Правомерно ли ТОО оформлять РКО, а не авансовый отчет? (И. Иванова, 17 сентября 2014 г.)

Иванова И., Сертифицированный

бухгалтер-практик, САР

ПРАВОМЕРНО ЛИ  ТОО ОФОРМЛЯТЬ РКО, А НЕ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ?

Насколько критично, если сбивается нумерация приходных и расходных кассовых ордеров? У ТОО возникает ситуации, когда контрагенты дают ПКО или РКО не день в день, а позже. Некоторые контрагенты привозят доверенность на получение наличных денег и ПКО + фискальный чек. Имеет ли ТОО право в таком случае оформлять РКО, а не авансовый отчет?

Нормативная база. Учет кассовых операций осуществляется в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными Постановлением Правительства РК от 14.10.2011 № 1172.

Прием наличных денег в кассу субъекта производится по приходному кассовому ордеру (далее - приходный ордер), подписанному главным бухгалтером или лицом на то уполномоченным руководством субъекта.

При приеме наличных денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера или лица на то уполномоченного руководством субъекта и кассира, заверенная печатью. Индивидуальными предпринимателями заверение печатью производится при ее наличии.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (далее - расходный ордер). Расходный ордер подписывается руководством субъекта, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным руководством субъекта, и кассиром.

Все приходные и расходные ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерской службой в специальных журналах регистрации приходных и расходных кассовых документов.

При выдаче денег по расходному ордеру или ведомости отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт или удостоверение личности гражданина), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

Получатель денег расписывается в расходном ордере или ведомости только собственноручно чернилами или пастой шариковых ручек.

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе субъекта, производится по расходным ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном ордере или платежной ведомости. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера указываются фамилия, имя, отчество и наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность, лица, которому доверено получение и фактического получателя наличных денежных средств. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному ордеру.

В расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Расходные ордера или платежные ведомости не выдаются на руки лицам, получающим наличные деньги.

При получении приходных и расходных ордеров или платежных ведомостей кассир проверяет:

1) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере или платежной ведомости - разрешительной подписи руководства субъекта;

2) правильность оформления документов;

3) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерскую службу для надлежащего оформления.

Комментарии. Т.к. согласно статье 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» первичные учетные документы составляются в момент совершения операции, то РКО и ПКО должны составляться тогда, когда производится фактическая выдача или прием денег в кассу. Оформление кассовых документов «задним числом» неприемлемо, поэтому и нумерация кассовых документов должна соблюдаться.

Если деньги по доверенности получает представитель контрагента, а не производится выдача денег подотчетному лицу, то при оплате контрагенту через его уполномоченного представителя оформляется РКО, авансовый отчет в данном случае не оформляется. Квитанция к ПКО и фискальный чек вместе с доверенностью прикрепляются к РКО.