Учет лекарственных средств в медицинских учреждениях (В. Проскурина, сертифицированный бухгалтер-практик, САР) (30 мая 2011 г.)

Поставить закладку
Посмотреть закладки
Добавить комментарий

30.05.2011

Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации.

В. Проскурина, сертифицированный бухгалтер-практик, САР

УЧЕТ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ В МЕДИЦИНСКИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

Как ведется учет лекарственных средств в медицинских учреждениях?

Как отражается учет лекарственных средств при применении различных планов счетов?

Как отражается в бухгалтерском учете недостача лекарственных средств, выявленная при инвентаризации в медицинских учреждениях?

Поставить закладку
Посмотреть закладки
Добавить комментарий

Как ведется учет лекарственных средств в медицинских учреждениях?

До недавнего времени действовали «Правила учета лекарственных средств», утвержденных приказом и.о. Министра здравоохранения РК от 16 апреля 2008 года № 216, в соответствии с которыми был организован учет лекарственных средств в медицинском учреждении. После отмены действия вышеуказанного нормативного документа, порядок организации учета медикаментов в медицинском учреждении, должен быть описан в ее Учетной политике. В бухгалтерском учете отражение операций по движению медикаментов производится в соответствии с:

- Инструкцией по бухгалтерскому учету в государственных учреждениях, утвержденной приказом Директора Департамента казначейства Министерства финансов РК от 27 января 1998 года № 30, и зарегистрированной в Министерстве юстиции РК 19 марта 1998 года № 489 (для госучреждений, содержащихся за счет бюджетных средств);

- Законом РК от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» и изданными во исполнение этого Закона:

а) приказом Министра финансов РК от 22 июня 2007 года № 221 об утверждении «Правил ведения бухгалтерского учета»;

б) приказом Министра финансов РК от 23 мая 2007 года № 185 об утверждении «Типового плана счетов бухгалтерского учета»;

в) приказом Министра финансов РК от 21 июня 2007 года № 217 об утверждении Национальных стандартов финансовой отчетности № 2 (НСФО № 2).

Для удобства учета, как правило, в организациях здравоохранения учет лекарственных средств осуществляется по отдельным группам:

- лекарственные препараты;

- медицинская техника;

- парафармацевтика;

- изделия медицинского назначения.

В организациях здравоохранения, оказывающих амбулаторно-поликлиническую, стационарную, скорую медицинскую помощь, независимо от организационно-правовой формы, учету подлежат:

1) лекарственные средства, закупленные за счет средств республиканского, местного бюджетов, внебюджетных средств, поступившие по линии гуманитарной помощи, для проведения клинических испытаний, по разнарядке вышестоящей организации или переданные с баланса других организаций здравоохранения;

2) лекарственные средства, содержащие наркотические средства, психотропные вещества и прекурсоры, подлежащие контролю в соответствии с Законом РК от 10 июля 1998 года № 279-I «О наркотических средствах, психотропных веществах, прекурсорах и мерах противодействия их незаконному обороту и злоупотреблению ими» (во исполнение этого закона был издан приказ Министра здравоохранения РК от 7 апреля 2005 года № 173 «Об утверждении Правил использования в медицинских целях» наркотические средства, психотропные вещества и прекурсоры, подлежащие контролю в Республике Казахстан»).

Приказом первого руководителя назначается лицо, ответственное за учет лекарственных средств в аптеке, отделении, кабинете. Учет осуществляется в суммовом и количественном выражении по отдельным наименованиям. При определении цены медикаментов для списания используется метод средневзвешенной стоимости.

На практике, учет медикаментов в медицинской организации, учет можно вести в таблице. Форма таблицы учета медикаментов у ответственного лица и старших медсестер разрабатывается самой организацией и утверждается ее учетной политикой. В форме обычно предусматриваются все параметры информации, которые необходимы для правильного ведения учета медикаментов (наименование, единица измерения, срок годности, остаток на начало периода, приход, расход и его расшифровка, остаток на конец периода). Обычно таблица открывается на каждый отдельный месяц и используется для составления отчета о движении медикаментов.

Приходные документы сводятся в реестр, в котором группируются суммы поступивших лекарственных средств по следующим группам:

- лекарственные препараты;

- изделия медицинского назначения;

- парафармацевтика;

- медицинская техника;

- лекарственные средства, поступающие по линии гуманитарной помощи;

- лекарственные средства, поступающие для проведения клинических испытаний;

- лекарственные средства, поступающие по разнарядке вышестоящей организации или передаваемые с баланса других медицинских учреждений;

- лекарственные средства, закупленные за счет внебюджетных средств.

При поступлении лекарственных средств, ответственное лицо принимает их в соответствии с сопроводительными документами. В реестр заносятся только проверенные приходные документы поставщиков. При обнаружении недостачи, излишков, порчи и боя поступивших материальных ценностей, комиссионно составляется акт и об этом факте извещается поставщик, в соответствии с условиями договора, для дальнейшего решения вопроса согласованной поставки.

Расходными документами являются требования-накладные, которые подаются из отделений (кабинетов) ответственному лицу в трех экземплярах:

- первый экземпляр для аптеки;

- второй экземпляр возвращается старшей медсестре при выдаче лекарственных средств по выписанному требованию;

- третий передается в бухгалтерию для оформления перемещения лекарственных средств от одного материально-ответственного лица (ответственный за учет лекарственных средств) другому (старшей медсестре отделения).

Требования таксируют в соответствии с ценой лекарственных средств, определяя и сумму расхода. Цена определяется в зависимости от метода учета стоимости медикаментов, предусмотренного в учетной политике медучреждения. Это может быть метод средневзвешенной стоимости или метод ФИФО.

Требования, по которым были отпущены лекарственные средства, заносятся в реестр, в котором суммы отпущенных лекарственных средств группируются по тем же группам, по которым ведется группировка поступивших медикаментов от поставщиков.

Старшая медсестра формирует требование-накладную на основании заявок постовых сестер, которые собирают сведения из истории болезни пациентов, то есть на основании назначений лечащего врача. После получения лекарственных средств из аптеки, старшая медсестра выдает их постовым медсестрам по их заявкам. Количество лекарственных средств на посту не может превышать трехдневный запас. Количество медикаментов, получаемых старшей медсестрой в аптеке, не должно превышать десятидневный запас. Старшая медсестра ведет учет полученных лекарственных средств в Книге учета лекарственных средств в суммовом (денежном) и количественном выражении по наименованиям. Если учет ведется не в электронной форме, то страницы Книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписью первого руководителя и главного бухгалтера.

Ежемесячно ответственный за ведение учета лекарственных средств и старшие медсестры составляют отчет о движении лекарственных средств по группам и наименованиям. По каждой позиции в отчете отражается: единица измерения, цена, остаток на начало месяца по количеству и сумме, приход по количеству и сумме, расход по количеству и сумме, остаток на конец месяца по количеству и сумме.

В отчете перечисляются все имеющиеся в лечебном учреждении (отделении или кабинете) лекарственные средства в следующем порядке:

- лекарственные препараты:

1. Анальгин № 10;

2. (перечисляются все препараты по отдельным наименованиям);

- изделия медицинского назначения: (аналогично);

- линзы контактные и для коррекции зрения: (аналогично);

- предметы и материалы: (аналогично);

- инструменты: (аналогично);

- устройства, приборы, аппаратура: (аналогично);

- парафармацевтика (аналогично);

ИТОГО: (только суммовые показатели);

- лекарственные средства, поступившие по линии гуманитарной помощи: (аналогично, т.е. в количественном и суммовом измерителе);

- лекарственные средства, поступившие для проведения клинических исследований: (аналогично);

- лекарственные средства, поступившие по разнарядке вышестоящей организации или переданные с баланса других организаций здравоохранения: (аналогично);

- лекарственные средства, закупленные за счет внебюджетных средств: (аналогично);

ВСЕГО: (только суммовые показатели).

В бухгалтерии списание лекарственных средств на расходы по оказанию медицинских услуг производится на основании отчетов старших медсестер. Отчет аптеки является как бы контрольным регистром для контроля прихода лекарственных средств в отчете старших медсестер: расход аптеки должен равняться сумме прихода всех отчетов старших медсестер медучреждения. Суммарный приход по отчету аптеки должен равняться сумме расхода по специфике 132 «Приобретение медикаментов».

Все учетные формы документов, которые необходимо вести при учете лекарственных средств, должны быть утверждены Учетной политикой медорганизации.

Поставить закладку
Посмотреть закладки
Добавить комментарий

Как отражается учет лекарственных средств при применении различных планов счетов?

Приведем пример бухгалтерских проводок по учету медикаментов в организациях здравоохранения, использующих различные планы счетов:

Примечание. В Рабочем плане счетов медицинской организации для учета запасов, используемых непосредственно на цели по оказанию медицинской помощи, можно отражать на счете 1310 «Сырье и материалы», открыв аналитические счета, например, 1311 «Продукты питания», 1312 «Медикаменты» и т.д.

№	Наименование бухгалтерской операции	Пример отражения на счетах бухгалтерского учета
		Типовой план (НСФО № 2)		Бюджетный план
		Д-т	К-т	Д-т	К-т
1	Поступление медикаментов от поставщика	1310	3310	062	150
2	Оплата счета поставщика через расчетный счет, в зависимости от того, за счет каких средств было приобретено:
	а) если за счет бюджетных средств	3310	1031	150	178
	Одновременно, обязательно, делается проводка по отражению информации по использованию бюджетных средств	Нет проводки		178	100
	Одновременно, обязательно, делается проводка по исполнению обязательств, учитываемых на забалансовом счете № 912	Нет проводки			912
	б) если за счет платных услуг	3310	1032	150	111
	в) если за счет спонсорских средств	3310	1033	150	110
3	Отражение списания медикаментов, использованных для оказания медицинских услуг отражается в зависимости от того, откуда финансируется деятельность:
	а) на оказанные медуслуги, финансируемые из бюджетных средств	7010, 7210	1310	200	062
	б) то же, за счет платных услуг	7010, 7210	1310	211	062
	в) то же, за счет спонсорских средств	7010, 7210	1310	213	062

Примечание

1. Счет 7010 «Себестоимость реализованных товаров (работ, услуг)» можно применять, если в организации желают иметь аналитические данные по прямым затратам на оказание медицинских услуг. В противном случае, как обычно применяется на практике, все расходы относятся на счет 7210 «Административные и общие расходы».

2. Для разделения на счетах бухгалтерского учета (по Типовому плану счетов) источников финансирования, в Рабочем плане счетов медорганизации можно предусмотреть субсчета по счету 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах»:

1031 - «Денежные средства на текущих банковских счетах по финансированию за счет бюджета»;

1032 - «Денежные средства на текущих банковских счетах по финансированию за счет платных услуг»;

1033 - «Денежные средства на текущих банковских счетах по финансированию за счет спонсорских средств».

На простом числовом примере покажем схему ведения учета медикаментов в медицинском учреждении:

Исходные данные:

1. По состоянию на 1 число отчетного месяца по бухгалтерскому учету имеется остаток медикаментов, в разрезе номенклатуры, на сумму 67 300 тенге, в том числе:

- Анальгин № 10 - 10 упаковок на сумму 450 тенге (в том числе в аптеке 6 упаковок, в терапевтическом отделении - 2 упаковки, в хирургическом отделении - 2 упаковки);

- (перечисляется весь перечень имеющихся в остатке медикаментов).

2. За отчетный месяц от поставщиков поступило медикаментов на сумму 280 500 тенге, в том числе:

- Анальгин № 10 - 40 упаковок на сумму 2 000 тенге;

- (перечисляется весь перечень поступивших медикаментов).

Действия бухгалтерии

По накладным от поставщиков осуществляется приход медикаментов на основной склад организации, который и является в учете аптекой. Копии приходных накладных передаются в аптеку ответственному лицу. По учету весь приход отражается на подотчете ответственного лица, поэтому на накладных в поле «получил» должна быть его подпись.

По приходу медикаментов составляется бухгалтерская проводка № 1 приведенной выше таблицы.

Примечание. В таблице приведен пример проводок по типовому плану счетов:

№	Наименование хозяйственных операций	Корреспонденция счетов		Сумма
№	Наименование хозяйственных операций	Д-т	К-т	Сумма
1	Приход медикаментов от поставщика	1310	3310	280 500
2	Оплата счета поставщика с расчетного счета	3310	1030	280 500

3. В отчетном месяце из аптеки больницы в отделения было передано медикаментов на сумму 215 200 тенге, в том числе по отделениям:

- терапевтическое отделение на сумму 73 800 тенге, в том числе:

- Анальгин № 10 - 3 упаковки на сумму 147 тенге;

- (перечисляется весь перечень переданных в отделение медикаментов);

- хирургическое отделение на сумму 65 100 тенге, в том числе:

- Анальгин № 10 - 5 упаковок на сумму 245 тенге;

- (перечисляется весь перечень переданных в отделение медикаментов);

- и т.д. перечисляются все отделения.

Действия бухгалтерии

Это перемещение в бухгалтерском учете не отражается.

По требованиям-накладным от старших медсестер отделений ответственное лицо выдает медикаменты, которые в аптеке отражаются как расход, а в отделении - как приход.

По перемещению медикаментов из аптеки в отделение больницы бухгалтерские проводки не составляются.

4. В отчетном месяце на лечение больных использовано медикаментов на сумму 275 600 тенге, в том числе по отделениям:

- терапевтическое отделение на сумму 75 300 тенге, в том числе:

- Анальгин № 10- 5 упаковок на сумму 245 тенге;

- (перечисляется весь перечень, использованных для оказания медицинских услуг, медикаментов).

- хирургическое отделение на сумму 67 800 тенге, в том числе:

- Анальгин № 10-6 упаковок на сумму 294 тенге;

- (перечисляется весь перечень, использованных для оказания медицинских услуг, медикаментов).

- и т.д. перечисляются все отделения.

Действия бухгалтерии:

А. Принимает отчеты о движении медикаментов от ответственного лица и старших медсестер отделений. Бухгалтер по учету медикаментов сверяет по каждой позиции номенклатурных наименований лекарственных средств следующие соответствия:

- приход в отчете старших медсестер должен соответствовать расходу в отчете ответственного лица по количественному признаку и суммовому показателю. Сумма расхода определяется по методу средневзвешенной стоимости.

В нашем примере: В отчете ответственного лица по позиции «АНАЛЬГИН № 10» в графе расход должен быть отражен показатель ВСЕГО: 8 упаковок (3 + 5) на сумму 392 тенге (147 + 245), в том числе: терапевтическое отделение - 3упаковки на сумму 147 тенге, хирургическое отделение - 5 упаковок на сумму 245 тенге.

- приход в отчете ответственного лица должен соответствовать приходу от поставщиков по количественному признаку и суммовому показателю.

В нашем примере: В отчете ответственного лица по позиции «АНАЛЬГИН № 10» в графе приход должен быть отражен показатель ВСЕГО: 40 упаковок на сумму 2 000 тенге.

Б. Разносит расход медикаментов, использованных для оказания медицинских услуг, которые отражены в графе расход отчетов старших медсестер.

В нашем примере: По номенклатурной позиции «Анальгин № 10» будет отражен расход в количестве 11 упаковок (сумма расхода по терапевтическому отделению и 6 упаковок по хирургическому отделению 5 упаковок. Итого 11 упаковок). При ведении учета в электронном виде по программе 1-С БУХГАЛТЕРИЯ, расход отражается через сформированные акты на списание запасов, которые составляются по каждому отделению.

По расходу медикаментов составляется бухгалтерская проводка № 3 приведенной выше таблицы.

В нашем примере:

Примечание. В таблице приведен пример проводок по типовому плану счетов:

№

Наименование хозяйственных операций

Корреспонденция счетов

Сумма

Д-т

К-т

Списание медикаментов (по каждому наименованию номенклатуры) на оказание медуслуг (списание с основного склада, когда не ведется учет в разрезе отдельных отделений)

7210 или 7010

1310

275 600

(сумма формируется из стоимости расхода по каждому наименованию списанных медикаментов)

Если в Учетной политике записано ведение учета в разрезе отделений, то по каждому отделению формируется аналогичная проводка:

№	Наименование хозяйственных операций	Корреспонденция счетов		Сумма
№	Наименование хозяйственных операций	Д-т	К-т	Сумма
1	Списание медикаментов (по каждому наименованию номенклатуры) на оказание медуслуг в терапевтическом отделении	7210 или 7010	1310	75 300 (сумма формируется из стоимости расхода по каждому наименованию списанных медикаментов)
2	Списание медикаментов (по каждому наименованию номенклатуры) на оказание медуслуг в хирургическом отделении	7210 или 7010	1310	67 800 (сумма формируется из стоимости расхода по каждому наименованию списанных медикаментов)

Сформированный остаток медикаментов по основному складу по каждой позиции будет равен сумме остатков по отчету ответственного лица и всем отчетам старших медсестер отделений. То есть, материальный отчет по медикаментам в целом по медицинской организации, который мы получим по основному складу медикаментов будет содержать следующую информацию (по каждой позиции номенклатурных групп):

- остаток на начало месяца = остатку медикаментов в целом по организации = сумме остатков медикаментов на начало месяца по всем отчетам старших медсестер и отчету ответственного лица. В примере этот показатель (из условия) составляет 67 300 тенге;

- приход за месяц = приходу медикаментов в целом по организации из всех источников. В нашем примере этот показатель (из условия) составляет 280 500 тенге;

- расход за месяц = суммарному расходу медикаментов для оказания медицинской помощи (по отчетам старших медсестер) и списанным медикаментам по актам, составленным на списание просроченных по сроку действия или испорченных медикаментов (по всем отчетам). В нашем примере этот показатель составляет 275 600 тенге, в том числе по отделениям:

- терапевтическое отделение на сумму 75 300 тенге, в том числе:

- Анальгин № 10 - 5 упаковок на сумму 245 тенге (5 × 49 = 245);

- (перечисляется весь перечень, использованных для оказания медуслуг, медикаментов);

- хирургическое отделение на сумму 67 800 тенге, в том числе:

- Анальгин № 10 - 6 упаковок на сумму 294 тенге (6 × 49 = 294);

- (перечисляется весь перечень, использованных для оказания медицинских услуг, медикаментов);

- и т.д. перечисляются все отделения.

Цена списания по позиции «АНАЛЬГИН № 10» определяется ((450 тенге + 2 000 тенге) / (10 упаковок + 40 упаковок)= 49 тенге за упаковку);

- остаток на конец месяца = остатку медикаментов в целом по организации = сумме остатков медикаментов на конец месяца по всем отчетам старших медсестер и отчету ответственного лица. В нашем примере этот показатель составит 132 600 тенге (67 300 + 280 500 - 215 200), в том числе по позиции «АНАЛЬГИН № 10»: по количеству = 10 + 40 - 11 = 39 упаковок.

По сумме = 39 × 49 тенге = 1 911 тенге.

Проверка (по количеству): аптека = 6 + 40 - 3 - 5 = 38 уп.

терапевтическое отделение = 2 + 3 - 5 = 0 уп.

хирургическое отделение = 2 + 5 - 6 = 1 уп.

ИТОГО:38 + 0 + 1 = 39 уп.

Поставить закладку
Посмотреть закладки
Добавить комментарий

В. Бухгалтерия проводит инвентаризацию остатков медикаментов в целом по организации в разрезе подотчетных лиц (ответственное лицо и старшие медсестры). Инвентаризации проводятся с периодичностью, утвержденной Учетной политикой медучреждения. Инвентаризационная ведомость и порядок проведения инвентаризации проводится в порядке, предусмотренном действующим законодательством, регламентирующим ведение бухгалтерского учета в РК.

Выявленная при инвентаризации недостача медикаментов списывается с бухгалтерского учета по средневзвешенной стоимости. Если выявлено виновное в недостаче лицо, то обязательство по возмещению выявленной недостачи начисляется по рыночной цене недостающих медикаментов.

Выявленная недостача и возмещение нанесенного ущерба, в бухгалтерском учете отражается следующими проводками:

Отражение недостачи (списания) в бухгалтерском учете типовому плану счетов (при условии, если подотчетное лицо невиновно в недостаче):

№

Наименование хозяйственных операций

Корреспонденция счетов

Сумма

Д-т

К-т

Списание медикаментов (просроченных, испорченных и т.п.) с учета подотчетного лица и бухгалтерского учета. (Проводка формируется в разрезе каждого номенклатурного наименования медикаментов)

7470

1310

…

(берется стоимость по учету)

Отражение недостачи (списания) в бухгалтерском учете по рабочему плану счетов медицинской организации (при условии, если подотчетное лицо виновно в недостаче):

№	Наименование хозяйственных операций	Корреспонденция счетов		Сумма
№	Наименование хозяйственных операций	Д-т	К-т	Сумма
1	Списание недостачи медикаментов с учета подотчетного лица и бухгалтерского учета (Проводка формируется в разрезе каждого номенклатурного наименования медикаментов) Примечание: Возникает дебиторская задолженность подотчетного лица по возмещению ущерба.	1250	1310	… (берется стоимость по учету)
1-а	Отражается разница в цене медикаментов по рыночной стоимости и учетной стоимости (так как обязательство подотчетного лица по возмещению ущерба, должно быть рассчитано по рыночной стоимости)	1250	6280	… (сумма разницы между рыночной и учетной стоимостью)
2	Внесение денег в кассу медицинской организации от подотчетного лица в счет погашения его дебиторской задолженности по возмещению недостачи	1010	1250	… (фактическая сумма денег в пределах общей суммы дебиторской задолженности)

Г. Если организация имеет финансирование своей деятельности из нескольких источников (например: из бюджета и доходов от платных услуг), то распределение расходов по видам финансирования осуществляется в порядке, предусмотренном учетной политикой организации.