Можно ли арендовать у своего работника личный автотранспорт для использования в служебных целях? (Т. Иванова, 25 августа 2015 г.)

Т. Иванова

Налоговый консультант

МОЖНО ЛИ АРЕНДОВАТЬ У СВОЕГО РАБОТНИКА ЛИЧНЫЙ АВТОТРАНСПОРТ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ?

У ТОО есть сотрудник, который занимается продажами, соответственно эксплуатирует свою машину в рабочих целях. Если сотрудник будет приносить чеки по ГСМ при каждой командировке в область, можно ли будет эти чеки брать на вычеты? Или только можно провести в бух.учете, а в налоговом не будет учитываться? Можно ли заключить какой -нибудь договор с сотрудником, чтобы брать эти расходы на вычеты? И какая максимальная сумма такого договора в год? Вообще заключение такого договора будет правомерно?

Аренда транспортных средств у работника

В соответствии с подпунктом 26 пункта 1 статьи 12 Налогового кодекса, работник - физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем и непосредственно выполняющее работу по трудовому договору (контракту).

Арендные отношения между работником и предприятием могут быть оформлены следующим образом:

аренда автотранспортных средств, используемых в служебных целях, с компенсацией затрат работнику (передача прав владения);

аренда автотранспортных средств, используемых в служебных целях, с выплатой дохода работнику в виде арендной платы (передача прав владения и пользования).

Аренда автотранспортных средств, используемых в служебных целях, с компенсацией затрат работнику

В соответствии со статьей 23 Трудового кодекса РК от 15 мая 2007 г. № 251 (далее - Трудовой кодекс), работодатель обязан обеспечивать работников средствами труда, необходимыми для выполнения ими трудовых обязанностей, в том числе компенсировать затраты работника, если он использует для этого личное имущество.

Так, статьей 155 Трудового кодекса предусмотрено, что при использовании работником личного имущества в интересах работодателя и с его согласия работодателем производится компенсационная выплата за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, других технических средств и расходы на их эксплуатацию по соглашению сторон. Компенсации могут выплачиваться только штатным работникам предприятия, которые по должности, согласно штатному расписанию и Должностной инструкции, обеспечиваются автотранспортом для выполнения функциональных обязанностей. Для оформления арендных отношений заключается договор на использование личного автомобиля в служебных целях.

Все расходы по технической эксплуатации и расходы, связанные с содержанием автомобиля, несет собственник, т.е. работник, без какого-либо возмещения.

Все расходы по коммерческой эксплуатации автомобиля несет арендатор, т.е. предприятие - в форме компенсаций, при наличии подтверждающих документов.

Затраты на компенсации включаются в расходы периода и списываются по актам, согласно порядку, установленному Учетной политикой, при наличии подтверждающих документов. Если компания имеет на балансе собственные автомобили и привлекает автомобили своих работников, то необходимо организовать раздельный учет затрат одним из методов, установленных в Учетной и (или) Налоговой политике согласно статье 58 Налогового кодекса. Компенсационные расходы в пределах установленных норм, подтвержденные документально, относятся на вычеты из совокупного годового дохода юридического лица согласно статье 100 Налогового кодекса, как расходы, связанные с деятельностью, направленной на получение дохода.

Положения НК. На основании подпункта 24 пункта 3 статьи 155 Налогового кодекса, возмещение расходов физического лица-арендодателя, не являющегося индивидуальным предпринимателем, на содержание и ремонт имущества, переданного в аренду, или расходы арендатора на содержание и ремонт имущества, арендованного у физического лица, не зачитываемые в счет платы по договору аренды, не облагается индивидуальным подоходным налогом, обязательными пенсионными взносами, социальным налогом и социальными отчислениями. Не подтвержденные документально компенсации, использованные не по назначению, сверхнормативные, а также при отсутствии раздельного учета затрат на личные нужды и производственные цели, должны рассматриваться в качестве дохода работника в натуральной форме или в виде материальной выгоды и облагаться соответствующими налогами.

При выплате компенсаций подтверждающими документами будут являться:

Трудовой договор, в котором оговаривается возможность использования личного имущества на компенсационной основе;

договор на использование личного автотранспорта для служебных поездок;

штатное расписание предприятия, в которое включена должность работника, чей транспорт используется для поездок;

должностная инструкция, устанавливающая, что производственная деятельность этого работника связана с необходимостью систематических служебных поездок;

приказ директора предприятия с указанием общего объема работ по использованию транспортного средства;

производственно-технические нормы расхода ГСМ, авторезины, утверждаемые ежегодно руководителем компании и разработанные на основании отраслевых норм, утвержденных Постановлением Правительства РК от 11.08.2009 года № 1210 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 12.03.2014 г.);

перечень затрат на текущее обслуживание (ТО, ЕО, СО, диагностика), который разрабатывается и утверждается в составе графика на планово-предупредительный ремонт по видам работ и в денежном выражении согласно ПТЭ, утвержденных Постановлением Правительства РК от 28.02.2008 г. № 203;

путевые и маршрутные листы;

акты на списание ГСМ, авторезины и запчастей, приобретаемых при прохождении ТО;

ксерокопия свидетельства о регистрации транспортного средства;

чеки, счета-фактуры, накладные, акты на выполнение работ и услуг и т.п.

Аренда автотранспортных средств, используемых в служебных целях, с выплатой дохода работнику в виде арендной платы

Этот вариант может применяться между предприятием и работником в двух видах:

а) аренда автотранспорта без экипажа (водителя);

б) аренда автотранспорта с экипажем (водителем).

При аренде автомобиля у работника без водителя договор аренды заключается в соответствии с требованиями статей 540-564 Гражданского кодекса (Особенная часть) стороны именуются «наниматель» и «наймодатель».

Управление, техническая и коммерческая эксплуатация транспортного средства возлагаются на нанимателя. Водитель назначается нанимателем и эксплуатирует транспортное средство по доверенности, выданной наймодателем. Должность водителя предусматривается в штатном расписании компании.

К обязательным затратам наймодателя относятся:

капитальный ремонт;

неотложный ремонт, возникший в силу обстоятельств, за которые наниматель не отвечает;

проведение техосмотра;

оплата налога на транспорт;

оформление доверенностей на управление транспортным средством.

К обязательным затратам нанимателя относятся:

страхование ГПО водителя;

техническое обслуживание (диагностика, ЕО, СО, ТО и т.п.), в т.ч. сопутствующий текущий ремонт;

оплата ГСМ, износа резины, аккумуляторов и других расходных материалов;

оплата мойки транспортного средства;

оплата ущерба, понесенного в ДТП;

оплата парковки и т.п.

При аренде автотранспорта у работника с водителем договор аренды заключается в соответствии с требованиями статей 585-594 Гражданского кодекса (Особенная часть) стороны именуются «арендатор» и «арендодатель». Управление, техническая и коммерческая эксплуатация транспортного средства возлагается на арендодателя. Работник совмещает функции по основной должности с обязанностями водителя.

К обязательным затратам арендодателя относятся:

текущий и капитальный ремонт;

проведение техосмотра;

страхование ГПО;

оплата налога на транспорт;

диагностика, ЕО, ТО, СО.

К обязательным затратам арендатора относятся:

оплата ГСМ и других расходуемых материалов в процессе эксплуатации;

оплата сборов и других расходов, возникающих в процессе коммерческой эксплуатации транспортного средства (лицензии, парковки и т.п.).

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 168 Налогового кодекса, доходы физического лица по заключенным с налоговым агентом в соответствии с законодательством Республики Казахстан договорам гражданско-правового характера являются доходами физического лица от налогового агента, подлежащими налогообложению.

Согласно пункту 1 статьи 168 Налогового кодекса доход физического лица от налогового агента, облагаемый у источника выплаты, определяется как доход физического лица от налогового агента, подлежащий налогообложению, с учетом корректировок, предусмотренных статьей 156 Налогового кодекса (доходы, не подлежащие налогообложению). Сумма ИПН исчисляется по ставке 10 % (ст. 169 Налогового кодекса).

В соответствии с пунктом 2 статьи 357 Налогового кодекса, объектом налогообложения для юридических лиц-резидентов (или их структурных подразделений, признанных самостоятельными плательщиками социального налога) и юридических лиц-нерезидентов, осуществляющих деятельность в Республике Казахстан через постоянные учреждения, являются расходы работодателя, выплачиваемые работникам-резидентам в виде доходов, определенных пунктом 2 статьи 163 Налогового кодекса, работникам-нерезидентам - в виде доходов, определенных подпунктами 18, 19, 20 и 21 пункта 1 статьи 192 Налогового кодекса, а также доходы иностранного персонала, указанного в пункте 7 статьи 191 Налогового кодекса, за исключением доходов, указанных в части второй пункта 2 статьи 357 Налогового кодекса.

В соответствии с пунктом 1 статьи 25 Закона Республики Казахстан «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан» от 21 июня 2013 года № 105-V, обязательные пенсионные взносы устанавливаются в размере 10 %от ежемесячного дохода работника, принимаемого для исчисления пенсионных взносов.

Статьей 8 Закона Республики Казахстан «Об обязательном социальном страховании» от 25 апреля 2003 года № 405 установлено, что обязательному социальному страхованию подлежат работники (за исключением работающих пенсионеров), самостоятельно занятые лица, включая иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан и осуществляющих деятельность, приносящую доход на территории Республики Казахстан.

Комментарии. Таким образом, если физическое лицо (в том числе и являющееся работником организации) сдает в аренду имущество юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, то доход, полученный от сдачи в аренду имущества, относится к доходу физического лица от налогового агента и подлежит обложению индивидуальным подоходным налогом у источника выплаты. При этом обязанность по исчислению, удержанию и перечислению индивидуального подоходного налога у источника выплаты возлагается на налогового агента.

Вместе с тем, поскольку предоставление в аренду имущества не относится к трудовым отношениям между юридическим лицом и работником, арендная плата не является объектом обложения социальным налогом, социальными отчислениями, а также с таких доходов не удерживаются обязательные пенсионные взносы.

При этом работник, сдавший в аренду своему предприятию личный автотранспорт, может не регистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя в налоговых органах. Поскольку пунктом 4-1 статьи 19 Гражданского кодекса установлено, что физическое лицо, не использующее труд работников на постоянной основе, вправе не регистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя при получении установленных налоговым законодательством Республики Казахстан следующих доходов:

1) облагаемых у источника выплаты;

2) имущественного дохода;

3) прочих доходов.

При сдаче в аренду личного транспортного средства наймодатель получает доходы от аренды в форме арендной платы.

Арендодатель получает доходы в форме арендной платы и зарплаты за совмещение должностей.

Наниматель (арендатор) относит на вычеты сумму арендной платы и обязательные расходы, связанные с содержанием арендуемого транспортного средства, коммерческой и технической эксплуатацией, в части его касающейся, при наличии подтверждающих документов и организации раздельного учета, согласно статье 100 Налогового кодекса.

Суммы заработной платы арендодателя, получаемые в качестве водителя, учитываются совокупно в составе зарплаты по основной должности и облагаются налогами в общеустановленном порядке.

При этом размер арендной платы устанавливается по договоренности сторон и может быть любой, минимального или максимального предела действующим законодательством не предусмотрено.

Пример

С работником ТОО заключен договор ГПХ на аренду автомобиля. Согласно договору сумма арендной платы составляет 30 000 тенге в месяц.

В бухгалтерском учете ТОО аренда отражается как операционная. Рекомендуемые бухгалтерские проводки:

Учет ГСМ в коммерческих организациях регламентируется внутрифирменными положениями или инструкциями. Обычно в деловом обороте при списании ГСМ по служебной командировке оформляются через путевой лист, в котором производится таксировка списания ГСМ по норме расхода, утверждённой внутрифирменными регламентами. Что касается вычетов, то в соответствии пункта 1 статьи 100 Налогового кодекса расходы налогоплательщика в связи с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, подлежат вычету при определении налогооблагаемого дохода.

Вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода.

Пунктом 2 статьи 56 Налогового кодекса установлено, что налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета. Порядок ведения бухгалтерской документации устанавливается законодательством РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

Нормативная база. Согласно статье 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.

Таким образом, Организация устанавливает перечень первичных документов помимо официальных (разработанных Министерством финансов РК), а также разработанных самой организацией в соответствии с требованиями Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» являющимися основанием для оприходования ГСМ (приходный ордер и документ подтверждающий приобретение и оплату-чек ККМ, счет-фактуру, путевой лист, накладная, акт на списание по норме и т. д.).

Счет-фактура, является обязательным документом только для отнесения НДС в зачет.

Списание ГСМ в бухгалтерском учете, и отнесение ГСМ на вычеты в налоговом учете, производится на основании данных путевых листов.

Выводы. Таким образом, ТОО имеет право заключать договор со своим работником на аренду его личного автомобиля для использования в служебных целях. Списание ГСМ при использовании личного автомобиля и отнесении на вычеты, осуществляется на основании путевых листов, договора на аренду, с приложением подтверждающих документов (чеки, счета-фактуры).

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.