок уничтожения документов у негосударственных организаций никем не утвержден и не регламентирован.