Какой срок хранения документов хозяйствующими субъектами (юридическими лицами и ИП)? (И. Смурыгина, 7 сентября 2015 г.)

И. Смурыгина, начальник отдела налогового консалтинга ТОО «Казахстанаудит»

КАКОЙ СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ХОЗЯЙСТВУЮЩИМИ СУБЪЕКТАМИ (ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ И ИП)?

Если срок хранение документов 5 лет. 2015-2010 год, Остальные годы не нужно хранить документы?

Разъяснения специалиста

В соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах» к вопросам государственного регулирования архивного дела, осуществляемого уполномоченным органом (Министерством культуры и спорта Республики Казахстан), относятся, в том числе, реализация единой государственной политики в архивном деле и документообразовании, и утверждение перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организациях, с указанием срока хранения.

Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» (далее - приказ) утверждён Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения согласно приложению к данному приказу.

Так, применительно к деятельности Вашего ТОО, осуществляющего расчеты с бюджетом по СНР на основе упрощенной декларации, согласно данному приказу, сроки хранения, в том числе следующих документов составляют:

· приказов, распоряжений руководителя организации по личному составу - 75 лет (хранятся в организации);

· О дисциплинарных взысканий, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутриреспубликанских и зарубежных командировках - 5 лет;

· приказов, распоряжений руководителя организации по организационно-распорядительным и административно-хозяйственным вопросам - 5 лет;

· входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью - 5 лет;

· исполнения документов - 3 года;

· телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры - 3 года;

· заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов - 1 год;

· Описи дел по личному составу - постоянно;

· Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета - до замены новым;

· Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки, приложения к ним - постоянно;

· Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам - постоянно;

· Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (книга «Журнал-главная», журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки) и другие регистры) - 5 лет (При условии проведения проверки (ревизии);

· Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, книги учета покупок-продаж, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты, переписка и другие документы) - - 5 лет (При условии проведения проверки (ревизии);

· Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов- 5 лет (После замены новым);

· Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах - Постоянно;

· Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в республиканский (местный) бюджет, внебюджетные фонды, задолженности по ним - 5 лет;

· Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов - 5 лет;

· Лицевые карточки, счета работников - 75 лет;

· Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате специальных государственных и иных пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи - 5 лет;

· Переписка о выплате заработной платы - 75 лет;

· Исполнительные листы работников (исполнительные документы) - 5 лет (До минования надобности);

· Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков) - 5 лет (До минования надобности);

· Договоры, соглашения - 5 лет (После истечения срока действия договора, соглашения);

· Договоры подряда с юридическими лицами - 5 лет (После истечения срока действия договора, соглашения);

· Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам - 5 лет (После истечения срока действия договора, соглашения);

· Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности - 5 лет (После истечения срока действия договора, соглашения);

· Договоры найма по трудовым договорам, договорам подряда- 5 лет (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет;

· Договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица - 5 лет (После увольнения материально-ответственного лица);

· Образцы подписей материально ответственных лиц - 5 лет (До минования надобности);

· регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества - 5 лет;

· приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) - 5 лет (При условии проведения проверки (ревизии);

· реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость - 5 лет (После погашения налога. При условии проведения проверки (ревизии);

· приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) -- 5 лет (При условии проведения проверки (ревизии);

· Книги, журналы, карточки учета:

· подотчетных лиц; исполнительных листов; сумм доходов и подоходного налога работников - 5 лет;

· депонированной заработной платы (При условии проведения проверки (ревизии);

· Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел - 75 лет;

· Трудовые договоры, контракты - 75 лет минус возраст работника (Хранятся в составе личных дел);

· Личные карточки работников, в том числе временных работников - 75 лет (минус возраст работника);

· Подлинные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые договоры) - До востребования (Невостребованные - не менее 50 лет (невостребованные трудовые книжки - 10 лет после достижения работником общеустановленного пенсионного возраста);

· Командировочные удостоверения - 5 лет (После возвращения из командировки);

· Книги, журналы, карточки учета:

· 1) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений - 75 лет;

· выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним - 75 лет;

· выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; - 5 лет;

· Отпусков - 5 лет;

· и так далее.

Вывод. Таким образом, исходя из специфики деятельности хозяйствующего субъекта, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны руководствоваться и соблюдать сроки хранения документов, утверждённые вышеуказанным Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22.

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.