Как оформляется и отражается в учете авансовый отчет? (Ю. Гамалей, 27 ноября 2014 г.)

Ю. Гамалей, менеджер Департамента

консалтинга ТОО «BDO Казахстанаудит»

КАК ОФОРМЛЯЕТСЯ И ОТРАЖАЕТСЯ В УЧЕТЕ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ?

Сотрудник ездил в командировку, представил документы: командировочное удостоверение, билет и счет-фактуру с актом выполненных работ на проживание в гостинице. Как правильно оформить авансовый отчет? Какие проводки нужно сделать? На какой счет относится проживание в гостинице?

В соответствии со статьей 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.

Формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным банком в соответствии с законодательством РК.

В соответствии с Приказом МФ РК от 20 декабря 2012 года № 562 утверждены формы первичных учетных документов, в том числе форма авансового отчета (Форма Т-3). Субъекты предпринимательства при оформлении операций, связанных с авансовыми отчетами, обязаны использовать именно эту утвержденную уполномоченным органом форму.

Авансовый отчет - документ, подтверждающий расходование аванса. В нем указываются суммы, полученные под отчет, фактически произведенные расходы, остаток подотчетных сумм или их перерасход. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы, в том числе на проживание, проездные билеты (в случае использования самолета - посадочный талон). Работник, вернувшийся из командировки, оформляет докладную, в которой информирует руководство о проделанной в командировке работе.

После того как сотрудник вернулся из командировки, он должен отчитаться перед бухгалтером по затратам. Для этого он обязан предоставить чеки. На основании предоставленных документов необходимо заполнить авансовый отчет.

Авансовый отчет состоит из лицевой и оборотной стороны.

Заполняется «шапка» документа. Обязательно указывается остаток по предыдущим авансам - это сумма выданных средств (возможно, задолженность по предыдущим авансам), сумма, выданная на командировку, указывается фактически израсходованная сумма по предоставленным документам, а также суточные, которые документально не подтверждаются. В итоге отражается сумма неиспользованных работником командировочных или их перерасход, который в случае обоснованности и целесообразности всех предоставленных документов подлежит выплате работнику.

Признание затрат, связанных с командировкой, в учете отражается следующими проводками (Проводки даны с допущением, что работник сам за счет средств, полученных на командировку, приобретал билет на самолет (поезд, автобус) и расплачивался за проживание в гостинице):

1) Признание расходов на проезд:

Дебет 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», или

Дебет 7210 «Административные расходы»;

Кредит 3310 «Краткосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам» (компания, у которой приобретался билет на проезд);

2) Признание расходов на проживание в гостинице:

Дебет 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», или

Дебет 7210 «Административные расходы»;

Кредит 3310 «Краткосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам» (гостиница, в которой проживал работник).

3) Зачет, выданного аванса на командировку, в счет погашения задолженности поставщикам:

Дебет 3310 «Краткосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам» (компания, у которой приобретался билет на проезд) и

Дебет 3310 «Краткосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам» (гостиница, в которой проживал работник);

Кредит 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работника».

4) Списание на расходы суточных:

Дебет 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», или

Дебет 7210 «Административные расходы»;

Кредит 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работника».

5) Неиспользованная сумма командировочных сдается в кассу (оформление приходно-кассового ордера):

Дебет 1010 «Денежные средства в кассе»;

Кредит 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работника».

или

6) Перерасход командировочных выплачивается работнику (например, также через кассу, - оформление расходно-кассового ордера)

Дебет 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работника»;

Дебет 1010 «Денежные средства в кассе».

Оборотная сторона авансового отчета детализирует расходы. Или иными слова там отражаются реквизиты предоставленных первичных документов: номера и даты, наименование, кому и за что уплачено. Под этим листом подписывается подотчетное лицо.

К авансовому документу необходимо прикрепить все предоставленные работником документы.

Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом, утверждается руководителем и служит основанием для списания выданного аванса.

Бланк авансового отчета, оформленный на компьютере, не может храниться только в электронном виде. Его обязательно нужно распечатать и подписать у руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера и подотчетного работника.