Как отразить в учете недостачу товара, выявленную при инвентаризации, которую возмещает материально ответственное лицо? (Л. Кизина, 25 сентября 2024 г.)

Как отразить в учете недостачу товара, выявленную при инвентаризации, которую возмещает материально ответственное лицо?
(Л. Кизина, DipIFR, профессиональный бухгалтер РК, бухгалтер-практик, CAP, CIPA, CPA TL I, CPA PL II, налоговый консультант РК 1 категории, 25 сентября 2024 г.)

В организации при проведении инвентаризации была выявлена недостача товара.

Было принято решение о возмещении материально ответственным лицом (сотрудник согласен). Товар ранее был приобретен с НДС.

Надо ли делать корректировку НДС при списании товара, стоимость которого будет возмещена сотрудником и отражать в форме 300.06.007?

Надо ли в форме 100.00 отражать себестоимость списанного товара?

Какие должны быть проводки в данной ситуации?

Согласно пункту 71, 72 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, выявленные при инвентаризации излишки признаются доходом и подлежат оприходованию, недостачи признаются расходом или, в случае установления виновного лица, его задолженностью.

Результаты инвентаризации (недостача), а также решения комиссии по удержанию недостачи с виновного лица должны быть отражены в протоколе инвентаризации.

В соответствии с пунктом 3 статьи 115 Трудового кодекса при удержании недостачи с зарплаты работника, сумма удержаний должна быть не более 50% от причитающейся ему зарплаты.

В примере, виновное в недостаче лицо известно, поэтому на основании протокола комиссии по инвентаризации нужно:

- издать приказ об удержании с виновного лица стоимости недостающего товара с учетом НДС;

- от материально ответственного лица получить письменного согласие на удержание, при этом, сумма удержания в месяц не должна превышать 50% от причитающейся заработной платы этому сотруднику;

- произвести списание суммы недостачи с учетом НДС в задолженность виновному лицу с оформлением акта списания запасов по форме З-6.

Отражение недостачи в 1С

Отражение результатов проведенной инвентаризации: документ «Инвентаризация ТМЗ на складе» → списание недостачи ТМЗ в задолженность виновного лица соответствующего подразделения компании → создать на основании документа «Инвентаризация ТМЗ на складе» документ «Списание ТМЗ».

Отражение удержания недостачи из заработной платы виновного лица производится документом «Разовые удержания».

Документ «Инвентаризация ТМЗ на складе» не формирует проводки. В одном документе можно сразу отразить и недостачи, и излишки ТМЗ по определенному складу или материально ответственному лицу. Необходимо заполнить «Реквизиты печати», которые находятся в левом нижнем углу документа (основание проведения инвентаризации, номер и дата приказа, дата начала и окончания инвентаризации, члены комиссии).

В документе «Списание ТМЗ», созданном на основании документа «Инвентаризация ТМЗ на складе», в графе «Счета списания затрат (БУ)» выбирается счет 1254, субконто «Сотрудник» (виновное лицо).