Апостилирование официальных документов, исходящих из судебных органов (Гульжамал Ергеш, главный специалист отдела анализа и планирования РГУ «Администратор судов по городу Нур-Султан»)

Апостилирование официальных документов,
исходящих из судебных органов

Стремительное развитие международных отношений может приводить к различным ситуациям, в том числе и к судебным делам, где одной из важной составляющей является сбор необходимых документов, подтверждающих какие-либо важные факты или обстоятельства, имеющих непосредственное отношение к делу. Сложность данного процесса заключается в том, что стороны, участвующие в данном деле, находятся в разных странах.

Ранее, что бы доказать подлинность происхождения судебных документов, необходимо было пройти процедуру легализации для предъявления их другой стране. Данная процедура представляла собой трудоемкий процесс, который был связан не только с поездками в посольства и консульства других стран, что занимало много времени, но и подразумевала огромные финансовые затраты.

Для упрощения процедуры легализации документов в 1961 году в Гааге Королевства Нидерландов была подписана Гаагская конвенция. Целью данной Конвенции являлось отмена требования легализации иностранных официальных документов, что позволило упростить порядок представления значимо важных документов для их представления в официальные представительства других стран. В настоящее время, чтобы подтвердить юридическую значимость документа, необходимо произвести лишь его апостилирование.

Присутствие апостиля на судебных документах является подтверждением того, что он будет действительным в официальных учреждениях стран участниц Гаагской конвенции.

На сегодняшний день участниками Гаагской конвенции являются 118 стран. Конвенция для Республики Казахстан вступила в силу с 30 января 2001 года.

Апостилированием официальных документов, исходящих из судебных органов, наделен аппарат Верховного Суда Республики Казахстан, территориальные органы в областях, городах Нур-Султан, Алматы и Шымкент (далее - услугодатель).

Услуга проставления штампа апостиль предоставляется как юридическим, так и физическим лицам.

В настоящее время прием заявления и выдача результата оказания данной государственной услуги осуществляется через:

1) некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее - Государственная корпорация);

2) канцелярию Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарата Верховного Суда Республики Казахстан) (далее - ДОДС ВС РК);

3) веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее - портал).

Прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляется с 9.00 до 17.30 часов, с перерывом на обед с 13.00 часов до 14.30 часов.

Через Государственную корпорацию документы на апостилирование принимаются с понедельника по субботу включительно с 9.00 до 20.00 часов без перерыва на обед, за исключением воскресенья и праздничных дней.

Прием осуществляется по выбору услугополучателя в порядке «электронной» очереди без ускоренного обслуживания. По желанию услугополучателя государственной услуги возможно «бронирование» электронной очереди посредством веб-портала «электронного правительства» и через портал - круглосуточно, за исключением технических перерывов, связанных с проведением ремонтных работ (при обращении услугополучателя после окончания рабочего времени, в выходные и праздничные дни согласно трудовому законодательству Республики Казахстан, прием заявления осуществляется следующим рабочим днем).

Стандарт государственной услуги четко регламентирует как сроки оказания данной услуги, так и сроки работы персонала с каждым отдельным посетителем. День приема документов не входит в срок оказания государственной услуги. Максимально допустимое время ожидания для сдачи пакета документов - 15 (пятнадцать) минут, максимально допустимое время ожидания обслуживания - 15 (пятнадцать) минут.

Гражданам для апостилирования судебных документов, необходимо предоставить следующие документы:

1) заявление согласно приложению 1 к настоящему стандарту государственной услуги;

2) документ, удостоверяющий личность (для идентификации);

3) официальный документ, исходящий из судебных органов, представляемый для апостилирования;

4) нотариально заверенная доверенность, в случае представления интересов услугополучателя государственной услуги третьим лицом;

5) копия документа, подтверждающая смену фамилии, имени, отчества (при его наличии) услугополучателя (с представлением оригинала для сверки);

6) документ, подтверждающий оплату в бюджет государственной пошлины за оказание государственной услуги (за исключением случаев оплаты через ПШЭП).

При обращении через портал:

1) электронное заявление, удостоверенное электронной цифровой подписью услугополучателя;

2) электронная копия документа (сканированная копия), представленного для проставления апостиля;

3) электронная копия документа (сканированная копия), подтверждающего оплату в бюджет государственной пошлины (за исключением случаев оплаты через ПШЭП).

Сведения о документах, удостоверяющих личность, а также документа, подтверждающего оплату в бюджет (в случае оплаты через ПШЭП) услугодатель и работник Государственной корпорации получает из соответствующих государственных информационных систем через шлюз «электронного правительства».

Услугодатель и работник Государственной корпорации получает письменное согласие услугополучателя государственной услуги на использование сведений, составляющих охраняемую законом тайну, содержащихся в информационных системах, при оказании государственных услуг, если иное не предусмотрено законами Республики Казахстан.

Размер государственной пошлины не является фиксированным, ее сумма зависит от размера месячного расчетного показателя на текущий год и составляет ровно ее половину. То есть, в 2020 г. сумма госпошлины составит 1325,5 тенге (2651*50%) за каждый апостилируемый документ.

Государственная пошлина оплачивается через банки второго уровня или организации, осуществляющие отдельные виды банковских операций, а также через платежный шлюз «электронного правительства» (далее - ПШЭП).

В Государственной корпорации выдача готовых документов осуществляется на основании расписки, при предъявлении удостоверения личности услугополучателя (либо его представителя по доверенности).

Государственная корпорация обеспечивает хранение результата в течение одного месяца, после чего передает их услугодателю для дальнейшего хранения. При обращении услугополучателя по истечении одного месяца, по запросу Государственной корпорации услугодатель в течение одного рабочего дня направляет готовые документы в Государственную корпорацию для выдачи услугополучателю.

В случае представления услугополучателем неполного пакета документов согласно перечню, предусмотренному пунктом 9 настоящего стандарта государственной услуги, услугодатель или работник Государственной корпорации отказывает в приеме заявления и выдает расписку об отказе в приеме документов по форме согласно приложению 2 к настоящему стандарту государственной услуги.

Услугодатель отказывает в оказании государственной услуги по следующим основаниям:

1) установление недостоверности документов, представленных услугополучателем для получения государственной услуги, и (или) данных (сведений), содержащихся в них;

2) несоответствие представленных материалов, данных и сведений, необходимых для оказания государственной услуги, требованиям Единых правил о порядке и условиях проставления апостиля на официальных документах, исходящих из государственных органов, а также от нотариусов Республики Казахстан, утвержденных приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 4 июня 2001 года № 67 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 1536) и настоящего Стандарта.

Сроки оказания государственной услуги с момента сдачи пакета документов составляют:

с момента сдачи пакета документов:

на портале - 1 (один) рабочий день;

в отделы филиалов Государственной корпорации, расположенные в областях, городах Нур-Султан, Алматы и Шымкент - 1 (один) рабочий день;

в другие отделы филиалов Государственной корпорации - 5 (пять) рабочих дней;

по обращениям дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Казахстан - 10 (десять) рабочих дней.

При этом следует иметь ввиду, что день приема документов не входит в срок оказания государственной услуги.

Форма оказания государственной услуги: электронная (частично автоматизированная) или бумажная.

В качестве подтверждения о получении документов через Государственную корпорацию, услугополучателю выдается расписка о приеме соответствующих документов.

Выдача готовых документов в Государственной корпорации осуществляется на основании расписки и предъявлении удостоверения личности услугополучателя (либо его представителя по доверенности).

Если по каким - либо причинам, услугополучатели не успели своевременно забрать готовые документы в сроки, указанные в расписке, Государственная корпорация обеспечивает его хранение в течение одного месяца, после чего передает их услугодателю для дальнейшего хранения. При обращении услугополучателя по истечении одного месяца, по запросу Государственной корпорации услугодатель в течение одного рабочего дня направляет готовые документы в Государственную корпорацию для их выдачи услугополучателю.

Результатом оказания данной государственной услуги является документ с проставленным апостелем - который представляет собой специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи лица, подписавшего документ, и подтверждение его полномочий, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ, или мотивированный отказ в оказании государственной услуги.

На портале в «личный кабинет» услугополучателя направляется уведомление о готовности оказания государственной услуги либо ответ с указанием причин отказа.

Штамп, проставляемый компетентным органом на апостиле, не требуют дальнейшего заверения или легализации, в связи с чем, документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран - участниц Гаагской Конвенции.

В случае, если услугополучатель представил неполный пакет документов или же в процессе обработки документов были обнаружены недостоверные данные, либо по иным причинам, имеющим место на отказ в приеме документов, услугодатель направляет услугополучателю мотивированный ответ с указанием причин отказа в оказании государственных услуг. При возникновении такой ситуации, заявителю вернут документы обратно в течение одного дня.

В случае устранения услугополучателем причин отказа в оказании государственной услуги, услугополучатель может повторно обратиться для получения необходимой государственной услуги в установленном порядке.

Следует отметить, что апостиль не проставляется на:

1) документах, совершенных посольствами или консульскими учреждениями Республики Казахстан за границей;

2) документах, имеющих прямое отношение к коммерческим и таможенным операциям.

Также следует обратить внимание, что документы, выданные государственными органами или нотариусами бывших союзных республик в составе СССР, не могут быть приняты на территории Республики Казахстан к проставлению апостиля на подлинниках. В подобном случае, заявителю предоставляется возможность проставления апостиля на нотариально засвидетельствованных копиях по месту нахождения уполномоченного государственного органа.

Вместе с тем, обращаем ваше внимание, что в соответствии с Законом «О государственных услугах», утвержденным 15.04.2013 г., основными принципами оказания государственных услуг являются:

- равный доступ услугополучателя без какой-либо дискриминации по мотивам происхождения, социального, должностного и имущественного положения, пола, расы, национальности, языка, отношения к религии, убеждений, места жительства или по любым иным обстоятельствам;

- недопустимость проявлений бюрократизма и волокиты при оказании государственных услуг;

- подотчетность и прозрачность в сфере оказания государственных услуг;

- качество и доступность государственных услуг.

Услугополучатель, посчитавший, что его права были незаконно нарушены и ущемлены действиями или бездействиями должностных лиц, вправе подать жалобу на имя руководителя услугодателя. Сделать это можно в бумажной либо в электронной форме через канцелярию услугодателя либо направить жалобу через веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее - портал).

Подтверждением принятия жалобы в канцелярии услугодателя является ее регистрация (штамп, входящий номер и дата регистрации проставляются на втором экземпляре жалобы или сопроводительном письме к жалобе либо статус о регистрации в «личном кабинете» портала услугополучателя).

Жалоба услугополучателя, поступившая в адрес услугодателя или Государственной корпорации, подлежит рассмотрению в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня ее регистрации. Мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется услогополучателю посредством почтовой связи, сервисов электронной подачи документов либо выдается нарочно в канцелярии услугодателя или Государственной корпорации.

При возникновении вопросов, касающихся адресов мест оказания государственной услуги, граждане могут воспользоваться информацией, размещенной на интернет-ресурсах:

1) услугодателя: www.sud.gov.kz;

2) Государственной корпорации: www.gov4с.kz.

Для граждан, имеющим нарушение здоровья со стойким расстройством функций организма, ограничивающее его жизнедеятельность, в случае необходимости, прием документов для оказания государственной услуги, производится работником Государственной корпорации с выездом по месту жительства посредством обращения через Единый контакт-центр 1414, 8 800 080 7777.

Услугополучатель имеет возможность получения информации о порядке и статусе оказания государственной услуги посредством «личного кабинета» на портале, а также единого контакт-центра по вопросам оказания государственных услуг.

Главный специалист

отдела анализа и планирования

РГУ «Администратор судов

по городу Нур-Султан» Гульжамал Ергеш