Составление и оформление должностной инструкции (по состоянию на 2015 год) (Р. Панов, Г. Дурановская)

18.08.2015

Р. Панов, исполнительный директор ТОО «All&Company»,

специалист по кадровым вопросам

Г. Дурановская, специалист высшего уровня

квалификации по вопросам труда и заработной платы

См. редакцию за 2011 г.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

(по состоянию на 2015 г.)

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот нормативный акт часто недооценивают и пренебрегают им. В связи с этим в данной теме речь пойдет о значении должностной инструкции и о том, как разработать и оформить ее.

1. Для чего нужна должностная инструкция?

В соответствии со статьей 125 Трудового кодекса квалификационные требования к работникам и сложность определенных видов работ устанавливаются на основе «Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, тарифно-квалификационных характеристик профессий рабочих» (далее - ЕТКС), «Квалификационного справочника должностей, руководителей, специалистов и других служащих», утвержденного приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 21 мая 2012 года № 201-п-м, а также Типовых квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций различных видов экономической деятельности.

Типовые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций различных видов экономической деятельности разрабатываются и утверждаются уполномоченными государственными органами соответствующих сфер деятельности по согласованию с уполномоченным государственным органом по труду.

Разумеется, определенную роль при формировании условий и оплаты труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста трудового договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и судебного разбирательства.

Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

Государственные инспекторы по труду при проверках, а также суды при разрешении трудовых споров часто требуют представления должностных инструкций.

Должностная инструкция понадобится и при аттестации персонала, и при увольнении работника в период испытательного срока, и при проведении сокращения численности или штата работников. Этот акт относится к тем документам, которые лучше принять, чем проигнорировать. Если вы убедились в этом, следует смело вносить на обсуждение руководства предложение о разработке должностных инструкций.

2. Правила для инструкции

Прежде чем начать разработку инструкций нужно правильно организовать эту работу. В этом вам поможет специальный документ «Положение о должностной инструкции». В нем необходимо подробно оговорить правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, привести требования к содержанию инструкций, а также указать лиц, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих актов работодателем.

«Положение о должностной инструкции» - необязательный документ, но если вы хотите упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы, лучше не пренебрегать этим актом работодателя. Работа над проектом положения чаще всего ложится на плечи кадровиков. Разработанный проект следует представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

Положение о должностной инструкции каждая организация разрабатывает самостоятельно.

3. В чем заключаются преимущества и недостатки должностных инструкций?

В работе над должностными инструкциями специалистам по кадрам отводится роль куратора и консультанта.

Как правильно организовать этот процесс, начиная с написания проекта и заканчивая утверждением готового документа?

Прежде всего, необходимо знать, как выглядит должностная инструкция, из каких разделов она состоит и какая информация включается в каждый из этих разделов.

4. Чем следует руководствоваться при разработке должностных инструкций?

В разработке должностных инструкций неоценимую помощь вам окажут «Правила разработки, апробации, пересмотра, утверждения и применения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, тарифно-квалификационных характеристик профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также типовых квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций», утвержденные приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 19 июля 2007 года № 165-п (далее - Правила). В этом документе определен порядок применения ЕТКС и «Квалификационного справочника должностей, руководителей, специалистов и других служащих» непосредственно в работе кадровой службы, в том числе и для разработки должностных инструкций.

В соответствии с пунктом 9 Правил, приведенные в ЕТКС тарифно-квалификационные характеристики, а также характеристики в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих по разрядам, состоят из трех разделов: «Характеристика работ», «Должен знать», «Примеры работ».

В разделе «Характеристика работ» содержится описание основных, наиболее типичных для данной профессии и данного разряда работ, которые должен уметь выполнять рабочий. Описание этих работ дается в разделе выполняемых рабочим трудовых функций, из которых складывается процесс труда: подготовительных операций к непосредственному ведению технологического процесса, операций по уходу за оборудованием и обслуживанию рабочего места; действий рабочего по непосредственному ведению технологического процесса с указанием его параметров, стадий и кратких технических характеристик.

В разделе «Должен знать» излагаются основные требования к квалификации рабочего, необходимой для качественного выполнения работ, приведенных в разделе «Характеристика работ», то есть, знание свойств предметов труда, технологических и конструктивных особенностей орудий труда, последовательности и стадий технологического процесса, технической и технологической документации, а также требования к специальным знаниям рабочего, обусловленные спецификой и сложностью выполняемых работ. По отдельным профессиям рабочих, выполняющих работы повышенной сложности, соответствующие шестым и более разрядам, в разделе «Должен знать» приведены требования к уровню профессионального образования. Конкретные требования к профессиональной подготовке и профессиональному образованию рабочих могут быть определены при присвоении квалификационных разрядов.

В разделе «Примеры работ» приводится перечень работ, наиболее типичных для данной профессии и данного разряда работ. В тех случаях, когда в разделе «Характеристика работ» достаточно полно изложено описание выполняемых работ, раздел «Примеры работ» в квалификационной характеристике не приводится. Тарифно-квалификационные характеристики конкретных профессий рабочих разработаны с учетом того, что рабочий более высокой квалификации помимо работ, перечисленных в квалификационной характеристике присвоенного ему разряда, должен обладать знаниями, навыками и умением, необходимыми при выполнении работ, предусмотренных тарифно-квалификационными характеристиками рабочих более низкой квалификации этой же профессии.

Квалификационная характеристика каждой должности «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» согласно пункту 24 Правил также состоит из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации». В разделе «Должностные обязанности» содержатся основные трудовые функции, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных обязанностей, и требования к стажу работы.

В квалификационных характеристиках должностей приведен перечень основных, наиболее распространенных работ. Конкретный перечень должностных обязанностей работников устанавливается должностными инструкциями, которые разрабатываются и утверждаются работодателем (п. 25 Правил).

Прежде чем составлять должностную инструкцию, рекомендуем разработать ее проект. Кто лучше всех знает обязанности сотрудников и служебные взаимосвязи в организации? Конечно непосредственные руководители работников - начальники структурных подразделений. Поэтому разработку проектов должностных инструкций можно доверить именно начальникам отделов. Чтобы они успешно справились с этой задачей, ознакомьте их с правилами разработки должностных инструкций, обеспечьте копиями вышеуказанных нормативных актов, объясните им, что инструкция должна быть написана простым и понятным языком, задачи и функции работника максимально конкретизированы, что следует избегать общих фраз и расплывчатых формулировок.

После того, как ваш совместный труд с руководителями структурных подразделений будет завершен, проекты инструкций нужно направить на визирование в юридической отдел организации или юрисконсульту. Юрист проверит должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также посмотрит, согласуются ли их положения с трудовыми договорами сотрудников. Ведь в случае спора суд отдаст приоритет не инструкции, а именно трудовому договору, как документу, обладающему большей юридической силой.

5. Какие ошибки допускаются при составлении должностных инструкций?

При составлении должностных инструкций нередко допускаются ошибки, за которые работодатель может впоследствии серьезно поплатиться.

При составлении должностных инструкций следует избегать:

- расплывчатых, некорректных формулировок;

- дублирования функций (закрепление одних и тех же функций в должностных инструкциях разных работников);

- ситуации, когда трудовые функции не закреплены ни за одним работником;

- нерационального подходы в определении объема обязательств («перегрузки» или «недогрузки работника»);

- дисбаланса прав и обязанностей (при множестве обязанностей и минимума прав работник устает и начинает проявлять интерес к более сбалансированной работе).

В заключение хочется напомнить, что чем подробнее будет должностная инструкция, тем больше пользы она принесет работодателю. Особенно четко нужно прописывать должностные обязанности, подчиненность.

6. Как оформить должностную инструкцию?

Какой-либо утвержденной на государственном уровне формы должностной инструкции не существует. Поэтому каждая отдельная организация вправе разработать и утвердить свою форму инструкции внутренними документами работодателя. Как правило, должностная инструкция состоит из таких разделов, как:

- Общие положения, включающие в себя квалификационные требования, требования к образованию, знаниям и умениям работника, порядок его подчиненности, и др.;

- Должностные обязанности;

- Права работника;

- Случаи наступления ответственности и ее меру.

Должностная инструкция визируется непосредственным руководителем работника, кадровой службой, юристом и утверждается первым руководителем организации. Стоит отметить, что должностная инструкция разрабатывается не на конкретного работника по-фамильно, а на отдельную должность.

7. Каков порядок ознакомления с должностной инструкцией?

После вступления инструкции в действие необходимо ознакомить с ней работника и проставить отметку об ознакомлении. Есть два варианта письменного ознакомления работника с должностной инструкцией.

Первый (основной) вариант. Работник расписывается в самой должностной инструкции после всех подписей и виз. При этом инструкция оформляется в двух экземплярах - один хранится у работодателя - другой у работника.

Оформить отметку об ознакомлении лучше всего таким образом:

Второй вариант

Ознакомление оформляется отдельным листом, который становится неотъемлемой частью самой инструкции (применяется в тех случаях, когда должностная инструкция составляется в одном экземпляре, а для текущей работы с подлинника снимают копии и передают их работникам. Для удобства рекомендуется оформлять лист ознакомления в табличной форме. Например:

Недостатком второго способа (т.е. когда работник подписывается не под самой инструкцией, а на листе ознакомления) является то, что в случае возникновения трудового спора работодателю необходимо будет доказывать, с какой именно инструкцией был ознакомлен работник. Поэтому, более предпочтителен способ подписи в самой должностной инструкции, которая остается и у работодателя, и у работника.

Утвержденную должностную инструкцию вместе с листом ознакомления (если он есть) нумеруют, шнуруют и заверяют печатью. На обороте последнего листа должностной инструкции (должность) пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью столько-то листов (количество листов прописью). Руководитель организации или уполномоченное им лицо подписывает запись и ставит дату.

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.