| ||||||||||||||||||||
|
|
|
Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 29 марта 2019 года № 150 «Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству»
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32 «Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан № 7445, опубликован в газете «Казахстанская правда» от 26 мая 2012 года, № 154-156 (26973-26975) следующие изменения и дополнение: преамбулу изложить в следующей редакции: «В соответствии с подпунктом 3) статьи 32 Закона Республики Казахстан от 14 июля 1997 года «О нотариате»; в Правилах по нотариальному делопроизводству, утвержденных указанным приказом: заголовок главы 1 изложить в следующей редакции: «Глава 1. Общие положения»; пункт 5 изложить в следующей редакции: «5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организация и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса. В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата принимают меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами. При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата в течение десяти рабочих дней, со дня подписания приказа о прекращении действия лицензии нотариуса, принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в частный нотариальный архив. При выходе из членов территориальной нотариальной палаты, территориальный орган юстиции совместно с нотариальной палатой в течение десяти рабочих, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членов нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.»; пункт 11 изложить в следующей редакции: «11. Документы оформляются в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.»; заголовок главы 2 изложить в следующей редакции: «Глава 2. Прием, регистрация и отправление документов»; заголовок главы 3 изложить в следующей редакции: «Глава 3. Составление номенклатуры дел»; заголовок главы 4 изложить в следующей редакции: «Глава 4. Формирование дел»; заголовок главы 5 изложить в следующей редакции: «Глава 5. Оформление дел. Составление описи дел»; заголовок главы 6 изложить в следующей редакции: «Глава 6. Хранение документов»; пункт 38 изложить в следующей редакции: «38. Документы нотариального делопроизводства хранятся по месту их формирования в течение десяти лет. При наличии условий для хранения документов нотариального делопроизводства, установленных Требованиями к помещению нотариуса, утвержденными приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 29, (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан № 7444), они хранятся по месту их формирования на весь период осуществления профессиональной деятельности нотариуса.»; заголовок главы 7 изложить в следующей редакции: «Глава 7. Передача дел в частный нотариальный или государственный архив. Обеспечение сохранности архивных документов»; пункты 41, 42, 43, 44, 45 изложить в следующей редакции: «41. Частный нотариус по истечении десяти лет хранения и при отсутствии условий для хранения передает в течение календарного года, следующего за истекшим периодом хранения, в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела на хранение. Частный нотариус, прекративший свою деятельность в соответствии со статьей 12 Закона, а также вышедший из членов территориальной нотариальной палаты, в течение десяти рабочих дней передает завершенные и оформленные дела на хранение другому нотариусу или в частный нотариальный архив соответствующего нотариального округа. Допускается продление срока передачи завершенных и оформленных дел на хранение в частный нотариальный архив, но не более чем на два месяца. 42. Передача дел осуществляется по описям дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и номенклатуре дел. 43. Частный нотариус передает в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела постоянного, временного (семьдесят пять лет) срока хранения: договора об отчуждении земельных участков; договора об отчуждении жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены); оконченные наследственные дела; свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, которые подшивается в наследственное дело); реестры регистрации нотариальных действий. Не подлежат сдаче в частный нотариальный архив нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные, а также неоконченное наследственное дело. 44. В случае прекращения действия лицензии частного нотариуса или выходе частного нотариуса из членов территориальной нотариальной палаты, нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные завещания, алфавитные книги учета завещаний, алфавитные книги учета наследственных дел, а также неоконченные наследственные дела, в течение десяти рабочих дней, передаются другому частному нотариусу, по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты. В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, документы, находящиеся в производстве нотариуса, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу, по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты. О произведенной передаче документов составляется акт приема-передачи документов по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам. 45. Для хранения и обеспечения сохранности нотариальных документов в соответствии со статьей 29-1 Закона функционируют частные нотариальные архивы. Частные нотариальные архивы являются филиалами территориальных нотариальных палат. В частном нотариальном архиве хранятся документы, указанные в части 1 пункта 43 настоящих Правил.»; заголовок главы 8 изложить в следующей редакции: «Глава 8. Уничтожение дел»; заголовок главы 9 изложить в следующей редакции: «Глава 9. Ведение реестра регистрации нотариальных действий. Регистрация нотариальных действий»; пункт 55 изложить в следующей редакции: «55. Подчистки и записи карандашом в реестре регистрации нотариальных действий не допускаются. Поправки, оговорки, исправления скрепляются подписью и печатью частного или государственного нотариуса с проставлением даты. При обнаружении ошибки при нумерации нотариальных действий, составляется справка о выявленных поправках, исправлениях, оговорках в реестре регистрации нотариальных действий и подшивается в конце реестра регистрации нотариальных действий по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам. В электронном реестре ЕНИС поправки и ошибки оговариваются в графе «Примечание».»; пункт 59 исключить; заголовок главы 10 изложить в следующей редакции: «Глава 10. Оформление документов, предназначенных для совершения действий за границей»; пункт 60 изложить в следующей редакции: «60. При подписании документов, предназначенных для совершения действий за границей, лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия, пишет в документе в строку свою фамилию, имя, отчество (при его наличии) в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем личность, с проставлением подписи.»; заголовок главы 11 изложить в следующей редакции: «Глава 11. Печать, штампы и бланки нотариуса» пункты 70, 71 изложить в следующей редакции: «70. Печать уничтожается в случаях: освобождения от должности государственного нотариуса; изменения территории деятельности нотариуса за пределы нотариального округа; прекращения действия лицензии частного нотариуса; изменения данных, удостоверяющих личность нотариуса; замены в связи с непригодностью для применения. 71. Печать сдается на хранение в территориальный орган юстиции: частным нотариусом на период приостановления действия лицензии со дня ознакомления с приказом о приостановлении действия его лицензии; государственным нотариусом на период нахождения в отпуске (в том числе по уходу за ребенком) в течение одного рабочего дня со дня ознакомления с приказом. Печать государственного или частного нотариуса в присутствии нотариуса помещается в конверт, который скрепляется подписями нотариуса, должностного лица и печатью территориального органа юстиции. Вскрытие конверта с печатью производится в присутствии нотариуса.»; пункты 79, 80 изложить в следующей редакции: «79. Бланки используются только при совершении нотариальных действий, предназначенных для совершения действий на территории Республики Казахстан. Не подлежат оформлению на бланке и составляются на стандартных листах бумаги форматов А 4 документы, предназначенные для совершения действия за границей и предъявления в дипломатические учреждения иностранных государств, расположенных на территории Республики Казахстан, а также экземпляры договора и документов, которые остаются в делах частного или государственного нотариуса с указанием номера использованного бланка. 80. Территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата ведет учет бланков, полученных от изготовителя, выданных, возвращенных, неиспользованных, испорченных, с техническим браком, с одинаковыми номерами.»; пункт 84 изложить в следующей редакции: «84. Территориальный орган юстиции и (или) территориальная нотариальная палата уничтожают испорченные бланки и составляют акт об уничтожении испорченных бланков по форме согласно приложению 20 к настоящим Правилам.»; заголовок главы 12 изложить в следующей редакции: «Глава 12. Формирование и оформление наследственных дел. Учет завещаний.»; пункт 88 изложить в следующей редакции: «88. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом заявления свидетельствующего об открытии наследства, частным нотариусом либо поступившего в государственную нотариальную контору. К таким заявлениям относятся: заявление о принятии наследства, заявление о выдаче свидетельства о праве на наследство, заявление об отказе от наследства, заявление пережившего супруга о выдаче свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов.»; пункты 91, 92, 93, 94, 95, 96 изложить в следующей редакции: «91. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел, и года заведения наследственного дела: «20/2019, где 20 - порядковый номер наследственного дела в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2019 - год заведения наследственного дела». Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется одновременно в графах 1 и 2 Книги учета наследственных дел. Номер, под которым данный документ записан в графе 1 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером регистрируемого документа, номер, под которым документ записан в графе 2 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела. 92. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Алфавитной книге учета наследственных дел по форме согласно приложению 22 к настоящим Правилам и в ЕНИС. 93. Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об оплате расходов за счет наследственного имущества формируются в отдельные наследственные дела, каждое из которых получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов). В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению. Сформированное наследственное дело является отдельным номенклатурным делом. На обложке дела к номенклатурному индексу, через дробь присваивается номер наследственного дела (Дело № 1-15/27/2019). Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит. 94. Передача частным или государственным нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу производится в следующем порядке: подшиваются документы, находящиеся в наследственном деле; составляется внутренняя опись документов; снимается копия наследственного дела, включая копию обложки. Подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется нотариусом либо помощником нотариуса другому нотариусу по принадлежности заказным письмом (заказной бандеролью) либо курьером. 95. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в Книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие к наследственному делу заявления. При поступлении иных заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, они регистрируются в Книге учета наследственных дел. При этом в графе 2 Книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, к которому поступило заявление (документ) по форме согласно приложению 21 к настоящим Правилам. 96. В делах частного или государственного нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится акт приема - передачи, копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером или нотариусом либо помощником нотариуса - отметка нотариуса или территориального органа юстиции о его получении. Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение семи рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявления наследника, запрос нотариуса).»; пункты 99, 100 изложить в следующей редакции: «99. Оконченное наследственное дело возобновляется при выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае отмены ранее выданного свидетельства о праве на наследство. При этом в Книге учета наследственных дел регистрируются заявления, послужившие основанием для возобновления наследственного дела. Новые документы помещаются в конец наследственного дела, вносятся необходимые изменения в обложку дела, во внутреннюю опись, в лист-заверитель. Дополнительное свидетельство о праве на наследство выдается нотариусом, ранее выдавшим свидетельство о праве на наследство. В случае приостановления действия лицензии нотариуса дополнительное свидетельство о праве на наследство выдается нотариусом, которому переданы документы. В случае прекращения действия лицензии нотариуса или выходе нотариуса из членов нотариальной палаты, ранее выдавшего свидетельство о праве на наследство и передачи дел на хранение в архив, дополнительное свидетельство о праве на наследство выдается нотариусом, к которому обратилось заинтересованное лицо. При этом нотариус запрашивает из архива копию наследственного дела и на основании указанных документов выдает дополнительное свидетельство о праве на наследство. 100. При подготовке законченного наследственного дела к хранению, документы подшиваются по правилам пункта 39 настоящих Правил в следующем порядке: свидетельство о праве на наследство; заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, или об отказе от наследства; копия свидетельства о смерти наследодателя; сведения, полученные через ЕНИС из государственной базы данных «Физические лица» о месте регистрации наследодателя; копии документов, подтверждающих родственные отношения наследников с наследодателем, основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя); запросы нотариуса, сделанные для установления круга наследников, и ответы на них; информационная справка об отсутствии наследственного дела; документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю (правоустанавливающие документы); иные приобщенные к наследственному делу документы.»; дополнить пунктами 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110 следующего содержания: «101. Производство по наследственному делу считается оконченным и дело оформляется для хранения, после выдачи свидетельства о праве на наследство всем наследникам. 102. Конверт с секретным завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии секретного завещания, заявление об отмене секретного завещания, в случае его отмены завещателем помещаются в дело «Конверты хранения секретного завещания». Для обеспечения целостности секретного завещания они помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами). Все документы, относящиеся к одному секретному завещанию, группируются вместе и нумеруются, но не прошиваются. Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр Свидетельства о принятии секретного завещания. 103. Принятые нотариусом секретные завещания регистрируются в Алфавитной книге учета завещаний, в реестре регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС с пометкой «секретное». После вскрытия секретного завещания в алфавитной книге проставляется отметка о дате вскрытия завещания. 104. Секретное завещание и относящееся к нему свидетельство о принятии секретного завещания изымаются из дела при вскрытии конверта секретного завещания, на их место помещается справка об изъятии документа по форме согласно приложению 24 к настоящим Правилам, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов. 105. Основанием для начала производства по вскрытию конверта с секретным завещанием является получение нотариусом, у которого хранится секретное завещание свидетельства о смерти завещателя, заявления о вскрытии и оглашении секретного завещания. 106. Нотариус формирует индивидуальное дело «Секретное завещание». Номер индивидуального дела «Секретное завещание» обозначается арабскими цифрами и состоит из номера, под которым зарегистрирован протокол вскрытия и оглашения секретного завещания в реестре регистрации нотариальных действий, и года заведения индивидуального дела: «20/2019, где 20 - номер, под которым протокол вскрытия и оглашения секретного завещания зарегистрирован в реестре регистрации нотариальных действий, 2019 - год заведения индивидуального дела». 107. Наследникам по закону лица, совершившего секретное завещание, местонахождения которых известно нотариусу заказным письмом направляется извещение о вскрытии секретного завещания по форме согласно приложению 25 к настоящим Правилам, в котором содержатся сведения о дате, месте и времени вскрытия и оглашения секретного завещания. Уведомление о вручении извещения хранится в деле нотариуса. 108. В дело секретного завещания помещаются все документы, связанные с вскрытием конверта и оглашением текста конкретного секретного завещания, включая конверт хранения, конверт, в который было помещено секретное завещание, свидетельство о принятии секретного завещания, подлинник секретного завещания (или любое иное вложение, изъятое из конверта, переданного нотариусу завещателем), подлинник протокола вскрытия и оглашения секретного завещания. 109. Производство по конкретному секретному завещанию считается оконченным, и дело готовится для постоянного хранения после выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии и оглашении секретного завещания. 110. Производство по делу секретного завещания окончено и дело подготовлено для временного хранения, если наследниками по завещанию копия протокола о вскрытии и оглашении секретного завещания не получена в течение года со дня вскрытия конверта и оглашения текста секретного завещания.»; приложения 20, 21, 22 к Правилам, изложить в новой редакции согласно приложениям 1, 2, 3 к настоящему приказу; дополнить приложениями 24, 25 согласно приложениям 4, 5 к настоящему приказу. 2. Департаменту регистрационной службы и организации юридических услуг Министерства юстиции Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить: 1) государственную регистрацию настоящего приказа; 2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего заместителя Министра юстиции Республики Казахстан. 4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
«Согласован» Министерство культуры и спорта Республики Казахстан
Приложение 1 к приказу Министра юстиции Республики Казахстан от 29 марта 2019 года № 150
Приложение 5 к Правилам по нотариальному делопроизводству
форма «Утверждаю» Руководитель Департамента юстиции (наименование области или города) или фамилия, имя, отчество (при его наличии) нотариуса, дата, номер лицензии ______________ фамилия, инициалы подпись _____ «__»______20__год ___________№_____________ (дата) (индекс)
Примерная номенклатура дел
Примечание: Книги, указанные в подпунктах 2-21), 2-22), 2-23) прошнуровываются. Количество листов заверяется подписью работника органа юстиции или территориальной нотариальной палаты. Наименование должности руководителя __________________________ Расшифровка подписи нотариуса дата
Приложение 2 к приказу Министра юстиции Республики Казахстан от 29 марта 2019 года № 150
Приложение 20 к Правилам по нотариальному делопроизводству
форма
«Утверждаю» Начальник Департамента юстиции (наименование области или города) или Председатель территориальной нотариальной палаты ________________ области (города) _______________ инициалы и фамилия подпись «__» ___________ 20__ г. Фамилия и инициалы частного нотариуса или наименование государственной нотариальной конторы
Акт об уничтожении испорченных бланков
В связи с порчей бланков, произвести их уничтожение как утратившие практическое значение: Основание: приказ руководителя департамента юстиции от (дата) № ______ «О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и другие основании). Составлен комиссией в составе: Председатель комиссии ______________________________________________ фамилия, имя, отчество (при его наличии), должность Члены комиссии: 1.__________________________________________________ фамилия, имя, отчество (при его наличии) должность 2. _________________________________________________________________ фамилия, имя, отчество (при его наличии) должность ___________________________________________________________________
Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов печатно-бланочной продукции, подлежащей защите:
Итого __________________ испорченных экземпляров печатно-бланочной (цифрами и прописью) продукции, подлежащей защите. Составлен в ____ экземпляре (ах): 1-й экземпляр: в деле № 2 экземпляр: (адресат) Председатель комиссии _____________ Расшифровка подписи (подпись) Члены комиссии _____________ Расшифровка подписи (подпись)
Приложение 3 к приказу Министра юстиции Республики Казахстан от 29 марта 2019 года № 150
Приложение 21 к Правилам по нотариальному делопроизводству
Книга учета наследственных дел
Образец заполнения граф
Пояснение. В графе 1 записываются порядковые номера всех заявлений, поступивших к наследственным делам. В графе 2 регистрируется только первое, поступившее по конкретному наследственному делу заявление, послужившее основанием для начала производства по делу. Регистрация производится путем проставления порядкового номера, который одновременно является порядковым (регистрационным) номером наследственного дела. В графе 6 указываются данные о наследнике: фамилия, имя, отчество (при его наличии). Если документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, получен нотариусом через представителя, в этой графе помимо фамилии, имени, отчества (при наличии) наследника указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) законного или уполномоченного представителя, непосредственно предоставившего документы нотариусу от имени наследника.
Приложение 4 к приказу Министра юстиции Республики Казахстан от 29 марта 2019 года № 150
Приложение 22 к Правилам по нотариальному делопроизводству
Форма
Алфавитная книга учета наследственных дел
______________А ______________Б ______________В
Приложение 5 к приказу Министра юстиции Республики Казахстан от 29 марта 2019 года № 150
Приложение 24 к Правилам по нотариальному делопроизводству
Форма
Справка об изъятии документа
В связи с назначенным на «__» __________ 20__ года вскрытием секретного завещания, совершенного ______________________________________________________________, (фамилия, имя, отчество (при наличии) завещателя) из дела «Секретные завещания» мною, нотариусом ______________________________________________________________, (фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса) изъяты листы дела ______________________________________________________________. (указываются номера изъятых листов) Дата Подпись
Приложение 6 к приказу Министра юстиции Республики Казахстан от 29 марта 2019 года № 150
Приложение 25 к Правилам по нотариальному делопроизводству
форма
Извещение о вскрытии секретного завещания
Куда Кому Я,_____________________________________________________________ (фамилия, имя и отчество (при его наличии)), нотариус_______________________________________________________ (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа частного нотариуса, номер, дата выдачи и орган, выдавший государственную лицензию частного нотариуса) сообщаю Вам, что «__» ___________ 20__ года представлено свидетельство о смерти _______________________________________________________________ (указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, совершившего секретное завещание) совершившего секретное завещание. В соответствии с пунктом 4 статьи 1151-1 Гражданского кодекса Республики Казахстан по представлении свидетельства о смерти лица, совершившего секретное завещание, нотариус не позднее чем через десять дней со дня представления свидетельства вскрывает конверт с секретным завещанием. Извещаю Вас о том, что в ___ часов ___ минут __________________ 20__ года по адресу _________________________________________________________________ состоится вскрытие и оглашение секретного завещания ____________________________________________________________________. (указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, совершившего секретное завещание) Предлагаю Вам прибыть на вскрытие и оглашение секретного завещания в качестве наследника по закону. Предъявление нотариусу документов, удостоверяющих личность и подтверждающих Вашу принадлежность к наследникам завещателя по закону, является обязательным.
Дата Подпись
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||