Вправе ли ТОО самостоятельно утилизировать бухгалтерские документы по истечении срока давности? (Р. Кемебаева, 1 октября 2024 г.)

Вправе ли ТОО самостоятельно утилизировать бухгалтерские документы по истечении срока давности?
(Р. Кемебаева, профессиональный бухгалтер, 1 октября 2024 г.)

Компания планирует утилизировать бухгалтерские документы по истечении срока давности.

Вправе ли компания сделать это самостоятельно?

Что необходимо для этого сделать?

Согласно статье 11 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством РК.

Работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение и обязательное социальное страхование (подпункт 17) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса).

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (пункт 75 Правил ведения бухгалтерского учета).

Течение периода хранения документов устанавливает приказ и. о. Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения». Здесь имеется ряд документов срок хранения которых составляет 5 лет при условии проверки (ревизии). Это значит, что если за 5 лет проверка (ревизия) не проводилась, то уничтожить эти документы нельзя даже по истечении 5 лет, то есть уничтожить их не вправе и даже при ликвидации организации их нужно передать в архив.

Налоговые формы хранятся у налогоплательщика (налогового агента) в течение срока исковой давности, установленного статьей 48 Налогового кодекса, но не менее пяти лет (статья 205 Налогового кодекса). При этом отсчет срока исковой давности начинается после окончания соответствующего налогового периода.