Как учесть расходы по проживанию и питанию сотрудников компании-подрядчика и обеспечению их средствами индивидуальной защиты? (Е. Кубиев, 28 января 2014 г.)

Е. Кубиев, МВА, САР

Профессиональный бухгалтер РК,

Профессиональный бухгалтер РФ

член ПОБ «Палаты профессиональных бухгалтеров РК»

директор ТОО «Almer Int.Pro.»

КАК УЧЕСТЬ РАСХОДЫ ПО ПРОЖИВАНИЮ И ПИТАНИЮ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ-ПОДРЯДЧИКА И ОБЕСПЕЧЕНИЮ ИХ СРЕДСТВАМИ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ?

ТОО заключает договор подряда об оказания услуг с компанией «Б», согласно договору для сотрудников компании «Б» ТОО покупает СИЗ (средства индивидуальной защиты). Также ТОО оплачивает расходы по проживанию и питанию сотрудников данной компании, но в договоре это не оговорено.

1. Можем ли мы возместить расходы по проживанию и питанию сотрудников компании «Б»?

2. Правильно ли будет передать СИЗ по акту приема-передачи Компании «Б», и списать на основании данного акта? Как это отражается в 1с 8.2? Сделать накладную на отпуск запасов на сторону, не указывая сумму?

1. Основным документом, регулирующим взаимоотношения между двумя лицами, является договор. Так как в вашем договоре не оговорено, что заказчик за свой счет обеспечивает проживание и питание сотрудников подрядчика, то эта обязанность самого подрядчика.

Если же в договоре будет прописано, что заказчик берет на себя расходы по обеспечению жильем и питанием сотрудников подрядчика на объекте заказчика, то эти расходы не могут быть перевыставлены подрядчику.

Таким образом, затраты заказчика по оплате проживания и питания сотрудников подрядчика должны быть перевыставлены заказчиком подрядчику. К счете-фактуре, которую выставляет заказчик подрядчику, следует приложить перечень сотрудников подрядчика, которые были обеспечены проживанием и питанием, и документы, подтверждающие осуществление данных расходов (счета-фактуры поставщиков с расшифровками). Желательно, чтобы перечень сотрудников подрядчика был составлен в виде таблицы, где каждое лицо проставляет отметку и подписью о получении данной услуги (питания) каждый день. При этом должно быть учтено, что если эти лица обеспечиваются трехразовым питанием, то необходимы подписи данных лиц на каждый прием пищи.

Следует учесть, что согласно пункту 2 статьи 231 Налогового Кодекса РК возмещение затрат будет являться оборотом по реализации работ и услуг (как любая деятельность за вознаграждение, отличное от реализации товара) и облагаться НДС.

В связи с тем, что понесенные заказчиком расходы по проживанию и питанию сотрудников подрядчика перевыставляются подрядчику, то данные расходы не будут признаны в качестве доходов физического лица от налогового агента, и не будут облагаться ИПН.

2. Так как в соответствии с заключенным договором заказчик обеспечивает сотрудников подрядчика средствами индивидуальной защиты, то они должны быть выданы соответствующим лицам.

Так как сотрудники подрядчика не являются сотрудниками заказчика, то при отпуске данных запасов им необходимо составить накладную на отпуск запасов на сторону по форме З-2, утвержденной приказом Министра финансов РК.

Составление данной формы накладной не означает реализацию данных запасов, а отмечают только передачу ТМЗ от одного юридического лица другой организации.

При этом можно составить одну накладную на все передаваемые средства индивидуальной защиты на организацию подрядчика.

А подрядчик обязан тогда составить внутренний документ о распределении данных запасов своим сотрудникам.

По окончании работ, средства индивидуальной защиты, по которым истек срок эксплуатации, должны быть списаны на расходы заказчика по данному объекту. А те запасы, по которым еще не истекли сроки использования, должны быть возвращены подрядчиком заказчику.

При составлении накладной на отпуск запасов на сторону вы должны указать стоимость данных средств индивидуальной защиты, так как лицо, получающее данные материалы, должно быть уведомлено о стоимости материалов, которые они получают.

Вместо накладной на отпуск запасов на сторону в бухгалтерской программе «1С: Бухгалтерия 8.2» вы можете использовать накладную на внутреннее перемещение запасов по форме З-5. При этом у вас должна быть сформирована следующая бухгалтерская запись:

Дебет 1310 «Склад у Подрядчика» Кредит 1310 «Склад основной».