Как оформить расходы по компенсации затрат сотрудникам в виде талонов на ГСМ? (Г. Шахворостова, 5 марта 2020 г.)

Как оформить расходы по компенсации затрат сотрудникам в виде талонов на ГСМ?

(Г. Шахворостова, специалист по вопросам бухгалтерского и налогового учета, 5 марта 2020 г.)

У ТОО есть несколько сотрудников, которым выделяются талоны на ГСМ ежемесячно, так как они ездят по делам организации на своих автомобилях. За это им выделяется только ГСМ, аренда не оплачивается. Как оформить этот процесс, чтобы ТОО мог взять на вычеты по КПН списание ГСМ (возможно ли договором безвозмездной аренды)?

Согласно пункту 1 статьи 540 Гражданского кодекса по договору имущественного найма (аренды) наймодатель обязуется предоставить нанимателю имущество за плату во временное владение и пользование, при этом наниматель вправе распоряжаться нанятым имуществом.

Договор аренды транспортного средства может быть заключен как с экипажем, так и без экипажа. При этом по договору аренды транспортного средства с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации арендодатель обязан предоставить арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывать своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации. По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и в пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Вывод: Применительно к рассматриваемой ситуации использование сотрудниками собственных автомобилей для выполнения выездных заданий организации прямо не соответствует условиям договора аренды транспортного средства, как это установлено Гражданским кодексом. То есть фактически автомобиль не передается в пользование организацией. Выдача талонов на ГСМ сотрудникам является в данном случае компенсацией за понесенные расходы, связанные с необходимостью выполнения заданий разъездного характера.