Положение о порядке оформления документов подотчетными лицами при закупе ТМЦ, услуг, оплате командировочных расходов (образец)

02.07.2015

  Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации.

К. Рахманов, аудитор РК, СIPA

Приложение 1

к приказу № ___

от «_____» ____________ 20___ года

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке оформления документов подотчетными лицами при закупе ТМЦ, услуг, оплате командировочных расходов

УТВЕРЖДАЮ

________________________________________

________________________________________

________________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи)

 «____» _______________ 20___ года

1. Организация может выдавать своим сотрудникам суммы наличных денег в подотчет. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные из кассы или счета организации на хозяйственные расходы по закупу товарно-материальных ценностей и оплату услуг, на представительские расходы, на расходы по служебным командировкам для осуществления деятельности организации.

Организация выдает деньги в подотчет только подотчетным лицам, работающим в ней. Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам, либо перечислением на текущий счет работника, и должны расходоваться подотчетным лицом строго по назначению.

Передача выданных в подотчет денег одним сотрудником другому лицу запрещается.

Основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по авансовому отчету или внесения в кассу неиспользованного аванса служит авансовый отчет, утвержденный руководителем организации.

2. Для оплаты за приобретаемые товарно-материальные ценности и услуги за наличный расчет каждый работник предъявляет поставщику полученные в бухгалтерии реквизиты организации, от имени которой приобретаются товарно-материальные ценности, услуги. При их приобретении первичные документы от поставщика оформляются на имя организации, контроль за правильным оформлением наименования и реквизитов организации в первичных документах поставщика, возлагается на подотчетное лицо.

3. После завершения процедуры закупа работник организации предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех документов, связанных с данным закупом. После возвращения из служебной командировки работник предоставляет авансовый отчет по понесенным расходам. Сроки предоставления авансовых отчетов устанавливаются:

- не позднее 5 календарных дней со дня окончания служебной командировки работника;

- не позднее 20 календарных дней со дня выдачи денег подотчетному лицу для приобретения товарно-материальных ценностей и услуг.

4. При оформлении авансового отчета по произведенным хозяйственным расходам к нему должны быть приложены документы, подтверждающие покупку:

- фискальный чек поставщика, приходный кассовый ордер. В случае приобретения запасов и услуг у индивидуального предпринимателя, применяющего специальный налоговый режим по патенту, фискальный чек не требуется, при этом оформляется товарный чек;