Какие документы необходимы для подтверждения расходов по командировке по Казахстану и за границей? (И. Смурыгина, 3 сентября 2015 г.) (утратил силу)

И. Смурыгина, начальник отдела налогового консалтинга ТОО «Казахстанаудит»

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМЫ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ РАСХОДОВ ПО КОМАНДИРОВКЕ ПО КАЗАХСТАНУ И ЗА ГРАНИЦЕЙ?

Полный перечень необходимых документов для закрытия командировочных расходов по РК и зарубежью (нужно ли командировочное удостоверение с отметкой о прибытии и убытии, нужен ли отчет о результатах командировки и можно ли во время командировки относить на вычет питание (в кафе, ресторане и т.п.) при деловых встречах, а также проезд на такси к месту встречи)

Положениями статьи 101 Налогового кодекса определены расходы субъектов по командировкам, относимые на вычеты. К компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся:

1) фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);

2) фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь;

3) суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.

При этом, время нахождения в командировке определяется на основании:

- приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;

- количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика;

- расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования), на основании документов, подтверждающих расходы на оформление въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования).

Выводы. Таким образом, для отнесения на вычеты, положениями статьи 101 Налогового кодекса не предусмотрено обязательное наличие командировочного удостоверения, в том числе для оформления авансового отчета по приезду работника из командировки.

Вместе с тем, не будет нарушением, если для направления работников в командировку по Казахстану, компания самостоятельно разработает и утвердит бланк/форму командировочного удостоверения, с отражением этих нюансов в учетной налоговой политике. Для загранкомандировок, не имеет смысла использовать командировочные удостоверения, где нужно будет проставлять записи и печати на иностранном языке о прибытии и убытии.

Для целей отнесения на вычеты сумм компенсаций при служебных командировках работник должен предоставить - документы, подтверждающие проезд к месту командировки и обратно, в том числе электронный билет и документ, подтверждающий факт оплаты их стоимости (фискальный чек при расчете за наличный расчет, выписку платежного терминала при расчете посредством платежной карточки), если проездные документы (авиабилеты, железнодорожные билеты и пр.) оплачивались работником лично.

Для подтверждения расходов на наем жилого помещения работник обязан предоставить счет-фактуру (если поставщик услуг является плательщиком НДС), Акт выполненных работ (оказанных услуг), а также кассовый чек - в случае наличного расчета за проживание.

Счета-фактуры и Акты выполненных работ могут предоставлять как юридические лица, так и ИП. При этом, для ИП допускается осуществлять деятельность без печати, соответственно, при предоставлении услуг по проживанию, ИП вправе заверять такие документы личной подписью без использования печати.

Компания вправе утвердить в учетной налоговой политике обязательное.

Выводы. На основании изложенного основанием для отнесения на вычет расходов по командировке достаточно перечисленных в статье 101 документов, подтверждающих факт оплаты и осуществления работником командировки.

При этом, при направлении работников в командировку за границу (кроме России и других стран, где будет использование русского языка) при наличии документов на проживание на иностранном языке, необходим нотариально заверенный перевод этих документов.

В учетной налоговой политике и внутренним приказом компания вправе закрепить требование о предоставлении работником авансового отчета/отчета о результатах командировки.

Следует отметить, что при направлении работника в командировку за пределы РК при оформлении авансового отчета операции, выраженные в иностранной валюте (выдаваемые суточные), подлежат пересчету в национальную валюту с применением рыночного курса валют, размещенного на официальном Интернет-ресурсе Национального Банка РК на дату совершения операции (платежа).

Согласно статье 100 Налогового кодекса, понесеённые расходы налогоплательщиков, в том числе на командировку, должны подтверждаться первичными документами.

Выводы. Следует заметить, что на практике налоговыми органами, зачастую чеки, выданные в такси не принимаются к вычету, то есть компаниям практически невозможно доказать обратное. В связи с этим, рекомендую, не рисковать и производить работниками компании расчеты за такси, исходя из сумм суточных, выдаваемых работникам. Размер суточных для работников, направляемых в командировку, установив размер суточных в приказе по компании, где также возможно указать цель командировки, ФИО, должности работников, направляемых в командировку, место (страна, город, наименование компании, куда направляются для переговоров работники и т.д.).

Статьей 102 Налогового кодекса определены критерии и размер представительских расходов, относимых на вычеты, где к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию лиц, в том числе физических лиц, не состоящих в штате налогоплательщика, производимые при проведении следующих представительских мероприятий, независимо от места их проведения (то есть как в РК, так и за ее пределами), в том числе по установлению или поддержанию взаимного сотрудничества; питание таких лиц в ходе проведения представительских мероприятий;

При этом, не относятся к представительским расходам и не подлежат вычету расходы на организацию досуга, развлечений, отдыха.

Основаниями для осуществления вычета представительских расходов являются:

1) письменный приказ или письменное распоряжение налогоплательщика о проведении представительского мероприятия с указанием цели его проведения и лиц, ответственных за его проведение;

2) утвержденная налогоплательщиком смета расходов такого мероприятия;

3) отчет ответственных лиц о проведенном представительском мероприятии с указанием даты и места проведения, результатов проведенного мероприятия, состава участников, программы мероприятий, фактически произведенных расходах;

4) первичные и иные документы, подтверждающие основания и осуществление представительских расходов.

Представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1 процент от суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащим налогообложению, указанным в пункте 2 статьи 163 Налогового кодекса за налоговый период.

Вывод. Таким образом, расходы на питание в кафе ресторане и т.п. без спиртных напитков, возможно оформить как представительские расходы, с учетом утвержденной сметы на эти цели, с закреплением в изданном приказе по компании, при наличии отчета о результатах проведенных представительских мероприятиях. Расходы на спиртное на практике истолковываются налоговыми органами как расходы на развлечение, досуг, отдых и, как следствие, не относятся на вычеты.

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.