В соответствии с какими НПА производится уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения? (Р. Панов, 19 августа 2015 г.)

Р. Панов, исполнительный директор ТОО «All&Company»

специалист по кадровым вопросам

В СООТВЕТСТВИИ С КАКИМИ НПА ПРОИЗВОДИТСЯ УНИЧТОЖЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ?

2009 год «ушел» из налоговой проверки. Какие документы подлежат уничтожению, а какие подлежат хранению и сколько времени их необходимо хранить? Какими документами и в составе какой комиссии оформляется уничтожение и/или хранение документов?

Как быть, если архив принимает документы на хранение только кадровые и зарплатные, и то только с справкой с налоговой о ликвидации предприятия. Куда девать груды документов, ведь в основном предприятия арендуют помещение, а документы в мешках пылятся где-нибудь в гараже, Для чего существует срок исковой давности?

Порядок отбора к уничтожению документов, не представляющих исторической и практической ценности, определен в «Правилах приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами», утвержденных Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 (далее - Правила). В соответствии с §2 Правил уничтожению документов с истекшими сроками хранения предшествует экспертиза их ценности. Для этого в каждой отдельной организации приказом первого руководителя создается экспертная комиссия из числа сотрудников предприятия, которая в первую очередь определяет сроки хранения документов.

Сроки хранения документации, формирующейся в результате деятельности организации, определены в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22 (далее - Перечень). В подпункте 4.1 Перечня представлен полный список документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, указаны сроки их хранения. Выделим основные сроки хранения в соответствии с Перечнем:

- конкретный временный срок хранения, например, 1 год, 3 года, 5 лет и т.д;

- конкретный временный срок хранения с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия). Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования. Такие документы, как правило, имеют длительный срок хранения до 75 лет и относятся к документам (по личному составу, зарплатные и т.п.), и при ликвидации предприятий передаются в государственный архив;

- постоянный срок хранения, т.е. все время, пока действует организация;

- до минования надобности. Эта документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года;

- до замены новыми документами.

Итак, определившись со сроками хранения документов, рассмотрим вопрос о там как быть с документами с истекшим сроком хранения не представляющими исторической и практической ценности и не подлежащими передаче в Национальный архивный фонд (т.е. с отметкой ЭПК). Экспертная комиссия организации составляет Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (см. приложение 11 к Правилам) и утверждает его у первого руководителя организации. Также составляются опись документов, подлежащих уничтожению и протокол, где указывается количество документации подлежащей уничтожению, метод уничтожения.

В отношении срока исковой давности. В соответствии со статьей 46 Налогового кодекса Республики Казахстан исковая давность по налоговому обязательству и требованию  - период времени, в течение которого:

1) налоговый орган вправе начислить или пересмотреть исчисленную, начисленную сумму налогов и других обязательных платежей в бюджет;

2) налогоплательщик (налоговый агент) обязан представить налоговую отчетность, вправе внести изменения и дополнения в налоговую отчетность, отозвать налоговую отчетность;

3) налогоплательщик (налоговый агент) вправе потребовать зачет и (или) возврат налогов и других обязательных платежей в бюджет, пеней;

4) налоговый орган обязан провести зачет и (или) возврат налогов и других обязательных платежей в бюджет, пеней.

Срок исковой давности по налоговому обязательству и требованию составляет пять лет, если иное не предусмотрено статьей 46 Налогового кодекса.

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.