(официальное наименование государственного органа (организации) практическое значение следующие виды неиспользованной печатно-бланочной продукции:
Итого ________________________ неиспользованных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите. (цифрами и прописью)
Председатель комиссии ____________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Члены комиссии ____________________ Расшифровки подписей (личные подписи)
Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции внесены, неиспользованные экземпляры в количестве _______________________ весом ______ кг уничтожены путем ________________________. (цифрами и прописью) (вид уничтожения)
Наименование должности ______________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Дата
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Официальное наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
___________ № _____________ (дата) (индекс)
На _____ год
Утверждаю Наименование должности руководителя организации _______________________ (личная подпись) Расшифровка подписи Дата
Наименование должности руководителя ________________ Расшифровка службы ДОУ (личная подпись) подписи
дата
Визы руководителей структурных подразделений
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году
Наименование должности руководителя Расшифровка службы ДОУ ________________ подписи (личная подпись) дата
Итоговые сведения переданы в архив организации.
Наименование должности работника, Расшифровка передавшего сведения ________________ подписи (личная подпись) дата
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № ________ Опись № ________ Дело № _____ В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (ов), в том числе: литерные №№ листов _________________________________________________ пропущенные №№ листов _____________________________________________ пронумерованные чистые листы _______________________________________ + листов внутренней описи____________________________________________ Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации _____________________________________________________________________ (разновидности документов и их количество)
Наименование должности лица, Расшифровка заполнившего лист-заверитель дела __________________ подписи (личная подпись) дата
Примечание. 1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. 2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела. 3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела. 4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела: 1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы); 2) печати и их оттиски; 3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры; 4) фотодокументы; 5) рисунки, гравюры и акварели; 6) крупноформатные документы; 7) склеенные листы, повреждения документов; 8) листы с наклеенными фотографиями, документами; 9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов); 10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц). 5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1. 6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество. 7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет. 8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. 9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № ___
Итого ______________________________________ листов документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ____________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, заполнившего внутреннюю опись Расшифровка документов дела _______________ подписи (личная подпись) дата
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Форма описи дел структурного подразделения организации
Опись № _______ за _________ год (ы)
В данную опись внесено ____________________ дел с № _______ по № _______, в том числе: (цифрами и прописью) литерные номера: пропущенные номера:
Наименование должности Расшифровка составителя описи ______________ подписи (личная подпись) дата
Руководитель службы Расшифровка ДОУ _______________ подписи (личная подпись) дата
Работник Расшифровка архива организации _____________ подписи (личная подпись) дата
Примечание. В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.
Формат А4 (210X297)
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |