Постановление Правительства Республики Казахстан от 29 марта 2022 года № 173 «О внесении изменений в постановление Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 «Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами» (утратило силу)

Постановление Правительства Республики Казахстан от 29 марта 2022 года № 173
О внесении изменений в постановление Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 «Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами»

Утратило силу в соответствии с постановлением Правительства РК от 11 сентября 2023 года № 780

Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести в постановление Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 «Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами» следующие изменения:

преамбулу изложить в следующей редакции:

«В соответствии с подпунктом 3) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О национальном архивном фонде и архивах» Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:»;

Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденные указанным постановлением, изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Приложение

к постановлению Правительства

Республики Казахстан

от 29 марта 2022 года № 173

Утверждены

постановлением Правительства

Республики Казахстан

от 19 сентября 2018 года № 575

Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

Глава 1. Общие положения

1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее - Правила) разработаны в соответствии с законами Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

2. Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее - НАФ) и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее - архив организации).

3. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) информационное письмо - документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

2) архивная справка - документ, составленный на бланке письма юридического лица (далее - организации), содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);

3) архивная копия - копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 295 настоящих Правил;

4) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;

5) упорядочение архивных документов (далее - упорядочение) - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;

6) хранилище архивных документов (архивохранилище) - специально оборудованное хранилище (помещение) для хранения архивных документов;

7) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;

8) архивный указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

9) архивная выписка - документ, составленный на бланке письма организации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

10) архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;

11) архивное дело - отдельный(е) архивный(е) документ(ы) на бумажном носителе, оформленный(е) в отдельную обложку, папку;

12) особо ценный документ - архивный документ НАФ, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;

13) аудиовизуальная документация - комплекс документов, содержащих изобразительную и (или) звуковую информацию, созданный с помощью технических средств;

14) управленческая документация - комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, планирование, регулирование, контроль);

15) ведомственный архив - учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющие сбор, упорядочение, временное хранение, учет, использование архивных документов и государственный учет документов НАФ;

16) научно-справочный аппарат (далее - НСА) - совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации;

17) система НСА - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов;

18) научно-техническая документация - комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и другой деятельности;

19) частный архив - негосударственное юридическое лицо или его структурное подразделение, осуществляющие сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов или архивных документов физического лица, возникших в результате его деятельности, сбора и приобретения;

20) организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению;

21) экспертиза ценности документов - исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав НАФ;

22) отпуск документа (письма) - экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;

23) метаданные - структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа;

24) единица хранения - учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

25) учет документов в архиве организации - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

26) файл - идентифицированный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;

27) формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;

28) опись дел документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;

29) лист-заверитель дела - документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела;

30) электронный архив - совокупность архивных электронных документов;

31) электронный архивный документ - документированная информация, представленная в электронной форме и заверенная электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП), которая может быть идентифицирована и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для общества и государства;

32) информационная система электронного архива (далее ИС ЭА) - организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующих определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенных для решения конкретных функциональных задач в сфере архивного дела и документационного обеспечения;

33) электронный носитель - материальный носитель, предназначенный для хранения информации в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств;

34) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством ЭЦП;

35) информационный пакет электронных документов (дел) - информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;

36) миграция электронного документа - процесс переноса электронных документов из одной программно-аппаратной среды или с одного носителя информации в другую среду или на другой носитель при сохранении их подлинности, целостности, надежности и удобства в использовании;

37) конвертация электронного документа - преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания;

38) электронная регистрационная контрольная карточка (далее - ЭРКК) - электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты;

39) электронное дело - самостоятельная единица хранения электронных документов и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации;

40) эмуляция - воспроизведение работы одной системы средствами другой без потери функциональных возможностей и искажений результатов с целью воспроизведения электронных документов.

4. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документации создаются:

1) архив управленческой документации, в том числе электронных документов;

2) архив аудиовизуальной документации, в том числе электронных документов;

3) архив научно-технической документации, в том числе электронных документов.

5. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее - государственные архивы), Архив Президента Республики Казахстан оказывают организациям методическую помощь по внедрению настоящих Правил.

6. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за ведение архива.

Глава 2. Порядок приема дел, документов

Параграф 1. Порядок приема дел, документов на хранение

7. Архив организации принимает дела, документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. При реорганизации организации документы передаются в упорядоченном виде правопреемникам.

8. Прием дел, документов в архив организации осуществляется ежегодно. В организации, имеющей структурные подразделения, прием документов в архив организации осуществляется в соответствии с утвержденным руководителем организации графиком приема документов в архив организации.

Документы передаются в архив организации на носителях, на которых они созданы (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька, пленка, магнитные ленты, электронные носители).

9. При приеме на хранение управленческой документации работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) наличие дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в соответствии с описью дел структурного подразделения;

2) наличие дел временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел;

3) нумерацию листов дел с данными по описи дел структурного подразделения;

4) правильность заполнения внутренней описи документов дела (при наличии);

5) наличие листа-заверителя дела;

6) соответствие реквизитов обложки соответствующим записям в описи дел документов структурного подразделения;

7) физическое состояние документов.

10. При приеме аудиовизуальной документации на хранение работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) комплектность документов;

2) физическое состояние документов;

3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной документации.

В состав текстовой сопроводительной документации входят:

1) для кинодокументов - аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов;

2) для фотодокументов - аннотации;

3) для фонодокументов и видеодокументов - акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, рецензии, статьи и другие документы, относящиеся к принимаемым фонодокументам и видеодокументам.

11. При приеме научно-технической документации на хранение работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);

2) наличие установленных подписей и дат;

3) правильность выполнения основных надписей и титульных листов;

4) физическое состояние документов.

12. Прием электронных документов в архив организации осуществляется посредством информационных систем, обеспечивающих соблюдение требований к хранению электронных документов.

13. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами. Электронные документы в архив организации передаются вместе с их метаданными.

14. В случаях изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя, архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители.

Миграцию документов необходимо осуществлять до того, как устареют технологии и носители информации (такие, как дискеты, магнитные ленты, оптические CD- и DVD-диски), от которых они зависят. В зависимости от таких факторов, как объем и требования к доступности, может оказаться предпочтительным выполнение конверсии или миграции документов сразу же, как только станет известна целевая (конечная) среда. Если ценность документов и/или связанные с ними риски считаются достаточно малыми, то организация может предпочесть подождать до тех пор, пока какая-нибудь другая побудительная причина (например, обновление программного обеспечения, замена системы, приобретение или слияние с другой организацией) не сделает конверсию или миграцию оправданной.

15. При приеме электронных документов (дел) в архив организации осуществляется проверка действительности (на момент проверки):

1) ЭЦП на описи электронных документов структурного подразделения организации с применением закрытого ключа ЭЦП, владельцем которого являются организация или руководитель структурного подразделения организации;

2) ЭЦП на внутренней описи с применением закрытого ключа ЭЦП, владельцем которого являются организация или работник структурного подразделения организации, составившие внутреннюю опись.

Проверка действительности ЭЦП осуществляется с использованием средства ЭЦП, имеющего сертификат соответствия, выданный в удостоверяющем центре государственных органов Республики Казахстан.

При приеме электронных документов (дел) работник архива организации посредством ИС ЭА проверяет:

1) состав метаданных электронных документов (дел);

2) соответствие состава электронных документов (дел), передаваемых на хранение, данным соответствующей описи электронных документов (дел) структурного подразделения;

3) соответствие объема переданных электронных документов (дел) объему, указанному в соответствующей описи электронных документов (дел) структурного подразделения;

4) возможность воспроизведения электронных документов (дел);

5) отсутствие вредоносных компьютерных программ.

При приеме электронных документов (дел) на съемных носителях проверяются физическое и техническое состояние съемных носителей, соответствие информации на съемных носителях данным о съемных носителях и размещении электронных документов (дел) на съемных носителях в метаданных.

При приеме электронных документов (дел) постоянного хранения проверяется соответствие форматов файлов формату постоянного хранения PDF/A-1.

Для электронных документов (дел) подтверждение подлинности и целостности входящих в них электронных документов (дел) осуществляется путем проверки действительности (на момент проверки) средств ЭЦП.

Результаты проверки подлинности и целостности сохраняются в метаданных электронных документов (дел), формируемых архивом организации. Метаданные содержат дату проверки и контрольные характеристики, подтвержденные в процессе проверки.

16. Прием электронных документов (дел) в архив организации считается завершенным при положительных результатах проверок, проведенных в соответствии с требованиями пунктов 13-15 настоящих Правил. В ИС ЭА организации формируется акт о миграции и перезаписи электронных документов (дел) по форме, утверждаемой уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее - уполномоченный орган).

Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов

17. Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу НАФ, подготовки их к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу НАФ, и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

18. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

1) законодательства Республики Казахстан о НАФ и архивах;

2) типовых или отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения, типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;

3) методических документов уполномоченного органа в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее - уполномоченный орган), местных исполнительных органов областей, городов республиканского значения и столицы (далее - МИО) и государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан.

19. Экспертиза ценности документов проводится путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения документов относятся:

1) роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли (сфере деятельности), значимость выполняемых ею задач и функций, значение физического лица в жизни общества;

2) время и место образования документа.

К критериям содержания документов относятся:

1) значимость события (явления, предмета), отраженного в документе;

2) значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах;

3) подлинность, вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

1) подлинность документа;

2) юридическая достоверность документа (наличие подписи (электронной цифровой подписи) ЭЦП должностного лица и иных реквизитов, являющихся обязательными согласно законодательству Республики Казахстан);

3) форма фиксирования и передачи содержания информации;

4) особенности материального носителя документа;

5) особенности физического состояния документа.

20. При экспертизе ценности аудиовизуальных документов дополнительно применяются следующие специфические критерии:

1) художественные достоинства аудиовизуальных документов;

2) композиционно-сюжетная целостность аудиовизуальных документов;

3) выразительность и оригинальность аудиовизуальных документов;

4) своеобразие носителя информации, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние аудиовизуальных документов.

21. При проведении экспертизы ценности научно-технической документации дополнительно применяются следующие специфические критерии:

1) значимость проблемы (технологии) или объекта (проекта, модели, конструкции, технологии), отраженной в документах, на момент внедрения для развития конкретных отраслей и экономики государства в целом;

2) принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

3) соответствие научно-технической документации этапности научных исследований (стадийности технических разработок).

22. При проведении экспертизы ценности электронных документов (дел) дополнительно применяются следующие специфические критерии:

1) сохранность метаданных;

2) аутентичность электронных документов (дел);

3) отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение.

23. Для организации экспертизы ценности документов и рассмотрения ее результатов в организации создается экспертная комиссия (далее - ЭК).

В государственном органе, имеющем территориальные органы и/или подведомственные организации, а также организации, имеющей филиалы, создается центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).

24. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом и действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.

25. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в плановом порядке работниками архива организации. Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан.

При реорганизации (ликвидации) организации проводится внеплановая экспертиза ценности.

26. Решения ЦЭК (ЭК) оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации.

Решения ЦЭК (ЭК) источников комплектования государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан утверждаются руководителем организации после их согласования с соответствующими экспертно-проверочными комиссиями (далее - ЭПК), образуемыми государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, МИО.

27. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

1) анализ состава документов организации;

2) отбор и подготовка дел постоянного срока хранения для передачи в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан (для источников комплектования государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан);

3) проверка наличия подлинных экземпляров документов и определение структурных подразделений, в дела которых они включены;

4) уточнение характера повторяемости, содержащейся в них информации в других документах, вид, форма и полнота повторения.

Выделение документов с повторяющейся информацией и дублетных документов к уничтожению производится только после сверки их с документами, отобранными на постоянное хранение.

28. Дела на бумажных носителях с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения формируются в отдельные дела либо присоединяются к однородным делам постоянного хранения. Дела, содержащие оставшиеся документы временного хранения, хранятся в течение установленных сроков.

Переформирование электронных документов (дел) осуществляется аналогично делам на бумажных носителях.

Электронные документы (дела) с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, просматриваются пофайлово, в файле - полистно.

29. Экспертиза ценности документов проводится путем полистного и (или) пофайлового просмотра документов дела (аудиовизуальные документы просматриваются на монтажном столе или экране, аудиодокументы прослушиваются, электронные документы (дела) просматриваются).

30. В ходе проведения экспертизы проверяют:

1) обоснованность включения в данное дело документов;

2) юридическую силу документов (наличие реквизитов);

3) наличие и правильность оформления реквизитов обложек дел;

4) правильность нумерации листов дела;

5) физико-химическое и техническое состояние документа.

При просмотре (прослушивании) из дел изымаются вторые и последующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, если их изъятие не было проведено в структурных подразделениях при подготовке документов к передаче в архив организации.

Выявленные недостатки устраняются работником архива организации. При необходимости заголовки дел уточняются, дела расшиваются и переформировываются, осуществляется перенумерация листов в деле.

31. По результатам экспертизы ценности документов и на основе описей дел документов структурных подразделений составляются:

1) описи дел документов постоянного хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

2) описи электронных документов (дел) постоянного хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

3) опись дел по личному составу по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

4) опись электронных документов (дел) по личному составу по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

5) опись дел документов временного (свыше 10 лет) хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

6) опись электронных документов (дел) временного (свыше 10 лет) хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

7) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, утверждаемой уполномоченным органом;

8) акт о выделении к уничтожению электронных документов (дел), не подлежащих хранению, по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

32. При проведении экспертизы ценности проектной, конструкторской и технологической документации составляется перечень проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение (далее - перечень), по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

33. Перечень составляется не реже одного раза в пять лет.

34. Систематизация пунктов перечня осуществляется по хронологическому, тематическому или тематико-хронологическому признаку.

35. Перечень утверждает руководитель организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО после согласования ЦЭК (ЭК) организации.

Перечень составляется в двух экземплярах. После его утверждения первый экземпляр направляется в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, второй остается в организации.

36. На основании перечня проводятся дальнейшая экспертиза ценности и составление описей дел, документов проектной, конструкторской и технологической документации электронных документов (дел).

Для научно-исследовательской и патентно-лицензионной документации перечень не составляется.

37. Описи дел документов, электронных документов (дел) составляются отдельно на каждый вид научно-технической документации: проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной и имеют самостоятельный номер с цифровым индексом, определяющим вид научно-технической документации.

38. При проведении экспертизы ценности аудиовизуальных документов учитываются полнота и степень сохранности комплекта аудиовизуального документа, наличие и качество текстовой сопроводительной документации, возможность научного и практического использования, дублетность, поглощенность и вариантность аудиовизуального документа.

39. В процессе проведения экспертизы ценности выявляются аудиовизуальные документы, имеющие какие-либо повреждения.

При обнаружении дефектов, особенно химико-биологического характера (пожелтение, плесневение, отслаивание эмульсии), проводится контроль всех аудиовизуальных документов данного года производства, хранящихся в одинаковых условиях.

Аудиовизуальные документы, имеющие дефекты, подвергаются реставрационно-профилактической обработке.

40. Аудиовизуальные документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Уничтожение аудиовизуальных документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется с разрешения уполномоченного органа.

Параграф 3. Порядок составления описей дел документов

41. Описям дел документов, в том числе электронных документов (дел) постоянного, временного хранения, по личному составу и актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в пределах каждого архивного фонда присваиваются самостоятельные порядковые номера.

Опись дел документов завершается по достижении количества включенных заголовков 9999 (девять тысяч девятьсот девяносто девять).

Последующей описи дел документов, в том числе электронных документов (дел) присваивается очередной порядковый номер.

При реорганизации или ликвидации организации описи дел документов, в том числе электронных документов (дел), завершают вне зависимости от общего количества включенных заголовков дел, документов.

42. Годовой раздел описи дел документов составляется и утверждается ежегодно.

43. При оформлении описи дел документов, описи электронных документов (дел) заголовки дел (томов, частей дел) нумеруются в валовом порядке.

44. Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствующую опись дел документов, в том числе электронных документов (дел) под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией. При количестве свыше 10 дел за один год составляется дополнительная опись дел документов, в том числе электронных документов (дел), с самостоятельной нумерацией их заголовков.

После внесения в опись дел документов опись электронных документов (дел) записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

45. Дело, включающее документы за несколько лет, вносится в опись дел документов, в том числе электронных документов (дел), по году заведения в делопроизводстве, за последующие годы указываются его заголовок, а в графе «Примечание» - отметка «Смотри дело №».

46. Опись дел документов постоянного хранения после согласования с ЦЭК (ЭК) организации согласовывается ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО, утверждается руководителем организации.

Опись дел по личному составу согласовывается ЦЭК (ЭК) организации, после согласования ЦЭК (ЭК) согласовывается с ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО и утверждается руководителем организации.

Опись дел документов временного (свыше 10 лет) хранения утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации.

47. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан, на утверждение (согласование) ЭПК описи дел документов, в том числе электронных документов (дел) постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, не представляют.

48. В опись дел документов, в том числе электронных документов (дел) постоянного хранения, вносятся заголовки:

1) дел, документов постоянного срока хранения, в том числе отнесенных к составу НАФ;

2) дел, сформированных из документов с отметкой «ЭПК», выделенных из дел с временными сроками хранения, после сверки их с номенклатурой дел организации за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел (в необходимых случаях заголовки дел уточняются);

3) завершенных делопроизводством личных дел руководителей организаций республиканского, областного, городов республиканского значения, столицы;

4) завершенных делопроизводством личных дел политических государственных служащих;

5) завершенных делопроизводством личных дел работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени.

49. Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах архивного фонда согласно схеме систематизации.

Дела на бумажном носителе подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

50. Систематизация заголовков в описи дел документов, в том числе электронных документов (дел) постоянного хранения, определяется следующими признаками:

1) структурный (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

2) хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

3) функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

4) номинальный (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

5) корреспондентский (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

6) географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

7) авторский (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

51. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в архивных фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации.

52. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:

1) по видам (фильмы, специальные выпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты);

2) по годам выпуска фильмов, специальных выпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов;

3) по единицам учета (комплектам);

4) по цветности (цветные, черно-белые);

5) по формату пленки (8 миллиметров (далее - мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).

53. Фотодокументы систематизируются по видам:

1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2-8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5 сантиметров (далее - см) х 3,5 см, 3-6 см х 6 см, 4-6 см х 9 см, 5-9 см х 12 см, 6-10 см х 15 см, 7-13 см х 18 см, 8-18 см х 24 см).