Как отражать в учете подотчетные суммы, по которым не представлены расходные документы, и денежные средства не возвращены подотчетным лицом? (П. Лошкарев, 19 августа 2014 г.) (утратил силу)

П. Лошкарев, директор ТОО «Восток-аудит»,

Аудитор РК, CIPA, DipIFR

КАК ОТРАЖАТЬ В УЧЕТЕ ПОДОТЧЕТНЫЕ СУММЫ, ПО КОТОРЫМ НЕ ПРЕДСТАВЛЕНЫ РАСХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, И ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА НЕ ВОЗВРАЩЕНЫ ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦОМ?

В компании директор - единственный учредитель, ему были выданы неоднократно в течение года подотчетные суммы. Документы, подтверждающие расходы, отсутствуют. Каким образом следует поступить бухгалтеру? Признавать подотчетные суммы доходом? В учетной политике ТОО установлены сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица и возврата денежных сумм - 6 месяцев. Всего подотчетные суммы собирались в течение 1 года. Компания работает только по безналичному расчету, и нет возможности принять наличные денежные средства в кассу. В каком размере можно удерживать подотчетные суммы с з/п директора и облагаются ли они налогами. Верно ли, что подотчетные суммы, не уплаченные в срок (6 месяцев по учетной политике) являются просроченной, но не списанной дебиторской задолженностью, а просроченная дебиторская задолженность работника (директора) не является его доходом. И просроченная дебиторская задолженность может быть признана его доходом, если прошло три года со срока, предусмотренного для возврата неиспользованных подотчетных сумм?

В соответствии с подпунктом 2 статьи 165 Налогового кодекса доходом работника в виде материальной выгоды, подлежащим налогообложению, является списание по решению работодателя суммы долга или обязательства работника перед ним - при списании суммы долга работнику. Следовательно, до тех пор, пока не будет принято решение о списании долга по подотчетным суммам, которое должно быть выражено в письменном распоряжении руководителя, никакой классификации доходов работника по просроченной задолженности не может быть.

Однако директором нарушается внутренний регламент по своевременной сдаче авансового отчета по выданным подотчетным суммам, вероятно всего им же и утвержденный или отделом внутреннего контроля, если таковой имеется в компании. Ответственным специалистом должно быть сделано замечание, которое должно быть устранено в согласованный срок (предоставлен авансовый отчет либо возвращены деньги в кассу и на расчетный счет), а потом уже приняты меры по удержанию неиспользованной подотчетной суммы из заработной платы, что должно быть произведено с согласия работника на основании пункта 2 статьи 137 Трудового кодекса, согласно которому удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед организацией, в которой он работает, могут производиться на основании акта работодателя при наличии письменного согласия работника.

Доход работника в виде материальной выгоды не может возникнуть только на основании просроченной задолженности согласно внутренним положениям о своевременной сдаче авансового отчета, включая положения Учетной политики. Такого требования не предусмотрено в налоговом законодательстве, по крайней мере, мне об этом неизвестно. Для этого необходимо списание подотчетной суммы (долга) проводкой с кредита счета 1250 в дебет счета 7210, что будет классифицироваться как доход работника согласно подпункту 2 статьи 165 Налогового кодекса. А чтобы списать долг с работника, в том числе с директора, должен быть приказ директора о списании, поскольку он является распорядителем всех активов согласно своим полномочиям по Уставу, бухгалтер «прощать» долги не уполномочен.