Какой порядок и срок хранения бухгалтерских документов? (Т. Иванова, 23 апреля 2019 г.)

Какой порядок и срок хранения бухгалтерских документов?

(Т. Иванова, налоговый консультант, 23 апреля 2019 г.)

Какие кассовые документы, АВР, накладные, кадровые документы, сколько лет должна хранить организация?

ТОО обязано организовать надлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета, а впоследствии и своевременное уничтожение. По вопросам хранения документов существует несколько нормативных документов:

Постановление Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»;

Приказ и. о. Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения»;

Приказ Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета».

Эти типовые документы устанавливают порядок организации работы с документами в государственных и негосударственных предприятиях:

1) общие положения;

2) порядок документирования;

3) управление документацией.

В том числе - порядок составления номенклатуры дел:

- формирование и хранение дел;

- оперативное хранение дел;

- передача дел в архив организации.

На основании указанных документов в учетной политике должно быть разработано положение о порядке хранения и сроках хранения документов.

Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта, и включают в себя установление лица, ответственного за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, указан в таблице (приказ и. о. Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263).

ТОО в своей учетной политике должно предусмотреть раздел о сроках хранения документации с указанием наименования и сроков их хранения на основании указанного перечня.

Подразделом 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня, определен перечень первичной документации по бухгалтерскому и налоговому учету, а также финансовой отчетности, сохранность которой должна быть обеспечена субъектами предпринимательства, а также срок хранения такой документации.