Правомерно ли оформление накладной на отпуск товара не по Форме З-2 «Накладная на отпуск запасов на сторону»? (К. Рахманов, 20 января 2015 г.)

К. Рахманов, аудитор ТОО «Ар-Аудит», СIPA

ПРАВОМЕРНО ЛИ ОФОРМЛЕНИЕ НАКЛАДНОЙ НА ОТПУСК ТОВАРА НЕ ПО ФОРМЕ З-2 «НАКЛАДНАЯ НА ОТПУСК ЗАПАСОВ НА СТОРОНУ»?

ТОО накладную на товар, прилагаемую к счету-фактуре, оформило по форме «Расходная накладная № от ... », то есть не по Форме З-2 «Накладная на отпуск запасов на сторону», утвержденной Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562. Каковы последствия оформления первичных бухгалтерских документов с 2013 г. не по формам, утвержденным Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562, как для стороны, выписавшей документ, так и стороны, принявшей такой документ?

Нормативная база. Согласно статье 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28.02.2007 года:

1. Бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.

Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

2. Формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством РК.

3.Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 настоящей статьи, разрабатываются индивидуальными предпринимателями и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов РК и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

В соответствии со статьей 2 данного закона юридические лица обязаны вести бухгалтерский учет в соответствии с МСФО, или МСФО для малого и среднего бизнеса. Одним из главных постулатов МСФО является приоритет сущности над формой, поэтому если документ позволяет извлечь из него всю необходимую информацию, которая трактуется однозначно, то данный документ может служить основанием для бухгалтерских записей независимо от того, в какой форме этот документ составлен.

Стандартная форма накладной на отпуск товаров на сторону З-2 есть в списке форм, утвержденных уполномоченным органом, однако выдача товара по другой форме накладной допускается, если компания решит для себя изменить данную форму, и законодательного запрета на это нет. Однако эта форма накладной должна нести в себе необходимую информацию, перечень которой предусмотрен формой З-2.

Административная ответственность. Кодекс «Об административных правонарушениях (статьи 178 - 179) не предусматривают наказание за оформление накладной по форме, которая не утверждена Министерством финансов. Административная ответственность возлагается в случаях уклонения от ведения бухгалтерского учета, составления искаженной финансовой отчетности, сокрытия данных, подлежащих отражению в учете. Выписка накладной по другой форме не относится к таким случаям.