Каковы сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок уничтожения? (Т.Иванова, 13 ноября 2015 г.)

Т.Иванова, налоговый консультант

КАКОВЫ СРОКИ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ И НАЛОГОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ?

Какие бухгалтерские и налоговые документы с истекшими сроками хранения подлежат сдаче в архив, а какие можно уничтожить. Если можно уничтожить, то какие документы нужны для самостоятельного уничтожения документов

Нормативная база. Предприятие обязано организовать надлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета, а впоследствии и своевременное уничтожение. По вопросам хранения бухгалтерских документов существует несколько нормативных документов:

Приказ Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015г. № 22 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций с указанием срока хранения»

Приказ Министра культуры и спорта РК от 22.12.2014н. № 144 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях».

Приказ МФ РК от 31 марта 2015г. № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета»

Эти типовые правила устанавливают порядок организации работы с документами в государственных и негосударственных предприятиях:

1) общие положения;

2) порядок документирования;

3) управление документацией.

В том числе - порядок составления номенклатуры дел:

· формирование и хранение дел;

· оперативное хранение дел;

· передача дел в архив организации.

На основании указанных документов, в учетной политике предприятия должно быть положение о порядке хранения и сроках хранения документов.

В соответствии с постановлением Правительства «Об утверждении типовых правил, документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» после завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение 1 года хранятся в делах по месту их формирования. Руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел.

Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта.

Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы. Выдача дел во временное пользование иным организациям производится на основании письменного обращения и только с разрешения руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения - под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством РК, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить.

Однородные первичные документы формируют в дела.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве субъекта, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с действующим в Республике Казахстан законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел соблюдаются следующие условия:

1) документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;

2) подлинники отделяют от копий, а годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

3) в дело включается по одному экземпляру каждого документа.

В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за период, более чем один месяц документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, которым они относятся.

Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче для постоянного хранения, подлежат оформлению и описанию в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах.

Сведения о приеме-передаче дел и документов реорганизуемых субъектов отражаются в материалах о завершении реорганизации субъекта.

Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве.

Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по установленной форме. Опись дел составляется в 2 экземплярах, 1 из которых передается вместе с делами в архив организации, а 2-й остается в качестве контрольного в структурном подразделении. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

В случае кражи, порчи, уничтожения или гибели (пожар, затопление, стихийное бедствие) документов, руководством субъекта назначается комиссия по расследованию причин их пропажи или гибели и выявлению виновных лиц. По результатам работы комиссии оформляется акт, который утверждается руководством субъекта. В акте подробно описывается: место и причины происшедшего, характер внешних повреждений, приводится перечень утраченных (поврежденных) документов, указываются лица, ответственные за сохранность первичных документов. От этих лиц комиссия получает письменное пояснение случившегося. Копия акта направляется вышестоящей организации или учредителям. В случае утраты документов, руководство субъекта обеспечивает их восстановление.

Обычно устанавливаются следующие сроки хранения документов

Перечень документов по срокам хранения

Положения НК. Требования к составлению и хранению учетной документации для целей налогового учета установлены статьей 59 Налогового кодекса.

Пунктом 4 данной статьи определено, что учетная документация хранится до истечения срока исковой давности, установленного статьей 46 настоящего Кодекса для каждого вида налога или другого обязательного платежа, к которому относится такая документация, начиная с налогового периода, следующего за периодом, в котором составлена учетная документация, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи.

Согласно пункту 5 данной статьи установлено, что учетная документация, подтверждающая стоимость фиксированных активов, в том числе переданных (полученных) по финансовому лизингу, хранится до истечения срока исковой давности, установленного статьей 46 настоящего Кодекса, который начинается с окончания последнего налогового периода, в котором исчисляются амортизационные отчисления по такому активу.

Пункт 6 указанной статьи определяет, что учетная документация, подтверждающая стоимость активов, не подлежащих амортизации в целях налогообложения, хранится до истечения срока исковой давности, установленного статьей 46 настоящего Кодекса, который начинается с окончания налогового периода, в котором произошло выбытие или полное использование таких активов.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Следует обратить внимание, что уничтожить документы, сроки которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен. Если период, который охватывает документы, необревизован, уничтожить их нельзя.

Бухгалтерская документация текущего финансового года хранится в бухгалтерии организации, причем ее хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на защиту документов от несанкционированных исправлений.

Для документов, по которым установлен срок хранения 75 лет, исчисление срока хранения производится с учетом возраста работника к моменту окончания дела.

Экспертиза ценности документов в целях их отбора на уничтожение проводится экспертной комиссией (ЭК), созданной по приказу первого руководителя.

Уничтожение документов самостоятельно не допускается. Для уничтожения документов архив должен быть обработан представителями центрального архива, составлен протокол об уничтожении.

Выводы. Таким образом, в соответствии с действующим законодательством определено, что хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта, при этом первичные учетные документы, в том числе налоговые формы подлежат хранение в течение срока, установленного законодательными актами и могут быть переданы в архив без проведения налоговой проверки.

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.