Какие документы нужны для оплаты проезда на автобусе во время командировки? (Г. Шахворостова, 26 сентября 2014 г.)

Г. Шахворостова, сертифицированный

бухгалтер-практик САР

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНЫ ДЛЯ ОПЛАТЫ ПРОЕЗДА НА АВТОБУСЕ ВО ВРЕМЯ КОМАНДИРОВКИ?

Какие нужны документы для оплаты проезда на автобусе во время командировки? Можно ли включать в затраты проезд на автобусе по отрывному билету?

В соответствии со статьей 101 Налогового кодекса, к компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся, в том числе, фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости), а также суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.

Так как в Налоговом кодексе не раскрывается понятие документам, подтверждающим расходы, и не указан конкретный перечень таких документов, поэтому в таких случаях следует руководствоваться положениями пункта 1 статьи 7 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Согласно положению данной статьи, бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику. Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

При этом пунктом 2 статьи 7 данного Закона и Приказом Министерства финансов РК «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета» определено, что формы или требование первичных документов утверждены уполномоченным органом и (или) Национальным Банком РК в соответствии с законодательством РК. Первичные документы, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом, а разработаны налогоплательщиком самостоятельно, принимаются к учету, если содержат обязательные реквизиты в соответствии с законодательством РК. В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов РК и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Таким образом, так как при командировочных расходах принимаются к учету проездные документы, на основании которых подтверждается факт совершения поездки и пункт отправления и назначения, следует вывод, что билет на автобус отвечает требованиям первичных документов, если в нем содержится информация по указанию следующих обязательных реквизитов:

1) наименование документа (формы);

2) дата составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы ИП, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.

Поэтому при соответствии этим требованиям при исчислении налогооблагаемого дохода налогоплательщик имеет право отнести расходы по проездному билету на автобус на вычеты.

Что касается расходов на проезд на городском автобусе по отрывному билету по месту нахождения командированного сотрудника, то для покрытия таких расходов выплачиваются суточные. Кроме того, отрывные билеты городского автобуса не содержат необходимые обязательные реквизиты, требуемые для первичных документов, соответственно, расходы по таким билетам не подлежат отнесению на вычеты.