Какой порядок хранения электронных документов? (Р. Кемебаева, 9 июля 2025 г.)

 Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации.

Какой порядок хранения электронных документов?
(Р. Кемебаева, профессиональный бухгалтер, 9 июля 2025 г.)

ТОО собирается архивировать документы постоянного хранения и утилизировать документы за период 2004 - 2020 года.

Трудовые контракты, расчетные ведомости, ведомости по перечислению ОПВ и СО, табеля учета рабочего времени, приказы, налоговые отчеты и заключенные контракты - все это оставляет.

Утилизацию будет проводить компания, с которой будет заключаться договор.

Со стороны ТОО подготовлен приказ об архивировании и акт о выделении к уничтожению документов.

Какие риски могут возникнуть у ТОО в данной ситуации?

Будут ли электронные документы без живой печати и подписей приниматься при закрытии ТОО, при проведении налоговой проверки или камерального контроля?

Согласно статье 11 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее - Закон) индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством РК.

Электронный документ — это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи (подпункт 18) пункта 5 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных приказом Министра культуры и спорта РК от 25 августа 2023 года № 236).

Вместе с тем, пунктом 6 статьи 7 Закона определено, что при составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальные предприниматели и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством РК.