Постановление Правительства Республики Казахстан от 29 марта 2022 года № 174 «О внесении изменений в постановление Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года № 576 «Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» (утратило силу)

Постановление Правительства Республики Казахстан от 29 марта 2022 года № 174
О внесении изменений в постановление Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года № 576 «Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Утратило силу в соответствии с постановлением Правительства РК от 11 сентября 2023 года № 780

Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести в постановление Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года № 576 «Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» следующие изменения:

преамбулу изложить в следующей редакции:

«В соответствии с подпунктом 2) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О национальном архивном фонде и архивах» Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:»;

Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденные указанным постановлением, изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Приложение

к постановлению Правительства

Республики Казахстан

от 29 марта 2022 года № 174

Утверждены

постановлением Правительства

Республики Казахстан

от 20 сентября 2018 года № 576

Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Глава 1. Общие положения

1. Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее - Правила) определяют порядок комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее - НАФ) и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее - архивы).

Порядок деятельности архивов государственных органов Республики Казахстан помимо настоящих Правил определяется нормативными правовыми актами государственных органов, в которых имеются архивы.

2. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) информационное письмо - документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

2) архивная коллекция - совокупность объединенных по одному или нескольким признакам документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей;

3) архивный фонд - совокупность исторически или логически связанных между собой архивных документов;

4) источник комплектования архива - физическое или юридическое лицо, чьи документы в установленном порядке поступают на государственное хранение в архив;

5) архивная справка - документ, составленный на бланке письма организации, содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);

6) архивная копия - копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 455 настоящих Правил;

7) архивный документ - документ сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и государства, а равно имеющий ценность для собственника;

8) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;

9) депозитарное хранение архивных документов - хранение в архиве архивных документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

10) учет архивных документов (далее - учет) - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

11) пользователь архивных документов - физическое или юридическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения информации с целью ее использования;

12) упорядочение архивных документов (далее - упорядочение) - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;

13) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;

14) архивный указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

15) архивная выписка - документ, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

16) архивный шифр - обозначение, состоящее из сокращенного наименования архива (его официальной аббревиатуры), номеров архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения и наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;

17) база данных архива - совокупность данных, организованных в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета (архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета), а также взаимосвязей между их объектами;

18) особо ценный документ - архивный документ НАФ, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;

19) аудиовизуальная документация - комплекс документов, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию, созданную с помощью технических средств;

20) управленческая документация - комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, планирование, регулирование, контроль);

21) система НСА - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов на бумажном и (или) электронном носителях;

22) научно-справочный аппарат (далее - НСА) - совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них информации о документах;

23) научно-техническая документация - комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и другой деятельности;

24) единица учета - единица измерения количества архивных документов в архиве;

25) фондообразователь - физическое или юридическое лицо, в деятельности которого образуются документы НАФ;

26) государственная экспертиза ценности документов (далее - экспертиза ценности документов) - исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов на бумажном и (или) электронном носителях и отбора их для включения в состав НАФ;

27) описание документов - структурированное изложение сведений о составе, содержании, физико-техническом состоянии, условиях доступа и справочных данных архивных документов, обеспечивающее их поиск и многоаспектное использование;

28) метаданные - структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документов;

29) единица хранения - учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

30) ключевое слово - термин, характеризующий в обобщенном или сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения или единицы учета, документа);

31) уполномоченный орган - центральный исполнительный орган, осуществляющий руководство в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;

32) государственный учет документов НАФ (далее - государственный учет) - система учета документов НАФ на уровне области, города республиканского значения, столицы и государства в целом, включающая сведения о количестве и составе архивных фондов, количестве единиц хранения;

33) документ НАФ - архивный документ, прошедший государственную экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

34) файл - идентифицированный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;

35) формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;

36) опись дел документов (далее - опись) - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;

37) лист-заверитель дела - документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела;

38) электронный архив - совокупность архивных электронных документов;

39) электронный архивный документ - документированная информация, представленная в электронной форме и заверенная электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП), которая может быть идентифицирована и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для общества и государства;

40) информационная система электронного архива (далее - ИС ЭА) - организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующая определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенная для решения конкретных функциональных задач в сфере архивного дела и документационного обеспечения;

41) электронный носитель - материальный носитель, предназначенный для хранения информации в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств;

42) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством ЭЦП;

43) информационный пакет электронных документов (дел) - информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;

44) миграция электронного документа - процесс переноса электронных документов из одной программно-аппаратной среды или с одного носителя информации в другую среду или на другой носитель с сохранением их подлинности, целостности, надежности и удобства в использовании;

45) конвертация электронного документа - преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания;

46) электронное дело - самостоятельная единица хранения электронных документов и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации.

Глава 2. Порядок комплектования архивов документами Национального архивного фонда и другими архивными документами

3. Комплектование архивов документами НАФ и другими архивными документами осуществляется путем установления источников его комплектования, отнесения архивных документов, архивных фондов и коллекций к составу НАФ, определения состава архивных документов, подлежащих приему в архивы, приема-передачи архивных документов в архивы.

Параграф 1. Порядок составления списков источников комплектования

4. В список источников комплектования включаются:

1) центральные государственные органы и местные государственные органы;

2) государственные юридические лица, временно хранящие документы НАФ;

3) негосударственные юридические лица, временно хранящие относящиеся к государственной собственности документы НАФ.

Негосударственные юридические лица, а также физические лица включаются в список источников комплектования на основании договора.

5. Включение организаций, указанных в пункте 4 настоящих Правил, в список источников комплектования производится на основании следующих критериев:

1) функционально-целевое назначение организаций с учетом особой роли организации и типичности ее в системе управления;

2) полнота информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

Физические лица включаются в список источников комплектования на основании следующих критериев:

1) вклад физического лица в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

2) роль физического лица в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества и государства;

3) родственные, дружеские, творческие связи, место работы, занимаемая должность физического лица;

4) типичность архивных документов для эпохи;

5) состав и содержание документов личного архива физического лица.

6. Списки источников комплектования составляются архивом по форме, утверждаемой уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее - уполномоченный орган). Государственные архивы областей, городов республиканского значения, столицы составляют сводные списки источников комплектования области (города республиканского значения, столицы).

7. Списки источников комплектования рассматриваются экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа (далее - МИО) и направляются на согласование в Центральную экспертно-проверочную комиссию (далее - ЦЭПК) уполномоченного органа, после согласования утверждаются уполномоченным органом. В течение десяти рабочих дней после утверждения уполномоченным органом списка источников комплектования сотрудниками архивов вносятся соответствующие данные в ИС ЭА.

Решение о включении организации в список источников комплектования и исключении из него доводится до сведения руководства организации.

8. Порядок составления и утверждения списка источников комплектования архива определяется правовыми актами государственного органа, в котором он создан, согласованными с ЦЭПК.

9. Работа по уточнению списков источников комплектования проводится на постоянной основе. Изменения и дополнения в список источников комплектования вносятся по решению ЭПК в случаях:

1) создания, реорганизации и/или ликвидации юридического лица;

2) расторжения договора о сотрудничестве негосударственного юридического лица и физического лица с архивом;

3) принятия решения ЦЭПК или ЭПК местного исполнительного органа о передаче организации в список источников комплектования другого архива;

4) прекращения создания в деятельности организации документов НАФ.

Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования проводятся не реже одного раза в пять лет.

10. Архив формирует список потенциальных источников комплектования, к которым относятся негосударственные юридические лица, в которых образуются документы НАФ, но договоры о передаче их на государственное хранение не заключены.

Список потенциальных источников комплектования в течение десяти рабочих дней после утверждения уполномоченным органом списка источников комплектования, сотрудниками архивов вносятся соответствующие данные в ИС ЭА.

11. На каждую организацию, являющуюся источником комплектования, ведется наблюдательное дело, которое включает документы, характеризующие его правовой статус, деятельность, организацию документационного обеспечения управления и хранения архивных документов.

Для учета работы с источниками комплектования архив ведет учетно-справочные картотеки и базы данных.

12. Архив оказывает документационным службам, ведомственным архивам и экспертным комиссиям источников его комплектования методическую и практическую помощь, в том числе на платной основе, в пределах его компетенции.

Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

13. Включение архивных документов в состав НАФ осуществляется на основе экспертизы ценности документов.

14. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

1) законодательства Республики Казахстан о НАФ и архивах;

2) типовых или отраслевых (ведомственных) перечней документов с указанием сроков хранения, типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;

3) методических документов уполномоченного органа, Архива Президента Республики Казахстан, МИО областей, городов республиканского значения и столицы и архивов.

15. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

1) по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных организаций;

2) при поступлении документов в неупорядоченном виде;

3) при наличии в архивном фонде значительного количества дублетных и малоценных документов;

4) при наличии в архивном фонде (архивных фондах) документов и дел, не подлежащих хранению;

5) в процессе переработки описей;

6) по заявлениям физических и юридических лиц для отнесения их документов к документам НАФ;

7) для документов НАФ - в случае вывоза документов за рубеж;

8) по решению суда;

9) при проведении конвертации электронных документов;

10) до и после проведения миграции электронных документов.

16. Экспертиза ценности документов проводится архивом с участием собственника архивных документов в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575.

17. При проведении экспертизы ценности документов каждая единица хранения на бумажной основе просматривается полистно, фотодокументы просматриваются, фонодокументы прослушиваются, кино и видеодокументы просматриваются и прослушиваются на монтажном столе или на экране, электронные документы просматриваются пофайлово в соответствии с описью электронных дел.

18. В результате экспертизы ценности документов архивом составляются описи дел, документов постоянного хранения, описи дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по формам, утверждаемым уполномоченным органом, и согласовываются с ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

К электронным документам составляются аналогичные описи электронных дел и акты о выделении их к уничтожению по формам, утверждаемым уполномоченным органом, и согласовываются с ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

19. В результате экспертизы ценности документов, поступивших на хранение в неупорядоченном виде, архив составляет описи постоянного хранения, описи долговременного (свыше 10 лет) хранения, описи по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению без согласования с источниками комплектования.

20. По истечении срока временного хранения электронных документов в архиве проводится экспертиза ценности в целях включения электронных документов в описи электронных дел постоянного хранения или в акты о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению.

21. Электронные документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после согласования ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению.

22. При уничтожении электронных документов из архивохранилища изымаются все экземпляры электронных документов. Электронные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания записанной на них информации используются для повторной записи информации. Электронные носители, непригодные к использованию, списываются и уничтожаются в соответствии с требованиями в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности.

В учетные документы архива, ИС ЭА вносится отметка об их списании.

23. При наличии в электронных документах информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, применяются следующие способы ее уничтожения:

воздействие на поверхность электронного носителя магнитным полем (размагничивание);

механическое уничтожение электронного носителя вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химикатов). Для обеспечения полной информационной безопасности данный способ является предпочтительным.

24. В опись постоянного хранения включаются документы, входящие в состав НАФ.

25. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после согласования описей постоянного хранения и описей по личному составу в соответствии с пунктом 18 настоящих Правил.

26. При выделении к уничтожению документов с повторяющейся информацией архивом проводится их комплексная сверка с документами, оставляемыми на постоянное хранение, и/или с архивным фондом вышестоящего органа, и/или подведомственных организаций, и/или с архивными фондами однородных организаций, деятельность которых связана с определенной территорией.

Не подлежат уничтожению копии особо ценных документов и дублетные экземпляры документов с визами, резолюциями, пометами и правками.

27. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных архивных фондов составляются рабочие планы проведения экспертизы ценности документов и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. К группам документов в перечнях документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению, даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на постоянном хранении, и о документах, отобранных к уничтожению.

28. Документы, отложившиеся в период до 1917 года включительно, личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве до 1956 года включительно, уничтожению не подлежат.

Уничтожение документов, отложившихся в период с 1917 по 1956 годы, осуществляется по согласованию с уполномоченным органом.

29. Архивные документы, подлежащие уничтожению, подлежат переработке в соответствии с пунктами 282-283 настоящих Правил.

Параграф 3. Порядок приема, передачи архивных документов

30. Прием документов НАФ от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, утверждаемым руководителем архива, по согласованию с руководителем организации, являющейся источником комплектования.

Внеплановый прием документов НАФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случаях ликвидации источника комплектования или угрозы сохранности архивных документов.

Прием на депозитарное хранение документов, не отнесенных к составу НАФ, осуществляется путем заключения договора.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в договоре.

31. Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном виде с НСА и страховыми копиями на особо ценные документы (при их наличии).

При приеме архивных документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов и страховых копий на особо ценные документы, а также комплектности учетных документов.

Прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение и производится по номенклатуре дел, при ее отсутствии - по описи, составляемой организацией.

32. Прием дел, документов производится поединично, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы заменяются копиями при их наличии.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение по форме, утверждаемой уполномоченным органом, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается историческая справка к архивному фонду.

33. Документы физических лиц, отнесенные к составу НАФ, принимаются в архив по договорам дарения, купли-продажи, завещанию или решению суда на основании решения ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

Прием указанных документов в архив оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

В случае принятия решения по результатам экспертизы ценности документов о полном или частичном возврате указанных архивных документов, оформляется акт возврата архивных документов личного происхождения в двух экземплярах по форме, утверждаемой уполномоченным органом. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами возвращается их собственнику или владельцу.

34. Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, поступившие в архив в неупорядоченном виде до составления описи, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций и других отметок на них.

На обложке дела указываются наименования фондообразователя, его структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Документы, отнесенные к культурным ценностям, и особо ценные документы хранятся в твердых папках с тремя клапанами, завязками или в картонных футлярах (коробках или тубусах).

35. Аудиовизуальные документы принимаются в архив на постоянное хранение в следующем комплекте:

1) кинодокументы - негатив изображения, дубль-негатив (контратип), негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения (лаванда), установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов, эталонная копия;

2) фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток или позитив при отсутствии негатива;

3) фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия.

Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:

1) для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

2) для фотодокументов - аннотации;

3) для фонодокументов и видеодокументов - монтажные листы, акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги, списки выступающих, программы вечеров, концертов, рецензии, статьи и другие.

36. Научно-техническая документация принимается на хранение по описям, составленным по группам: научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектно-сметная, патентно-лицензионная, картографическая, геодезическая, геологическая, телеметрическая, землеустроительная, лесоустроительная и иная документация на различных носителях информации.

37. Прием электронных дел на государственное хранение осуществляется по каналам электросвязи в соответствии с регламентом информационного взаимодействия между информационными системами.

Электронные документы передаются на государственное хранение в формате хранения PDF/A-1 и содержат следующие файлы:

1) файлы электронных подписей;

2) файлы проверки электронных подписей, подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи;

3) файл метаданных электронного документа.

38. По итогам приема оформляются акт приема-передачи электронных документов, акт о миграции и перезаписи электронных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

39. Электронные дела передаются на государственное хранение по единично согласно описи электронных дел постоянного хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом, с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и названия описей, способ передачи (идентификатор информационного пакета или данные об электронных носителях).

Описи электронных дел постоянного хранения должны быть предварительно согласованы ЦЭПК уполномоченного органа или ЭПК местного исполнительного органа.

40. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного дела:

порядковый номер электронного дела в описи электронных дел структурного подразделения;

индекс электронного дела;

заголовок электронного дела;

крайние даты электронных документов электронного дела;

количество электронных документов электронного дела;

объем электронных документов электронного дела;

язык (языки) электронных документов электронного дела.

Целостность метаданных на уровне электронного дела подтверждается указанием в информационном пакете их полного состава данных.

41. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного документа временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения:

название вида электронного документа (приказ, письмо, смета и др.);

дата электронного документа;

право доступа к электронному документу (доступ разрешен всем; доступ устанавливается фондообразователем);

дата снятия ограничений доступа (при их наличии);

регистрационный индекс электронного документа;

язык электронного документа;

данные об авторе электронного документа (наименование должности исполнителя, наименование организации, подготовившей электронный документ);

сведения о файлах электронного документа (имена, объем, полный состав данных);

сведения об алгоритме выработки полного состава данных (алгоритме хэширования - криптографическом алгоритме вычисления значения хэш-функции) (обозначение алгоритма, ссылка на технический нормативный правовой акт).

Целостность метаданных на уровне электронного документа подтверждается полным составом данных, указанных во внутренней описи.

В случае нарушения целостности метаданных составляется акт о нарушении целостности электронного документа по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

42. При необходимости для описания на уровне электронного документа используются дополнительные метаданные, характеризующие особенности создания и воспроизведения электронных документов:

ссылки на другие документы, образующие общий управленческий контекст;

сведения об информационной технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;

сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения электронного документа;

сведения о защите электронного документа.

43. При передаче электронных документов на постоянное хранение используется четырехуровневая система описания:

на уровне фонда;

на уровне описи электронных дел;

на уровне электронного дела;

на уровне электронного документа.

44. Для описания электронных документов на уровне фонда необходим следующий состав метаданных:

наименование организации;

номер государственной регистрации организации или учетный номер плательщика;

коммуникационные данные организации (почтовый адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородной (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты);

историко-архивная справка к фонду, составляемая в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и документирования.

45. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и так далее), включаются в состав НАФ и вносятся в опись.

46. Прием секретных документов от источников комплектования осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.

47. Архивные документы, принятые архивом от ликвидированной организации, являвшейся источником комплектования, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой «ЭПК», выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности.

48. Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности в случае отсутствия правопреемника или вышестоящей организации принимаются на хранение в архив в упорядоченном виде в соответствии с законами Республики Казахстан.

49. Передача архивных документов, находящихся в государственной собственности, из одного архива в другой осуществляется на основании решения уполномоченного органа или МИО либо по согласованию с уполномоченным органом в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов.

При передаче составляется акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, одновременно передаются три экземпляра описей, дело архивного фонда и лист архивного фонда.

Параграф 4. Комплектование архива архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для Республики Казахстан, или их копиями на правах подлинников

50. Комплектование архива архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для Республики Казахстан, заключается в:

1) выявлении архивных и опубликованных сведений об этих документах за рубежом;

2) выявлении государственных, негосударственных и иных юридических и физических лиц, располагающих документами по истории Казахстана;

3) разработке библиографии справочников и других изданий о зарубежных государственных и негосударственных архивах, хранящих документы по истории Казахстана;

4) составлении перечней архивных фондов, коллекций, собраний и отдельных документов по странам, архивохранилищам, владельцам;

5) выявлении сведений о документах по истории Казахстана, полученных в виде копий на правах подлинников;

6) своевременном информировании уполномоченного органа о выявлении и приобретении документов зарубежного происхождения по истории Казахстана или их копий на правах подлинников;

7) осуществлении работы по эквивалентному обмену копиями архивных документов в соответствии с международными договорами и соглашениями уполномоченного органа, МИО с архивными организациями зарубежных стран;

8) приеме архивных документов или копий на правах подлинников на постоянное хранение.

51. Уполномоченный орган осуществляет координацию работы архивов по выявлению и приобретению архивных документов или их копий на правах подлинников по истории Казахстана за рубежом.